【大学】複雑化する大学事務と迫られるDX化
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- 効率化
- 業務改善
- 電子化
感染症の流行により授業のオンライン化を迫られたり、経済状況に伴って多様化する修学支援制度の対応などで、大学の職員に求められる業務は増加しています。学生への対応を優先するあまり、職員の業務のDX推進は進まないままという組織も多いのではないでしょうか。
弊社が提供するワークフローシステム「Gluegent Flow（グルージェントフロー）」は、業務プロセスを見える化し、稟議や申請業務を効率化するクラウド型のワークフローシステムです。
ここではGluegent Flow を活用して大学事務のDX化を進め、業務を効率化するための例をご紹介します。
目次
ユースケース①：証明書発行
在学生の証明書発行の多くは自動化されていると思いますが、卒業生への証明書の発行は郵送で行っていることも多いのではないでしょうか。
規模が大きい場合はこれらの業務はすべて別の担当者や部門が行っており、次の担当者への取次（回送）という業務が生じます。
Gluegent Flowなら次の担当者へ自動で回送できるため、自身の業務に集中できる
証明書発行完了後の記録についても、一覧の自動出力や、添付された申請書の自動保管を安全に行うことができるため、書類の管理という事務作業も削減できます。
- 次の担当者への自動回送
- 同一内容の業務の一覧化
- 添付書類の自動保管
ユースケース②：奨学金などの経済的支援
大学生の奨学金利用率は今や50％にも達する勢いと言われています。また、奨学金だけでなく授業料の減免など経済的な支援も大切な業務です。限られた人員でミスなく滞りなく業務を進めるためには効率化は必須です。
効率化を実現するツールとして、Gluegent Flowを活用できる
奨学金は、多くの場合奨学金貸与機関や団体との複数のやりとりが発生します。Gluegent Flowは以下のような業務において、個別の学生とのやりとりの記録や進捗を見える化するツールとしてもお役立ていただけます。
- 業務の進捗の見える化
- 回覧途中での追加入力
ユースケース③：イベントの企画・広報活動
大学が主催する入学説明会や就職セミナーなど、複数の部門の協力が必要な場合、Gluegent Flowによって関係部門の承認や申請をひとつにまとめることが可能です。
- 業務の進捗の見える化
- 次の担当者への催促通知
- 申請・回覧のコメント機能
- 過去の申請書類の複製
ユースケース④：施設管理・修繕
大学の施設管理・保全に携わる場合、不具合箇所の確認や定期点検の立ち合い等で事務所を離れて現場に出る時間も多いため、申請書の確認や承認が滞ってしまうことも。Gluegent Flowはスマートフォンやタブレットでの申請、承認ができるため、定期点検の報告書作成や、購入の申請がパソコンからでなくても可能です。
- スマートフォンやタブレットでの申請、承認
- 同じ案件の書類作成の二度手間を削減
大学における事務を省力化・効率化するワークフロー
今回は、大学事務のうち、Gluegent Flowで解決できる例をご紹介しました。社会情勢の変化に伴って業務量が増えたと言われる大学事務ですが、学生対応が優先になって学内の事務の効率化まで手が回っていないのが課題という声もよくうかがいます。
弊社が提供するGluegent Flowは、直感的な操作性で、ユーザーも管理者側も使いやすい設計のワークフローシステムです。クラウドサービスのため、サーバーの管理も不要です。
また、現在の組織にあった承認ルートや申請フォームの作成が可能なため、現在の業務内容を大きく変更することなく導入できるのも特徴です。導入時はもちろん、運用のご支援まで丁寧にサポートさせていただきますので、Gluegent Flowの活用をぜひご検討ください。
