ワークフローシステムって何？
ワークフローを デジタル化すると何が嬉しいの？
「ワークフロー」という言葉の元々の意味は、業務の流れ
ワークフローとは、「業務の流れ」を意味する言葉でした。製造業など作業工程が決まっているものの業務の流れを、図などに示したものです。製造業においてはワークフローを最適化することが、生産スピードや作業効率を高めるために重要でした。
そうした業務改善の視点が他の業務にも当てはめられるようになり、近年では書類の流れをワークフローと呼ぶことが増えました。オフィス業務における作業の流れは、書類の流れと一致していることが多いためです。書類の流れのわかりやすい例としてよく挙げられるのが、稟議書です。新しい企画の提案や、物品の購入申請など、企業では多くの稟議書、申請書が使われています。
紙を運用することで生じる課題は、ワークフローシステムで解決できる
書類を作り、必要な人に回覧、承認してもらうワークフローには、いくつもの課題があります。その多くは、情報を書き込んだ紙をやりとりすることにより生じています。ひとつひとつは小さな負担ですが、積み重なることで多くの手間と時間を割かれてしまいます。承認のハンコをもらうために、上司が出張から戻るのを待つなど、無駄な待ち時間が生じることも少なくありません。さらに手書きや転記という作業があるため、記入ミスや転記ミスといった人的ミスの可能性も排除できません。
こうした、紙の書類をやりとりすることによる課題を解決するのが、ワークフローシステムです。紙を使ったワークフローと対比することで、そのメリットを確認してみましょう。
ここで注目したいのは、デメリットを解消するだけではなく新たなメリットを生むことができるという点です。たとえば記入するステップに注目すると、何度も書かされる自分の名前や部署、社員番号などを自動入力することができます。ボールペンによる手書きが不要になるだけではなく、入力項目を減らすことができるのです。また、承認されたワークフローを他システムに連携させることでデータ活用の可能性も見えてきます。
申請や稟議書だけではない、ワークフローシステムの活用ポイント
ワークフローとは書類の流れだと、先に書きました。つまりワークフローシステムとは、書類の流れをデジタル化するものととらえることができます。ワークフローシステムを使えば、書類のやりとりをする業務の多くをデジタル化できるのです。
業務日報
ワークフローに入力し、上司を承認者として設定すれば、日報をペーパーレス化できます。承認された日報を部署内で共有することも可能です。
クレーム管理
カスタマーサービス部門などに届いたクレームや問い合わせの内容をワークフローシステムに入力すれば、決まった人たちの間で即座に共有できます。データをナレッジとして蓄積することで、顧客のニーズが詰まったデータベースができあがるだけでなく、フローとして管理することで、対応の抜け・漏れの防止も可能です。
基幹システムへのデータ入力
基幹システムへのアクセス権を持たない従業員に特定の項目だけ入力してもらいたいとき、紙の書類で受け取ってシステム部門が入力したりしていませんか？ ワークフローシステムを使い、入力内容が正しいかどうか確認して承認したものだけを基幹システムに連携すれば、転記や二重入力の手間とそれに伴う人的ミスをなくせます。
導入すべきワークフローシステムを見極めるため、製品選定の前に準備しておきたいこと3点
世の中に数多くあるワークフローシステムの中から、自社の使い方に合う製品を選ぶためには、どうすればいいのでしょうか。そのヒントを、3つにまとめてみました。自社に合う製品を知るために、次の準備をしてから製品選定にのぞんでみてください。
- ワークフローシステムを導入する目的と、利用する範囲を明確化する まずは、現在の社内の情報の流れを把握しましょう。紙の申請書などが使われている場合は、誰が書類を作り、どこに送られ、そこに書かれている情報がどのように使われるのか、書類のやりとりに潜む無駄や課題がないか確認します。情報が発生する順番と申請書の流れが合っているかどうか、工程上先に知っておいた方がいい情報が後から記入されていないかなどをチェックします。同じ情報を何度も記入させている部分はないか、といった点にも注意しましょう。見つかった課題の中から、その中でどの課題を解決するためにワークフローを導入するのか明確にしましょう。また、ワークフローをどの範囲で導入するのかも合わせて明確にしておく必要があります。このとき、見つかった課題を全社で一気に解決するなど、欲張り過ぎるのは禁物です。
- 目的を達成するために必要な、ワークフローシステムに必須の機能を明確化する 基幹システムとの連携、他のシステムへのデータ書き出し、スマートフォン用アプリなど、ワークフローシステムには色々な機能が用意されています。単純に比較するとできるだけ機能が多い製品が良さそうに見えるかもしれませんが、ここで注意が必要です。自社に本当に必要な機能が含まれていなければ、どんなに多機能でも意味はありません。多機能すぎるために操作が複雑で使ってもらえないという恐れもあります。ワークフローを導入する目的に合わせて、必要な機能を絞り込んで製品選定にのぞみましょう。
- ワークフローシステム導入から運用までのフェーズを策定する これまで紙の書類を使っていたところを、一気に電子化するのはお勧めできません。既存ルールに合わせて調整しなければならなかったり、想定通りに運用が回らなかったりと、新しいシステムの導入時には自社に合わせる作業が必要です。広い範囲で一気に導入を進めると、こうした修正が難しくなるため、一部門だけ、特定の申請書だけなど小さくスタートすることをお勧めします。実際に運用しながら修正しつつ、少しずつ範囲を広げていけば失敗なく導入できるはずです。
自社にぴったりのワークフローシステムを選ぶため、気をつけたいポイント
グループウェアの一機能として提供されているもの、クラウドで提供されているものなど、ワークフロー製品は数多く存在します。自社の目的に合わない製品を導入してしまうと、残念ながら浸透せず使われないままになるケースもあります。どのような視点で製品を選べばいいのでしょうか？
使いやすさ
ワークフローシステムは社内の多くが利用するもので、ITツールが苦手な人でも迷わず使えるものでなければなりません。操作しやすいかどうか、利用時に迷うようなUIになっていないかどうかは、導入成功に大きく影響します。
既存システムとの連携性
ワークフローシステムに入力された情報を基幹システムや各業務システムに連携することができれば、集まったデータを将来的に広く活用できるようになります。
コストパフォーマンスや導入時のサポート体制、アフターサービスの充実度
ワークフローシステムは業務に広く使われるシステムであり、システム導入はゴールではありません。運用しながら適用範囲を広げたり、新たなシステムと連携させたりと、使い込んでいくためにサポートが必要なシーンは少なくありません。ワークフローシステムの導入を成功させるためにはサポート部門、カスタマーサクセス部門などの体制が充実している製品を選びたいところです。
システム部門の負担を小さく抑えられる製品
Gluegent Flowなら、Microsoft 365やGoogle Workspaceと連携してアカウントを活用できるため、ワークフローシステム専用のID管理は不要です。導入の負担を少なく抑えながら、自社のDXの進み具合に合わせて多様に活用できるシステムです。