導入が簡単でも運用は難しい？
誰にとっても簡単で使いやすいワークフロー製品を選ぶためのポイントとは

ワークフロー製品に関する情報を集めていると、目に留まるキーワードがあります。「簡単」「誰でも」「すぐ使える」など、簡単さをアピールする言葉です。もちろん、難しいよりも簡単であるに越したことはありません。しかし、そこに落とし穴が潜んでいる場合があるのです。製品選定の手を一度止めて、簡単だとアピールするワークフロー製品は、具体的にどの部分が簡単なのかを考えてみましょう。

並べてみるといくつかのパターンが目立つことがわかります。しかしよく考えてみれば、セッティングもカスタマイズも導入時の手間であることに気づきます。つまり、「簡単なワークフロー ＝ 導入が簡単なワークフロー」なのです。これがわかると、このような疑問が浮かんできませんか？ 「導入が簡単なワークフローは、導入後の運用も簡単なのか？」と。

簡単なワークフローを導入したら、どんなことが起こるのか予想してみましょう。

アカウント管理が簡単じゃない

簡単でシンプルな製品の多くは、他のシステムとの連携機能などは備えておらず、単体で完結するようにできています。その方が設定項目が少なくて、簡単にスタートできるからです。スタート時は簡単なのですが、その後の運用ではちょっと面倒くさいことが起きてしまいます。従業員の異動があるたびに、誰かがアカウント情報を更新しなければなりません。新しく入社した人にIDとパスワードを発行し、無断で使われないように退社した人のIDを削除する必要があります。

組織情報のメンテナンスが簡単じゃない

アカウント管理とも関係しますが、運用開始後に組織改編があれば組織情報もメンテナンスしなければなりません。新たな組織を作ってそこに従業員のアカウントを紐付ける作業は、意外と手間がかかるものです。

経路の担当者変更が簡単じゃない

異動により承認する人が変わったときには、上記に加えて経路上の担当者を変更する作業も生じます。承認経路が人物と紐付いている場合は、申請フォームを1つずつ編集して、承認者を変更する必要があります。このときに変更もれがあると、ワークフローが正しく動作しなかったり、別の人が承認できてしまったりして混乱を招きかねません。

経路の分岐処理が簡単じゃない

ワークフロー製品の中には、経路を一本道でしか設定できない製品もあります。申請内容によって承認経路を切り替えるようなことが想定されていない製品もあります。こうした製品は設計がシンプルなので導入は簡単ですが、利用が広まるにつれて問題が露呈することになります。
分岐処理に対応していれば、入力項目がほとんど同じ申請をひとつにまとめたり、申請内容によって承認経路を自動的に切り替えたりすることができます。それができない場合は、ほとんど同じ内容の申請をいくつも個別に作らなければなりません。申請者は目的の申請フォームを探すのに戸惑うことになり、また管理者はメンテナンスしなければならない申請フォームが増えることになります。

監査対応が簡単じゃない

企業の規模によっては、監査の問題も抱えることになります。必要なときに、必要な情報を、簡単に閲覧できることが必須です。そのためにはまず必要な期間、改ざんされることなく情報が保管されていなければなりません。加えて、必要な情報を簡単に見つけ出せる強力な検索機能も必要です。ワークフロー製品の中には、フリーワードでの検索機能が弱いものが散見されるので、要チェックポイントのひとつとなっています。

対処方法は？

もしもあなたがワークフローを運用していて、このような課題に突き当たったら、どのように対処しますか？ もっとも簡単な対応はITのプロを頼ることで、社内に情報システム部門やIT担当部署があればそこに相談することになるでしょう。

業務部門が独断で選んで導入したワークフロー製品の運用について相談された情報システム部門は、きっといい顔をしないことでしょう。自分たちの知らないシステムの存在に驚き、次のような反応をする可能性があります。

第一に、情報システム部門に相談なく導入したことで、シャドーITと見られる恐れがあります。

情報システム部門は、全社の情報セキュリティにも目を光らせています。どのような情報がどこで使われているか、できるだけ把握したいと考えています。
一方、ワークフローは業務にまつわる決定プロセスを担っており、そこには社外に漏らしたくない情報が含まれているかもしれません。自分たちの知らないところで外部のシステムに社外秘のシステムが保存されていることを快く思わず、反発されることが考えられます。

機能・セキュリティ・安定性の不足

• ▲運用を手伝ってくれることになったとしても、機能面の不足を指摘される場合があります。ITに明るくない人からは「簡単」に見えるシステムも、ITに詳しい人から見れば「シンプルにするために機能を減らした製品」に見えることがあります。
• ▲運用範囲が広がったときに組織階層をうまく組めない、申請フォームのカスタマイズや経路の構築が思うようにいかない、などのつまずきがあると、その印象がいっそう強まります。一見難しくても機能が揃っている製品の方が、プロにとっては使いやすい場合があるのです。
• ▲セキュリティ面や安定性の面で不足を指摘されることも考えられます。これらの機能は目に見えないので、プロの視点でなければわからないことが多くあるものです。

他システムとの連携機能の問題

全社視点でシステムを見守る情報システム部門は、他のシステムとの連携機能についても厳しい目を向けてくるでしょう。転記間違いなどの人為的ミスをなくすため、同じ情報を扱っている他システムがあれば連携させるのが合理的です。アカウント情報も既存システムと連携できれば、管理を一元化して管理負担と操作ミスを低減できます。

解決策は？

運用に行き詰まってから情報システム部門に相談し、上のような指摘をされても、既に日々の業務で使われているものをすぐには変えられません。では、どうすればいいのでしょうか？

答えは簡単、製品選定など早い段階で情報システム部門を巻き込んで
ワークフロー導入を進めればいいのです。