Google Workspace と Gluegent Flow で、あれもこれも自動化可能!

Google Workspace と Gluegent Flow で、
あれもこれも自動化可能!

「承認」をトリガーに、起票内容を管理表(スプレッドシート)に自動で転記!

Google Workspace と Gluegent Flow で、あれもこれも自動化可能!

管理表のひな形を用意するだけ! 適切なプロセスで申請~承認を受けた正確無比なデータを、自動転記で収集・一元管理できます。

<具体的な利用例>
  • 出張申請 → (申請者/出張日/稼働時間などを自動で転記) → 勤怠管理表に投下 → 勤怠管理システムに反映
  • 経費申請 → (申請者/利用日/勘定科目/金額などを自動で転記) → 経費管理マスターに登録 → 立替払い処理に連動
  • アカウント払い出し申請 → (利用者/利用開始日/利用サービスなどを自動で転記) → ID管理台帳に登録 →サービスアカウント払い出し
  • 備品レンタル申請 → (申請者/利用開始日/希望品名などを自動で転記)→備品レンタル管理帳に登録 → レンタル備品提供
  • 入館申請 → (申請者/入館者/入館日などを自動で転記)→入退館管理表に登録 → 入館手続き発行

などなど、利用方法は無限大です。
承認された項目(内容)リストを、一元的に管理し自担当業務に生かしたい方は、正確なデータを取得できる「自動転記」の活用をおすすめします。

データ分析や傾向把握に!起票内容をまるごとデータ化(スプレッドシート)

Google Workspace と Gluegent Flow で、あれもこれも自動化可能!

許諾・承認依頼のために必要な必須項目を一括でデータ化。データ分析や傾向把握に利用できます。

<具体的な利用例>
  • 見積確認(押印)申請 → (申請者/見積額/対象製品/提出先の企業規模などのデータ) → 売上見込、見込み顧客などの分析/傾向把握に。
  • 入社/退職手続き申請 → (時期/該当部署/担当業務/勤務年数などのデータ) → 従業員(入社/退職)の出入り把握、傾向分析に
  • ヘルプデスクへの問合せ申請 → (申請者/対象サービス/問合せ内容などのデータ) → 問合せ傾向、マニュアル/UI整備の有無などの把握に

などなど、利用方法は無限大です。
ワークフローなら(許諾や承認のために)必須項目を設けられ、また丁寧に記載する可能性が高く、データ分析や傾向把握に適した、精緻なデータを収集可能です。

改ざんリスク無し!承認を得た正式書類(添付ファイル)を、指定したフォルダ(Googleドライブ)に自動で保管

Google Workspace と Gluegent Flow で、あれもこれも自動化可能!

ファイルを保存したいフォルダ(Googleドライブ内)を用意するだけ! 適切なプロセスで申請~承認を受けた正式書類(添付ファイル)を、自動で保管。監査対応などに有効です。

<具体的な利用例>
  • 契約(押印)申請 → (承認を得た、契約書などの添付ファイル) → 自動で指定した「契約書フォルダ」に格納
  • 発注(注文)申請 → (承認を得た発注書などの添付ファイル) → 自動で指定した「発注書フォルダ」に格納。部署ごとチームごとなど振り分け設定も可能!
  • 株主総会開催申請 → (承認を得た案内状・招待リスト・会場手配書などの添付ファイル) → 自動で指定した「株主総会開催」に格納

などなど、利用方法は無限大です。
適切な意思決定プロセスで承認を得た正式書類として、(改ざんリスクなく)指定したフォルダに格納できるため、内部統制・監査対応にも有効です。

起票(項目データ)をそのまま利用し、書類を自動作成

Google Workspace と Gluegent Flow で、あれもこれも自動化可能!

同じ内容/項目なのに、起票内容を書類という形式に変更する必要があるケースがありますよね? 一度ワークフロー用に記入した内容/項目を用い、「承認」をトリガーに、自動で書類生成を実現。もちろん生成した書類は、部門ごとやフォルダごとなど、指定した場所に振り分けて格納でき便利です。

<具体的な利用例>
①社内向け
  • 出荷報告書 → (出荷額/出荷先/出荷内容 などのデータ) → ひな形(Google ドキュメントなど)にデータを取り込み、当該書類(出荷報告書)を自動生成し、部門別/製品別などフォルダ毎に分けて保存。
  • 作業完了報告書 → (作業期間/作業者/作業内容 などのデータ) → ひな形(Google ドキュメントなど)にデータを取り込み、当該書類(作業完了報告書)を自動生成し、部門別/製品別などフォルダ毎に分けて保存。
②社外向け
  • 請求書発行申請 → (請求額/請求先/請求期限/請求内容 などのデータ) → ひな形(Google ドキュメントなど)にデータを取り込み、当該書類(請求書)を自動生成し保存。同書類(データ)を請求先に送付。
  • 検品報告書発行申請 → (検品期間/検品者/検品内容 などのデータ) → ひな形(Google ドキュメントなど)にデータを取り込み、当該書類(検品報告書)を自動生成し保存。同書類(データ)を検品依頼元へ送付。

などなど、利用方法は無限大です。
何度も同じ内容を記入していると感じる箇所があれば、チャンスです。ぜひ、意思決定プロセスと、アウトプット(書類)を合わせて検討し、業務効率化を図りましょう。

Google WorkspaceとGluegent Flowで、こんなことできます?をお尋ねください

上記は、ほんの一例です。企業の数だけ、様々な利用シーンや様々な組み合わせで、自動処理機能をご活用頂けます。ぜひ一度「こんなことできます?」をお気軽にお尋ねください。自動処理機能の活用方法について、他の利用例も交え、ご案内させて頂きます。

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