ペーパーレスによる業務の非効率化の要因と
解消法をわかりやすく解説！おすすめのサービスもご紹介！

ペーパーレスとは、書類そのものや紙で運用していた業務を電子化し、システム上で管理できるようにすることを指します。
もともとは国が業務のペーパーレス化を推進しており、2005年に施行された「e-文書法」では、紙の保存が義務付けられていた契約書、請求書などもデータでの保存が容認されるようになりました。その結果、2007年以降は紙の消費量は減少したものの、電子化を受け入れられない意見も多く、ペーパーレス化は普及することはありませんでした。
そんな中、2020年の新型コロナウイルスの世界的な流行で外出が制限されるような状況になったため、企業がリモートワークを推進し、業務のペーパーレス化が一気に進みました。

業務をペーパーレス化したはいいものの、業務が効率化されるどころか非効率化されてしまうケースもあります。効率化のためのペーパーレス化が、なぜ非効率となってしまうのでしょうか？
ここからは、ペーパーレス化が非効率を招いた4つの残念なケースをご紹介します。無闇にペーパーレス化すると当てはまってしまうかもしれません。事前の確認項目としてご覧いただければと思います。

非効率要因①　運用ルールを決めずにサービスを導入

せっかくペーパーレス化を推進して、ペーパーレス化のためのサービスを導入しても、運用方法をきちんと決めていなかったため非効率につながったケースもあります。
たとえば、電子化した書類を「命名ルールなく」個々でファイル名を付けており、最終データの場所や名前が分からない。そのため最新のファイルがどれかわからず、データが先祖返りしてしまうといった残念な結果につながることもあります。また、稟議・申請業務において最終承認された書類をすべて印刷して保管。気づくと以前より手間がかかっていると感じてしまうこともあるでしょう。

非効率要因②　なんでもかんでもペーパーレス化

設計図面などの細かい資料は電子化してしまうと、パソコン上では縮小掲載され、詳細は拡大して閲覧する必要があります。そのため詳細確認に時間を要したり、詳細項目の見落としが増え、非効率化につながってしまうケースがあるのです。
また、設計図は一枚一枚で情報が完結しておらず、複数枚の設計図面を見比べなければならない場合もあるため、煩わしさを感じてしまうかもしれません。
ほかにも、メモ帳を電子化してしまうと、急に決まった予定や思い浮かんだアイデアをサッと直感的にメモすることができず、書くことで頭の中を整理することもできません。また、書類の内容や書き方のルールをきちんと定めないまま電子化し、データの整形や突合の手間が増え煩わしく感じてしまうかもしれません。
このように、なんでもかんでもペーパーレス化してしまうと、場合によっては効率が悪くなってしまう場合もあるのです。

非効率要因③　かたちが紙からデジタルに変わっただけの運用

申請書類をA4縦書きレイアウトのまま電子化した場合、署名や入力日付などの入力欄は画面上で上下にスクロールして探さなければいけなくなるケースがあります。紙だと一目瞭然だったレイアウトも、パソコン上だとわかりにくくなってしまい、申請や承認に時間がかかってしまう可能性があるのです。
また、電子化した書類をわざわざ印刷して、印鑑を押している場合も電子化による恩恵を無駄にしてしまっているために非効率化を招いている、といえます。
ほかにも、文書の保管ルールを決めなかったために膨大な文書の中からお目当ての文書を探し出せない、又は文書を探し出すのに時間がかかってしまうといったケースも考えられます。
ペーパーレス化のメリットを活かすために、電子化した書類の運用方法もよく検討してからペーパーレス化を推進することをおすすめします。

非効率要因④　余計なフォロー作業の増加

決裁依頼の書類が紙であれば、上司のデスクやデスク上の書類棚にまとめて置いておき「承認をお願いします」と一声かけるだけで、上司に承認を促すことができます。
しかし、電子化した決裁依頼の書類の場合、メールやチャットに添付されているデータやUSBメモリやSDカードなどの外部メモリでやり取りされます。そのため、メールやチャットを見逃しやすい上司なら見落とされてしまう可能性があるのです。
メールやメモ、声掛けやチャットを送り続けないと承認してもらえず、業務が停滞してしまうケースも考えられます。

ここまでペーパーレスが非効率となってしまう要因をご紹介してきました。ここからは、そんな非効率要因を解消する施策を3つご紹介します。
ペーパーレス化を推進したい方、ペーパーレス化を行ったはいいもののあまり効果を感じられておらずお困りの方は、ぜひご覧ください。

どんな業務をペーパーレス化するのかを検討する

サービスの運用方法を決める

ペーパーレス化で業務を効率化させるためには、ペーパーレス化のためのサービスの運用方法を細かく決めることをおすすめします。

よく検討したうえで、スムーズに運用できる根拠はあるのか、課題はないのかまで考えられるとよいでしょう。
また、事前に導入予定のサービスの公式ホームページで何ができるのかもよく確認しておきましょう。

ペーパーレス化による変化を利用者に周知する

ペーパーレス化を行う業務が決まり、運用方法までしっかりと決めることができても、肝心の利用者が理解できていなければ、業務はいつまでたっても効率化できません。
業務効率化のためには、どんなサービスを、なんのために導入し、どのように運用していくのかを利用者全員が理解できるように、マニュアルを作成したり、勉強会を開催したり、社内掲示板で疑問点を集約して解決したりといった方法で周知することが非常に重要なのです。

自由なレイアウトで書類を電子化できる

Gluegent Flowは、自由なレイアウトで稟議書や申請書をイメージ通りに作成可能です。自分の頭の中にあるレイアウトでも、紙のレイアウトでも、複雑なプログラミングを必要とせずそっくりそのまま再現できます。
また、テンプレートも豊富に用意されているため、プレビュー機能で確認しながら最適なレイアウトを選択して自社の運用に合ったテンプレートの作成もできます。

さまざまなデバイスで、さまざまなサービスから通知できる

Gluegent FlowはPCだけでなくスマホやタブレット端末からもご利用いただけます。
また、メールやブラウザ、モバイルアプリやLINE WORKS、Slack、Chatworkといったビジネスチャットと連携して通知ができるため、承認漏れや見落としを防止できます。

検索性に優れている

紙で書類を管理している場合、過去の書類を探すとなると、日付や五十音順などの保管ルールから目星をつけて、保管されていそうなファイルからひとつひとつ目を通して確認する必要がありました。
しかしGluegent Flowでは文書名で検索できるほか、作成者名、入力内容の文字列、添付ファイル名、コメント内容や件名に含まれる文字列など、さまざまな項目で検索ができるため、お探しの文書を容易に見つけられます。

本記事ではペーパーレスの概要やペーパーレス化に合わず非効率となるケースや、ペーパーレス化＝業務効率化となるよう支援するサービスをご紹介してきました。
単純にペーパーレス化しただけでは、業務の効率化ができず、むしろ非効率となってしまう危険性があります。ぜひ、これを機に正しい知識でペーパーレス化を行い、電子化文書の正しい運用方法で業務を効率化しましょう。