「デジタルは良くない！ペーパーレス化はデメリットが多い」のウソ・ホント
- ペーパーレス
- 電子化
- 「社内でペーパーレス化を反対する意見が出ているので、推進できない」
- 「ペーパーレス化のデメリットや注意点がわからず、不安を感じる」
- 「そもそもどんな業務がペーパーレス化できるのか、よくわからない」
本記事ではペーパーレスの概要や活用シーン、ペーパーレスのデメリットの検証からおすすめのペーパーレス化システムをご紹介します。 ペーパーレス化でお困りの方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
ペーパーレスとは？
近年、リモートワークが推進されていますが、その中で「ペーパーレス」という単語をよく耳にするようになりました。
しかし、ペーパーレスやリモートワークという言葉すら浸透していなかった時代には、文書の電子化は受け入れられず、ペーパーレスという考え方は普及しませんでしたが、2020年の新型コロナウイルスの世界的な流行で企業がリモートワークを推進し、ペーパーレスが一気に進みました。
そもそもどんな業務でペーパーレス化が活用できる？
業務は、大きく分けると業務の手順（流れ）が決まっている「定型業務」と、手順が決まっていない「非定型業務」の2つに分類できます。左記のうち、ペーパーレス化に向いているのは「定型業務」です。
また、「定型業務」は社内業務と社外業務に分類できるので、下記で詳しくご紹介します。
＜社内＞主な定型業務
社内における主な定型業務としては、下記のような業務があります。
| 主管部門 | 定型業務の例 |
|---|---|
| 人事部 | 新規／中途採用者のためのシステム登録申請、ID払い出し |
| 総務部 | 慶弔申請の確認、手配 |
| 経理部 | 経費精算の事前確認、支払い処理 |
| 調達部 | 材料調達のための購買稟議、事前確認、承認、発注 |
| 営業部 | 受注の見込み／実績の資料作成、報告 |
| IT部門 | 利用中のサービス更新に伴う上長伺い、更新手続き |
上記のような、決まった手順があり定められたフォーマットがある書類は、どんどんペーパーレス化した方が良いでしょう。
＜社外＞主な定型業務
社外に向けた主な定型業務としては、下記のような業務があります。
| 主管部門 | 業務内容 |
|---|---|
| 営業部 | 見積提示前の上長伺い、見積書作成、見積書発行 |
| 経理部 | 請求前の請求額確認、請求書作成、請求書発行 |
| 事業部 | 業務委託支払い前の作業完了確認、納品書受理、支払い処理申請 |
上記のような業務で、先方がデジタル化しても問題なく受領できる場合は、ペーパーレス化を推進するべきです。
ペーパーレスのデメリットを徹底検証！
ここまでは、ペーパーレス化できる主な業務をご紹介してきました。しかし、ペーパーレス化には「デジタルは良くない！ペーパーレス化はデメリットが多い」と反対される方も少なくありません。
ここからは、そんなデメリットについて解説していきます。
デジタルは紙よりも費用がかかるってホント？
まずは、よく言われるのが「ペーパーレス化すると、業務を電子化するためのシステムの運用にコストがかかる」という点です。こちらは、結論から言ってしまうと「ウソ」となります。
＊紙1枚の印刷にかかるコスト：約4円、1か月：20営業日と仮定
→ 500（1日の印刷枚数）×20（営業日）×4（紙1枚の印刷コスト）=40,000（1か月の印刷コスト）
上記の例から、印刷にかかるコストは1か月で4万円、1年では48万円もかかっていることがわかります。ほかにも印刷や保管には電気代や人件費などのコストがかかるので、1年で合計50万円～55万円程度のコストがかかってしまうといえるでしょう。
しかし、ペーパーレス化すれば印刷や管理・保管する必要がなくなるため、上記のコストは不要になります。紙の稟議書や申請書など電子化しペーパーレス化する場合、ワークフローシステムを導入するケースが多いため、ここではワークフローシステムの費用感を見てみましょう。自社製品のご紹介となってしまいますが、「Gluegent Flow」であれば、1アカウント300円/月でご利用いただけるため、100人が利用したとしても月に3万円しかかかりません。年間にすると12万円の経費が削減できます。そのため、ペーパーレスの方が紙よりもお得なのです。
紙の方が情報を記憶に残しやすいってホント？
次に言われるのが「紙の方が情報を記憶に残しやすい」という点です。こちらに関しては「ホント」（ただし諸説あり）となります。
2022年2月の読売新聞が報じた内容（読売新聞オンライン ）によれば、「小説の1節を読ませたうえで10問の設問に答えてもらったところ、紙で読んだ場合は平均8.9点、スマホで読んだ場合は平均7.4点だった」とあります。
つまり、電子で読んだときよりも紙で読んだ内容の方が、記憶や理解がしやすいという結果が出ています。しかし、読書の際には問題となる点ではありますが、会議などで使う資料は記憶に残すことが目的ではなく、企業として正確な記録を残すことが大切だといえるので、そこまで気にする必要はないでしょう。利便性が下がるってホント？
次に言われるのが「利便性が下がる」という点です。こちらも結論から言ってしまうと「ウソ」となります。
利便性が下がると言われている背景には、「データ化した編集不可能な書類に直接書き込めない」「承認時に押印ができない」といったものが考えられます。しかし、WordやExcel、Adobe Acrobat などを利用すればデータ化した資料に直接書き込めますし、オプションを利用してズームすると明瞭に文字を見ることができます。また、電子化した書類への押印は、実物の印鑑の印影をスキャンして押印することもできますし、電子印サービスを利用して押印することも可能です。コミュニケーションが取れなくなるってホント？
次に言われるのが「コミュニケーションが取れなくなる」という点です。
このデメリットは、PC上でやり取りが完結してしまうので、話す機会がなくなってしまうと考える方が反対意見として取り上げることが多いです。しかし、実際には資料のやり取りにはメールやチャットツールが利用できるうえに、出社しなくても自宅でビデオ通話を利用したオンライン会議も可能です。また、Gluegent Flow であれば、承認・決裁時にはコメントを残すことができます。
このように、コミュニケーションが取りづらいように感じてしまっているだけで、ツールやシステムを使えば解決できるのです。つまり、結論としては「ウソ」となります。ペーパーレス化の反対意見は「Gluegent Flow」で解決！
反対意見① 社員が慣れない・使いこなせない
Gluegent Flowでは、紙の書類の見た目と同じように書類データを作成できます。そのため「紙では書いてあった図や文字、表や画像が電子化して消えてしまった」「いつもの書類と違うので、何がどこに書いてあるかわからなくなってしまった」といったトラブルが発生することなく、紙と同じように書類データを扱えます。反対意見② セキュリティに対する不安が拭えない
インターネットに接続して利用するGluegent Flowですが、安心してご利用いただくために、セキュリティ方針の策定、第三者認証の取得、技術的な対策などに取り組んでいます。反対意見③ コストがかかるので、運用できない
Gluegent Flowは初期費用や導入・運用時のサポートはすべて0円です。また、1アカウント300円/月でご利用いただけるため、1年使ったとしても1アカウント3,600円の費用しかかかりません。申請・稟議業務のペーパーレス化ならGluegent Flowがおすすめ！
本記事では、ペーパーレスの概要や活用シーン、ペーパーレスのデメリットの検証からおすすめのペーパーレス化システムをご紹介しました。
業務をペーパーレス化することで、定型業務を中心に多くの業務を効率化でき、コストも削減できます。特に申請・稟議に関する業務をペーパーレス化できれば、申請・承認にかかる業務の負担を大幅に軽減でき、業務を効率的に実施できます。ぜひこれを機に、Gluegent Flowの導入をご検討いただければ幸いです。
