電子決裁システムとは？
メリットや必要な準備、導入事例をご紹介！
- 効率化
- 稟議書
- 電子化
近年ではリモートワークの普及に伴い、ペーパーレスや脱ハンコへの取り組みが進められています。そんな中、オンラインで決裁ができる「電子決裁システム」が注目され、多くの企業が導入するようになりました。
「電子決裁システムを導入したいけど、そもそも電子決裁システムについてよくわかっていない」
「電子決裁システムを導入すると何がどう変わるのか知っておきたい」
本記事ではこのようなお悩みを持っている方に向けて、電子決裁システムの概要やメリット、導入時に必要な準備や選定ポイント、おすすめの電子決裁システムや導入事例をご紹介しています。電子決裁システムの導入についてお悩みの方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
電子決裁システムとは？
電子決裁システムとは、稟議書、購買申請、契約締結伺い、採用稟議などの申請から承認・決裁までをオンライン上で行えるシステムのことです。ワークフローシステムとも呼ばれ、業務の流れを電子化して一本化が実現できます。
また、紙の印刷や配布など手作業による業務を行う必要が無くなるため、生産性や効率の大幅な向上が期待できます。
電子決裁システムのメリット3つ
電子決裁システムを導入することで、従来の稟議・申請業務の課題を解決できます。ここからは、電子決裁システムを導入することで得られる3つの主なメリットについて解説していきます。
1つ目のメリットは「円滑な業務の実現」です。紙での稟議・申請業務のメリットは、承認者が物理的な「紙」（としての稟議書）を認知しやすくITリテラシーが高くない方でもスムーズに対応できる点が挙げられます。
一方で、
「記入誤りや記入漏れなどのミスによる差し戻しで、書類を修正して印刷しなければならない」
「添付書類が添付されていなかったため、添付しなおすために書類をとりに行かなければいけない」
「回付しようとした時に書類をどこに保管したのか忘れてしまい、探さなければいけない」
といった問題点も。
しかし、電子決裁システムではオンライン上で作業が完結するため、上記のような紙書類によるデメリットを一気に解決できます。その結果、無駄な時間や手間が減り、作業の円滑化につながります。
2つ目のメリットは「内部統制の強化につながる」です。内部統制とは、企業を健全かつ適正に事業展開する仕組みのことですが、稟議決裁システムを導入することで内部統制を強化できるのです。
具体的には、オンライン上で文書を一元管理できるため、遵守すべきルールから逸脱しないよう、申請や稟議に関わる業務を整備できます。また、災害や不正な持ち出しによる文書の物理的な紛失・破損を考慮する必要がなくなるため、資産を保全して健全な事業が展開できます。内部統制がしっかりととれていると遵守すべきルールが整備され、業務が効率的に回る仕組みづくりが行えます。
3つ目のメリットは「紙にまつわるコストを削減できる」です。前述した通り、電子決裁システムはオンライン上で文書の申請から承認・決裁ができるため、ペーパーレス化の取り組みに対応しています。そのため、紙の使用量、保管するコスト（倉庫代や管理の人件費）、事務所間の受け渡しや探す時間の削減につながります。
電子決裁システム導入の準備
電子決裁システム導入時には、スムーズに運用するためにいくつかの準備が必要です。以下で詳しく解説していきます。
電子決裁システム導入前に、どんな部署のどんな役職が決裁できるかなどの決裁権限基準を明確化しておきましょう。また、文書ごとにどのテンプレートを使用するかを決めておくことで、申請者も承認者も戸惑わずに電子決裁システムを利用できます。自社での利用手順や利用範囲について、事前に検討し運用ルールとしてまとめておくとスムーズに運用ができるのです。
急に電子決裁システムを導入してしまうと、利用者が急激な変化についていけず、使いづらさを感じてしまいシステムが定着しない可能性があります。電子決裁システムの導入が決定したら、どのような目的で、どんなシステムを導入して何ができるようになるのかは事前に利用者に説明しておきましょう。
電子決裁システムで必要なポイント
ここからは、どんな電子決裁システムを導入すればよいのかわからない、という方に向けて電子決裁システムで必要なポイントについて解説していきます。
本人であることの証明ができるか
ワークフローでは誰が申請・承認したのかが明確でなければいけません。特に、電子決裁システムを利用してオンライン上で申請・承認を行う場合は、なりすましなどの不正を防がなければいけません。
そのため、本人であることの証明として、本人でしかログインできないアカウントの発行や、電子決裁システムを利用する時、もしくはログインする時にパスワードを求める機能があるとよいでしょう。
申請した内容が改ざんできないか
申請した内容があとからいくらでも編集できてしまうと、申請内容の改ざんにつながる恐れがあります。上記のようなセキュリティ面の問題から、一度申請した内容にはコメントができても、編集はできない電子決裁システムを選んだ方がよいでしょう。
承認ルートがどこまで自由に設定できるか
電子決裁システムの利用者が大人数であったり、大規模なプロジェクトだったりする場合は、複数の承認者による承認や承認ルートの分岐が必要となります。電子決裁システム導入時には、柔軟な承認ルートが設定できるものを選んでおくと、あとになってから困ることはありません。電子決裁システム導入前に、どんな承認ルートが設定できるのかよく確認しておきましょう。
承認や決裁の履歴が残せるか
承認や決裁の履歴が残せる点も、選定ポイントの一つです。誰がどこまでの期間さかのぼって確認できるのかまで把握できるとベストでしょう。しっかりと履歴が残せれば業務のナレッジやノウハウが共有でき、業務の属人化が防げます。
電子決裁システムで求められるポイント
ここまで電子決裁システムで必要なポイントを解説してきましたが、ここからは必須ではないけどあったほうが良い、求められるポイントについて解説していきます。
紙と相違ない見た目であるか
電子決裁システム導入時に、従来の稟議・申請業務で利用されていた紙の文書と見た目が完全に異なる文書が回付されてきたら、利用者が戸惑ってしまう可能性もあります。電子決裁システムの検討時には、申請フォームの作成方法についてよく確認しておきましょう。
印影が残せる機能が搭載されているか
印影とは、書類の申請、承認時にハンコが押されて紙に残る朱肉の跡のことを指します。電子決裁システムで文書の申請や承認を行い、いちいち印刷してハンコをもらっていては、電子決裁システムを導入した意味がありませんよね。
そのため、印影が残せる機能が搭載されている電子決裁システムをおすすめします。
場所を選ばず利用できるか
スマホやタブレット端末に対応した電子決裁システムの場合、いつでもどこでも申請や決裁・承認が可能なため、紙と比べて利便性が格段に向上します。電子決裁システム導入前に、どのデバイスに対応しているか確認し、自分が対応しているデバイスを所持しているのか、もしくは社内用スマホが対応しているのか把握しておきましょう。
文書をダウンロードできるか
電子決裁システム内で扱った文書はダウンロードして、目的に応じて印刷ができます。監査対応や公的機関への提出にて紙書類が求められるケースでは社内での情報共有が簡単になり、非常に便利です。
以下を重点的に確認しておくことをおすすめします。
- どのくらいの容量の文書がシステム内に保存できるか
- 保存できる期間に制限はあるのか
- ダウンロード時に権限の制限はあるのか、もしくは権限の設定ができるのか
できるだけ多くの容量で、かつ広い期間でダウンロードできるに越したことはありませんが、自社で使うファイルの大きさなども考えつつ検討するとよいでしょう。
どんな検索方法で文書を探せるか
紙の文書を探す場合、ファイリング方法に従って年度別・部署別などでしか探せないケースが多く時間と手間がかかってしまいますが、多くの電子決裁システムでは、システム内で検索して文書を探し出すことができます。その際に、どんな検索項目や検索範囲で検索が実行できるのかも選定ポイントの一つです。
できるだけ多くの項目や広い範囲で検索ができると、文書が膨大になっても問題なく探し出すことができます。
電子決裁システムならGluegent Flow
ここまで電子決裁システムの概要やメリット、選定ポイントをご紹介しました。しかし「結局どの電子決裁システムを導入すればよいのかわからない」という方もいらっしゃるかと思います。
そんな方に向けて「Gluegent Flow」（グルージェントフロー）の導入をおすすめします！シンプルなデザインで使いやすく、電子決裁システムでお困りの方は、ぜひご覧ください。以下でGluegent Flowの特長を詳しく解説していきます。
進捗やステータスがすぐわかる
Gluegent Flowでは、進捗やステータスがすぐわかるよう設計されています。例えば、最初のページでタスク一覧が表示されたり、Webブラウザに特定の機能を追加できるブラウザ拡張ではインジケーターで進捗が表現されていたりするため、申請者や承認者を瞬時に把握可能です。また、申請フォーム作成時に印影の設定をすることで、承認時、もしくは申請時に資料に印影を付けることができ、誰がいつ申請・承認したのかが一目でわかります。
このように、本人が申請や承認したことが証明できるので、重要な資料でも問題なくGluegent Flowをご利用いただけます。
自由なレイアウトの申請書を作成できる
Gluegent Flowでは、以下の3つの方法で紙の稟議書と同じ見た目のフォームを簡単に作成することができます。
- 豊富なテンプレートから作成する方法
- 標準搭載のHTML レイアウトエディターで作成する方法
- Google ドキュメント レイアウトで作成する方法
柔軟な承認ルートの設定ができる
わかりやすい階層表示の組織から対象者を選択して、経路数などに制限のない柔軟な承認ルートの設定が可能な点も、Gluegent Flowの大きな特長です。承認ルートの設定において対象者を選択する際、組織ツリーで階層表示されていてわかりやすいため、間違うことなく承認ルートの設定ができます。
マルチデバイス対応でいつでもどこでも操作可能
Gluegent Flowはマルチデバイスに対応しており、スマホやタブレットからでも稟議の申請や承認が行えます。そのため、申請や承認、決裁対応で帰社する必要がありません。また、アプリ版では承認依頼や完了などの通知をプッシュ通知で受け取ることができるので、承認業務の漏れに関するトラブルを回避できます。
直感的な操作で、Gluegent Flow導入直後でも戸惑うことなくユーザーが利用できるため、スムーズな電子決裁システムの定着が実現できます。
だれがいつ承認したかの証跡管理ができる
徹底した証跡管理機能で、承認済みの文書や承認ルート、申請者や承認者などの情報が確認できます。具体的には、申請された文書（モデル）に対して、承認ルートや実際に誰がいつ承認決裁したかかが可視化されるため、証跡管理ができるのです。
強力な検索機能で素早く文書を見つけ出せる
Gluegent Flowの強力な検索機能を使えば、素早く文書を探し出すことができます。検索対象範囲はモデル（決裁文書と経路）内容の全てで、条件指定による検索やテキスト入力での検索が可能です。無駄な手間や余計な工数の削減ができ、生産性の向上につながります。
モデルの全データを有効活用できる
Gluegent Flowはモデル（決裁文書と経路）の全データや添付ファイルデータを保存できるので、好きなタイミングでダウンロードができます。ノウハウやナレッジが蓄積され、社内情報の共有の際に大いに役立ちます。
アーカイブダウンロードツール
Gluegent Flowの導入実績
ここからは実際にワークフローシステムを導入し、業務の効率化を実現した事例を2つご紹介します。
シンプルに電子化して社内不満を抑えた フェリーさんふらわあ様
株式会社フェリーさんふらわあは、1972年から長距離フェリーの運航を開始している海運会社です。関西と九州という離れた拠点のやりとりで長期化しがちだった決裁処理が課題となっており、効率化を求めて電子決裁システムの導入を検討していました。社員の年齢は40代～50代が最も多かったため、ユーザーファーストな設計でわかりやすく、既存の紙の書類と同じように使える電子決裁サービスを探していたところ、Gluegent Flowが最適であることがわかり、導入を決断。わからない点はすべてサポート（クラウドコンシェルジュ）に質問しながら作業ができたためスムーズに導入でき、すぐに紙の決裁書も使われなくなりました。
その結果、今までは1週間以上かかっていた決裁が遅くとも2、3日、早くてその日中に決裁できるようになり、申請業務の効率化に成功しました。
業務プロセスの見直しまで進んだ ヨコハマグランドインターコンチネンタルホテル様
ヨコハマグランドインターコンチネンタルホテルは、1991年に設立されて以来、横浜・みなとみらいのシンボルとして多くの方を魅了してきた国際ホテルです。経営改革の際に G Suite（現 Google Workspace）を導入して業務全体の効率化を図りましたが、稟議・申請業務において、捺印や回覧などに時間がかかるという課題が浮き彫りとなっていました。そこで「G Suite と連携ができる」「直感的で使いやすい」「カスタマイズやメンテナンスが簡単」という三つの観点からGluegent Flowを導入。サポートの手厚さもあり、わずか2ヶ月でスピード導入し、今ではワークフローの効率化だけではなく、業務プロセスの簡略化にもつながっています。
電子決裁システムGluegent Flowを導入して業務を効率化しましょう！
本記事では、電子決裁システムの概要やメリット、導入時に必要な準備や選定ポイント、おすすめの電子決裁システムや導入事例をご紹介しました。
自社の業務の効率化を目指している方は、ぜひこれを機に電子決裁システム「Gluegent Flow」を導入してみてはいかがでしょうか。ぜひ、弊社までお気軽にお問い合わせください！
