Microsoft 365 （MS365）連携でワークフローの管理負荷を軽減

Microsoft 365とGluegent Flow（グルージェントフロー）を組み合わせて活用すれば、業務を自動化したり効率化することができます。

ここでは、Gluegent Flow導入直後の初級者向けから、自社専用プログラムを設計できる上級者向けまでのテクニックをご紹介します。
わからない点があっても心配はありません。当社のカスタマーサクセスチームがお客様に伴走しながらお客様の課題解決をご支援いたします。

PICK UP

Azure AD（Microsoft Entra ID）で作成したグループ・ユーザー情報を活用してアカウント管理を省力化
初級者向け

Azure AD（Microsoft Entra ID）で作成したグループ・ユーザー情報を活用してアカウント管理を省力化

Gluegent Flowは、Azure ADで作成したグループ・ユーザー情報を使用します。
設定方法
  • ①Microsoft 365 （MS365）の管理画面の「グループ」にて、下記種類のいずれかに該当する任意のグループを作成します。
    • ● 配布リスト
    • ● メールが有効なセキュリティグループ
  • ②実際の組織に基づき、グループを作成してください（ 詳細 ）。
  • ③Gluegent Flowにて、ルートグループを設定します。
  • ★ Microsoft 365 （MS365）のグループ情報が1日1回自動で反映されるため、Gluegent Flowでアカウントを更新する必要がありません。
  • ★ ワークフロー上で設定される役職（ロール）は、Gluegent Flowで設定する必要があります（ 詳細 ）

初級者向け

組織の表示順やメンバーの並び順を組織図通りに設定してメンバーを管理・検索しやすく
初級者向け

組織の表示順やメンバーの並び順を組織図通りに設定してメンバーを管理・検索しやすく

Microsoft 365 （MS365）で設定したグループ・メンバーは、組織図や序列など任意の並び順に表示できないため、日本特有の商習慣においては不便です。Gluegent Flowは、グループやメンバーの表示順をCSVで簡単に設定できます。また、社員番号や連絡先などのプロフィール情報も設定可能です。
設定方法
  • ①Gluegent FlowのCSVファイル 「Member」「Group」をダウンロードし、メンバー・グループをそれぞれ表示したい順に並べます（ 詳細 ）。
    • ※ 順序を制御したいグループ・メンバーのみで構いません
  • ② Gluegent FlowにCSVをアップロードします。
  • ③ グループキャッシュのタイミング（1日1回または指定した時刻）に更新されます。

中級者向け

Excelで必要なデータを自動出力して効率化
中級者向け

Excelで必要なデータを自動出力して効率化

Gluegent FlowはExcelと連携し、モデル（フォームと経路）ごとにフォームの入力内容を自動出力することが可能です。管理台帳や分析用データが自動で作成されるため、管理業務や分析業務を効率化でき、転記ミスも防止できます。
設定方法
  • ① SharePointサイトの設定を行います。
  • ② Gluegent FlowでSharePoint認可を実行します。
  • ③ SharePointサイト上にExcelファイルを作成します。
  • ③ 各モデルの指定した経路ごとに、► Excelとの連携設定 を行います。
Teams と連携して通知を自動化し、業務を停滞させない
中級者向け

Teams と連携して通知を自動化し、業務を停滞させない

Gluegent Flowは「外部システム連携」を活用することで、Teamsに自動で通知を送信することが可能です。
Teamsと連携すれば、確認や承認依頼の自動通知が可能となり、見落としや処理の遅れを防止できます。
設定方法
  • ① Power Automateで設定を行います。
  • ② Gluegent Flowのモデル（申請フォームと経路）編集画面で連携の設定を行います。

上級者向け

申請フォームの項目を定義するマスターデータで、入力ミスをなくし手戻り削減
上級者向け

申請フォームの項目を定義するマスターデータで、入力ミスをなくし手戻り削減

製品コードや拠点ごとの備品貸出など、申請時にコードや正しい名称を手打ち入力するのはミスが発生しがちです。「マスターデータ」を設定しておけば、申請フォーム（モデル）に反映させることができます。反映したデータは、「リスト」や「選択肢」、選択した項目に対し次項目の内容が変わる「親子リスト」などに使用可能です。
設定方法
  • ①ExcelやCSVで、マスターデータを作成します。
    詳しくは クラウドコンシェルジュ の記事を参照ください。
  • ②Gluegent Flow管理者画面にて、マスターデータを使用したいモデル（申請書と経路）を選び、設定します。
  • ★ マスターデータを更新した場合も、Gluegent Flow内の更新アイコンをクリックするだけで反映完了します。
条件分岐を使いこなし、回覧先に迷わないワークフロー運用へ
上級者向け

条件分岐を使いこなし、回覧先に迷わないワークフロー運用へ

決裁金額や申請内容によって、ワークフローの経路を変える条件分岐を行いたい場面は多くあります。条件分岐の設定を使いこなして、申請者が承認依頼先に悩まず、決裁者の差し戻しなどの手間を省くワークフローを作成し効率化しましょう。
► ワークフローの条件分岐

このほかにも、Microsoft 365 （MS365）とGluegent Flow を連携し利用すれば、さまざまな業務効率化を行えます。

クラウド型ワークフローサービス「Gluegent Flow for Microsoft 365」のご案内
  • ＊こちらの記事は、Gluegent Flow Business プランを基に紹介しています。

Case Study

Microsoft 365とGluegent Flowを活用し、紙の申請や稟議書を電子化された成功事例や、全面クラウド化によりDX推進された事例をご紹介します。

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