クラウド型ワークフローシステムとは?
メリット・デメリットをご紹介

近年、オンプレミス型のワークフローシステムではなくクラウド型ワークフローシステムを採用する企業が増えています。
出典:ITR プレスリリース(2023年7月18日)

その背景には、リモートワークの普及や働き方改革の推進で、オフィス以外でも仕事ができる環境が求められていることが挙げられるでしょう。また、これまで使用していたオンプレミス型のワークフローのメンテナンスが重荷となったり、保守サポートが切れるといった問題もあるようです。 本記事では、オンプレミス型とクラウド型を比較し、クラウド型のワークフローシステムの特徴とお勧めのサービスをご紹介します。

 目次

ワークフローシステムをオンプレミスからクラウドに切り替える時の2つの注意点

すでにオンプレミス型のワークフローシステムを導入していて、クラウド型のワークフローシステムに移行したいと考えている方は、以下の2つの事前確認を行う必要があります。

① ワークフローシステムの種類

1つ目はオンプレミス型のワークフローシステムの種類です。
オンプレミス型システムにはワークフロー機能、掲示板やカレンダー機能など多機能を搭載する総合的なシステムとなっているものもあります。事前に種類を把握し、移行による影響範囲や影響内容を確認しておくことが重要です。

② 連携できるサービスの種類

2つ目は連携できるサービスの種類です。
移行前に、現在利用しているオンプレミス型のワークフローシステムと連携しているサービスを把握しておきましょう。そうすることで、これから導入する予定のクラウド型のワークフローシステムが、どのサービスと連携していた方がよいのかが明確になります。

クラウド型ワークフローシステムのメリット

ここからは、クラウド型ワークフローシステムを導入することで得られるメリットについて解説いたします。

イニシャルコストの削減ができる

  • クラウド型ワークフローシステムは、自社でサーバーや回線などの物理的な機器を購入する必要がありません
  • サーバー運用ルールの検討やサーバーの管理も必要ないので、イニシャルコストの大幅な削減が期待できます

どこでもメンテナンスが可能

  • オンプレミス型のワークフローシステムでは、システムメンテナンス等でシステム管理者がアクセスできる環境が自社内などに限定されています。しかし、クラウド型のワークフローシステムは、インターネットが利用できる環境であれば、どこでもメンテナンスが可能です
  • そのため、多様性のある働き方に対応している点も大きな魅力です

サーバーの構築やメンテナンスの手間がかからない

  • クラウド型ワークフローシステムはサーバー構築を行う必要がないので、導入から利用開始まで時間がかかりません。中には、アカウント登録を行うだけで利用できるサービスもあります
  • そのため、サーバーOSの設定やセキュリティ対策設定、パスワードの複雑化やSSL通信などのわずらわしい設定や、設定不備によるエラーやサーバーの物理的損傷による想定外のトラブルが起きてしまうリスクを回避できるのです

クラウド型ワークフローシステムのデメリット

ここまで、クラウド型ワークフローシステムのメリットをご紹介しましたが、デメリットもいくつか存在します。以下で詳しく解説していきます。

▲ オンプレミス型より高額になってしまう可能性がある

ワークフローシステムの導入後、企業の規模拡大に伴い、個別の要望や要件が増えてカスタマイズが必要になってしまうケースがあります。その結果、オプション料金がかさみ、オンプレミス型より高額になってしまう可能性があります。
そうならないためにも、事前に追加オプション費の有無や、設定支援などの役務提供の有償無償範囲を確認しておきましょう。

▲ 連携しているサービスと互換性がない場合がある

オンプレミス型ワークフローシステムでは利用できていたサービスが、クラウド型ワークフローシステムに移行後は利用できなくなってしまい、困ってしまうケースがあります。
こちらもコスト面と同様に、事前の確認を行っておくことで、スムーズな移行・導入が可能です。また、他社のサービスと連携はできるものの、別途料金が発生してしまうサービスもあるため注意が必要です。

▲ セキュリティ対策が万全とは言い難い

クラウド型ワークフローシステムは、サーバーの運用を外部に任せることになります。そのため、どのようなセキュリティ対策がされているのか、どのような意識でサーバー管理に取り組んでいるのかを完全に把握することは困難です。
公式ホームページやサポート窓口、もしくはレビューや導入事例があれば、事前によく確認しておきましょう。

クラウド型ワークフローシステムの選定ポイント

現在、多くのクラウド型ワークフローシステムが提供されていますが「自社ではどのサービスを利用すべきかわからない!」といった利用者に向けて、使いやすいサービスの選定ポイントを解説いたします。ぜひ、参考にしてください。

選定ポイント①:自社の企業規模で利用できるか

どの程度の企業規模に適したサービスかを確認しておきましょう。
例えば、
  • 承認ルートはどこまでカスタマイズ可能か
  • 部署や部門はいくつまで登録可能か
  • アカウント数はいくつまで作成可能か
などをチェックしておきましょう。大規模な企業ほど上記の要件は厳しく、導入後にトラブルとなりやすいため、注意が必要です。

選定ポイント②:操作がわかりやすいかどうか

クラウド型ワークフローシステム導入後は、操作方法などが大きく変わってしまう可能性がありますが、業務を滞りなく行うためにも、社員全員が戸惑うことなくサービスを使いこなせなければなりません。
しかし、ITリテラシーには年齢や経験によって大きな差が生じやすいため、
  • 誰もが直感的に利用できるようなインターフェース
  • 機能がシンプルであること
も重要な選定ポイントです。

選定ポイント③:自社に必要な機能が搭載されているか

クラウド型ワークフローシステムには、申請フォーマットの作成や承認ルートの設定、コメント機能や権限付与機能などさまざまな機能が備わっているものがあります。自社にとって本当に必要な機能を洗い出し、それらの機能が備わっているサービスを選ぶとよいでしょう。
例えば、上記で挙げた基本的なワークフローシステムの機能以外にも、
  • 文書を紙やPDFファイルに出力できる機能
  • 文書名だけではなく内容や文書番号で検索
  • 自由に承認ルートを作成
できたりする機能が求められるケースが多くあります。必要な機能を洗い出しておくことで、スムーズなサービスの導入が可能となりますので、移行・導入前に自社に必要な機能を把握しておきましょう。

クラウド型ワークフローシステムならGluegent Flowがおすすめ!

Gluegent Flow

クラウド型ワークフローシステムの導入を検討しているのであれば、誰でもどこでも使える「Gluegent Flow」(グルージェントフロー)をおすすめします!
シンプルなインターフェースでありながら豊富な機能が備わっているため、導入後すぐに使いこなすことができます。以下でGluegent Flowの特長をご紹介します。

柔軟な経路設計や申請フォームの作成が可能

Gluegent Flowでは、
  • 豊富なテンプレートから素早くフォームを作成
  • WordやExcelなどのテンプレートを取り込んでフォームを作成可能
  • 申請/確認/承認/決裁のステップごとに、組織情報から該当者や該当ロール(役割)を指定
  • 細かく条件分岐させるルート(経路)設計も可能
など、申請フォームと経路(ルート)を柔軟に設定でき、申請稟議の電子化にお役立ていただけます。

低価格で、安心して導入できる

多くのワークフローシステムでは、導入時や運用、サポートにコストがかかってしまいます。
Gluegent FlowはID数によって月額が決まる従量課金制であり、そのほかの初期費用・導入支援・利活用支援は無償です
想定外のイニシャルコストや、導入後のトラブルによって多額のコストが追加でかかる心配がなく、安心してご利用いただけます。

安心のセキュリティ対策が施されている

Gluegent Flow では、ワークフローシステムで添付したファイルの漏えいがないよう適切に管理しており、安全かつ安心して利用できます。
すべての利用者に安心してご利用いただくために、Gluegent Flowは「情報セキュリティマネジメントシステム」や「ISMSクラウドセキュリティ認証」といった、第三者のセキュリティ認証を取得しています。

徹底したサポート体制がある

Gluegent Flowでは、カスタマーサクセスが「導入支援」と「利活用のご支援と運用に有益な情報の提供」の2つに力を入れて活動しており、不明点の解決から業務改善に至るまで、徹底した対面でのサポートを行っております。
また、製品サポートとしてクラウドコンシェルジュという役割も設けており、お問い合わせフォーム上で迅速な問題解決に向けて活動しています。導入時も運用時も、お客様に伴走しご支援いたします

モデル(申請フォームと経路)の全データや添付ファイルデータを有効活用できる

Gluegent Flowはモデル(申請フォームと経路)の全データや添付ファイルデータをアーカイブすることができ、いつでもダウンロードすることができます。
そのため、社内でのノウハウやナレッジの共有、過去データを参照・活用しなければならない業務の遂行時に大いに役立ちます

ほかのクラウドサービスと連携が可能

ほかのクラウドサービスと連携して、より利便性の高いワークフローシステムとして利用できる点もGluegent Flowの大きな魅力です。
例えば、Google Workspace やMicrosoft 365 と連携することで、アカウント情報が自動的にGluegent Flowに反映されるため、一斉に異動した場合でも組織階層のメンテナンスを行う必要がなく、業務に余計な負担がかかりません。

クラウド型ワークフローシステムを導入して業務効率化につなげましょう!

本記事では、クラウド型ワークフローシステムのメリット・デメリットや、おすすめのクラウド型ワークフローシステムとしてGluegent Flowをご紹介しました。
自社に最適なクラウド型ワークフローシステムを選ぶことは非常に重要ですが、時間と手間がかかってしまう可能性があります。ワークフローシステムの導入でお困りの方は、ぜひ一度弊社までご連絡ください!お客様にぴったりの活用方法をご提案させていただきます。

オンプレミス型からクラウド型ワークフローシステムへの移行は、弊社でも数多くご支援しております。単なるリプレイスだけでなく、リプレイスをきっかけに業務の効率化を実現されたお客様もいらっしゃいます。
詳細は以下の記事をご覧ください。

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