Teamsを使ったワークフロー（承認機能）の作り方

Teamsは、チャット、オンライン会議、ファイル共有などができる、Microsoft 365 のコミュニケーションツールです。2023年12月時点、Microsoft 365 Business Basic / Standard / Premiumの各プランで標準提供されています。Teamsには、機能を拡張できる「承認」というアプリがあります。Teamsのウィンドウを開き、アプリより「承認」アプリを検索し、開くことで利用できます。
なお、「承認」アプリが表示されない場合は、管理センターで利用が制限されている可能性がありますので、組織の Microsoft 365 管理者に確認してみてください。

このアプリの特徴は、タスク名、承認依頼先、承認依頼内容や添付ファイルを入力するだけで、誰でも簡単に「承認要求」を開始できることです。

2. 承認依頼の通知を受信

3.承認要求を承認

このように、承認依頼者と承認者とのやり取りをTeams上で行える非常にシンプルなものです。承認経路を増やしたり、同時に複数の方へ承認依頼することはできますが、複雑な条件設定などはできません。

休暇申請など、申請時の項目がある程度決まったものなどについてはテンプレートを作成して共有することもできますので、Teamsを中心にコミュニケーションされているチームや組織であれば、導入も運用もしやすい「手軽なワークフロー」機能ではないでしょうか。

Power Automateを使ったワークローの作り方

2つ目に紹介するのは、Power Automateを使ったワークフローの作成です。多種多様な「条件（トリガー）」と「実行内容（アクション）」を組み合わせて、複雑な経路や通知を自動化することができるのが、Power Automateの特徴です。

メールの受信や、OneDriveへのファイルの作成などを条件にしたり、外部の電子契約サービスやオンラインストレージサービスへの連携もできるなど、非常に自由度の高いワークフローを構築することが可能です。

ただし、SharePointの章でお伝えしたとおり、Power Automateに関する一定の知識と経験が必要なため、組織内に有識者を抱えなければいけないことがハードルになります。もちろん外部業者に委託して構築してもらうこともできますが、ワークフローの修正・改善のためのメンテナンスコストが発生します。

なお、やりたいことによって手順がかなり多岐にわたるため、本記事では設定方法を割愛します。

Microsoft 365 と連携させるワークフローの作り方

最後に、Microsoft 365 と連携できるサービスを使ってワークフローを構築する方法をご紹介します。

サードパーティー（マイクロソフト社以外のベンダー）が提供するワークフローがこれまで紹介した2つの選択肢と大きく異なるのは、複雑なフローを簡単に設定できるものが多いという点です。Power Automateの場合、ローコードとはいえ経路、分岐、通知を設定するために、かなりのパラメータを矛盾なく配置していくことが必要です。公開前に動作検証ができるフローチェッカーなどの機能もありますが、課長→法務→部長→経理部長→業務担当・・・というように経路が複雑になっていくと、ひとつの申請モデルを作るのにかなりの労力を必要とします。
また、運用開始後、うまく動作しなかったときの復旧や原因調査が非常に大変です。何が原因か、どうすればうまくいくのかについて、サポートをうけられないというのは担当者への大きなプレッシャーとなってしまいます。

一方で外部のサービスでは、経路、分岐、通知などがもっと分かりやすくパーツ化されていたりテンプレート化されているため、設定担当者の学習コストは大幅に削減されます。導入後のトラブルや相談もメーカーにて適切なサポートがうけられるため、前述のプレッシャーも随分小さくなるのではないでしょうか。

また、Microsoft 365 の認証情報と自動で同期されるサービスの場合は、管理者がワークフローシステム側でアカウントを追加・削除する手間がなくなり、社員の異動や退職時のメンテナンス負荷が減りミスもなくなります。利用者にとってもそれぞれのID・パスワードを管理する必要もないためとても安全です。

ただし、当たり前ですが Microsoft 365 とは別にコストがかかるため、費用が増える点がデメリットといえますが、学習コストや運用後のトラブル工数を極力抑え、様々な申請をワークフローで早く効率化したい場合には、クラウドワークフローシステムの利用をお勧めします。

3つの選択肢の比較

これまで紹介した3つの選択肢を一覧にして比べてみましょう。

チームや小さな組織で完結するワークフローであれば、まずはTeamsを試してみてはいかがでしょうか。特にTeamsを中心にコミュニケーションをしている場合は、利用者もあまり抵抗なく利用を開始できるはずです。

一方で、全社の稟議規程にあるさまざまな申請をのせていくのであれば、ある程度複雑な設定にも対応できる、Power Automateかクラウドワークフローがよいと思います。ワークフロー導入を推進する部門にて、導入後も有識者を抱えていけそうなら Power Automateを、有識者を抱えずに本業へ集中したいのであればクラウドワークフローサービスを検討してみることをお勧めします。

Microsoft 365 と連携するワークフロー「Gluegent Flow」

最後に、Microsoft 365 とさまざまな連携ができる、クラウドワークフローシステムの「Gluegent Flow」（グルージェントフロー）をご紹介します。

Gluegent Flowは、先ほど紹介したクラウドワークフローシステムの特徴をもつことに加え、他社サービスにはあまりない5つの特徴を持っています。

Microsoft 365 とのアカウント・認証連携

Gluegent Flowは、Microsoft 365 のアカウント情報や組織情報と自動で同期できるため、Microsoft 365 のアカウントだけをメンテナンスすればよいというメリットがあります。これにより、別途のアカウント管理やデータの同期作業が不要となり、管理の手間を軽減できます。Microsoft Entra ID（旧Azure AD）やExchange Onlineをご利用の場合は、組織の情報も連携されるため、起案者に応じてその人の上長である承認者を自動で設定することも可能です。

Excel への自動データ出力

申請フォームに入力された情報を、1件ずつExcelに自動出力することが可能です。稟議書の管理台帳や、備品の貸出状況、分析・報告用の元データを手間なく作成できます。
詳しくは、 Excelとワークフローシステムを連携して業務を省力化 の記事をご覧ください。

添付ファイルのアップロード

ワークフロー内で添付されるファイルを、SharePointやOneDriveへ自動アップロードすることが可能です。ファイル名やフォルダを指定できるため、文書名や保管先に迷うことなく整理された状態で保管することが可能です。

Power Automateと連携した自動処理

Teamsへの承認依頼の通知や、SharePointやOneDriveへの添付ファイルの自動アップロード、Outlookカレンダーへの登録などで申請情報を共有することが可能です。
詳しくは、 Power Automateの活用で業務プロセスを自動化 の記事をご覧ください。

導入後のサポート

Gluegent Flowでは、以下の3つのサポートを提供しています。

1）初期設定のサポート

お客様とミーティングを実施し、初期設定の方法やお客様が実現したい内容に対する方法のご提案など、早期に運用を開始するために伴走してご支援いたします。

2）製品サポートサイト（クラウドコンシェルジュ）のご提供

初期設定や機能のよりよい活用方法など、動画や画面キャプチャでご利用方法を解説したサイトをご提供します。
ご不明点については、メールのお問い合わせ窓口をご用意しています。ご利用に回数制限や追加費用はございません。

3）ご利用者様向けの継続的なサポート

運用中に生じた疑問や利活用のためのご相談に対し、カスタマーサクセスチームがお問い合わせ対応やオンラインMTGを追加費用なく実施いたします。
また、新機能やよくあるお問い合わせを解説したレクチャー会の開催（月に1回程度）や、ユーザー企業の社内向けの説明会の開催など、お客さまによりご活用いただくために継続的にサポートしています。

以上が、Gluegent Flowを導入するメリットです。Teams、SharePoint、Power Automateなどでのワークフロー利用に課題をお持ちの組織は、Microsoft 365 との連携が強みである、Gluegent Flowをぜひ選択肢の1つに加えてみてください。