基幹システムとのデータ連携・同期

社内申請や社内手続きは、Excelで作成した申請書を該当部署へメールする方法で運用していたJ社。特に、情報システム部門は端末貸出申請、サービス利用申請、システムアカウント削除申請などの申請書類の受付業務だけではなく、申請不備・漏れの確認、差し戻し・再依頼などの対応も、毎日メールでやりとりする状態が日常化していた。
これを改善していくため、ワークフローツールの導入による申請方法の一本化、ステータスの可視化を検討。同時に端末やアカウント管理等の管理業務削減も目指せないかと模索していた。
複数のワークフローツールを検討する中で、グルージェントフロー の自動処理機能に注目。グルージェントフロー は Microsoft365 のアカウントを利用し、シングルサインオンできるだけでなく、Excelなどのアプリケーションとも連携できることが分かった。具体的には、グルージェントフロー で端末貸出申請を行い、端末貸出申請データを グルージェントフロー が Excel に書き出すことで、人手をかけず端末貸出管理簿を自動で更新・管理ができるようになった。同様の仕掛けで、アカウント利用申請や削除、ヘルプデスク対応なども グルージェントフロー に一本化。人手による手間とミスをなくし、業務効率向上に成功した。

シャンプーなど、さまざまな消費財を製造販売するK社。K社では社内稟議システムで取引先ごとに製品単価を決め、基幹システムの取引先マスタ・製品マスタを更新。さらに、その取引先マスタと製品マスタを社内稟議システムへ手作業で反映させていた。従来は製品数の増加・取引先数の増加に伴い週1～2回の更新作業が毎日2回必要になり、その負担から他の業務に支障が出ている状況があった。
そこで、基幹システムのマスタが更新されると、社内稟議システムの製品マスタを同期、または自動更新できる方法を検討。グルージェントフロー なら、ローカルにある基幹システムとクラウド上のワークフローシステム グルージェントフロー マスタデータを同期させる機能が標準搭載されていることを知り、従来の社内稟議システムを グルージェントフロー に移行することを決定。
基幹システムの製品マスタや取引先マスタ ⇔ 社内稟議システムの製品マスタや取引先マスタをシステム間で自動同期でき、人手による作業が不要に。毎日2回の「おもり」から解放され、業務の効率化・最適化に成功した。

経理部が経費精算システムと会計システム、総務部がワークフローシステム、人事部が勤怠管理システムなど、部署ごとに異なるシステムを利用しているL社。
部署ごと、システムごとで個々にデータを保有しており、各部門における月末の「締め作業」では、システムからシステムへデータを連携させるために、人の手でデータの転記や入力、さらに転記ミスや入力漏れのチェック行う必要があり、全体で毎月100時間超の残業を余儀なくされていた。

これを改善していくため、締め作業の簡素化を検討。手始めに経費精算システムと会計システムのデータを繋ぐツールを探したところ、グルージェントフロー を発見。
グルージェントフロー はワークフロー基本機能とともに、外部システムのデータを橋渡しする（Gluegent Bridge）機能も備えている。
そこでJ社は、物品購入申請や交際費利用申請など、従業員の立替払いがある社内稟議や社内申請を一元化。グルージェントフロー から従業員ごとに毎月の立替払い金額を自動で集計し、会計システムへ（人手を介さずに）データを受け渡しすることを実現。グルージェントフロー と経費精算システムや会計システムの連携で、残業コスト削減と業務効率化を同時に成功させた。