Google Workspace とGluegent Flowで
業務を効率化しよう

Google Workspace とGluegent Flowを組み合わせれば、業務を省いたり効率化できることがたくさんあります。
Google Workspace とGluegent Flowを活用して、あなたの周辺にある日々の業務を少しずつ省力化・効率化しませんか？

ここでは、Gluegent Flow導入直後の初級者向けから、自社専用プログラムを設計できる上級者向けのテクニックまでをご紹介。
分からない点があってもご安心ください、お客様のご相談やお悩みは、当社のカスタマーサクセスチームがお客様に寄り添い伴走し、業務自動化のステップアップをお手伝いします。

PICK UP

Googleスプレッドシートで必要なデータを自動出力して効率化
初級者向け

Googleスプレッドシートで必要なデータを自動出力して効率化

Gluegent FlowはGoogleスプレッドシートと連携し、モデル（フォームと経路）ごとにフォームの入力内容を自動出力することが可能です。管理台帳や分析用データが自動で作成されるため、管理業務や分析業務を効率化でき、転記ミスも防止できます。
設定方法
  • ①Gluegent Flowで、データの出力先となるスプレッドシートを指定します。
  • ②スプレッドシートに、出力する項目を設定します。

初級者向け

組織の表示順やメンバー並び順を自由に設定して、申請もサクサク
初級者向け

組織の表示順やメンバーの並び順を自由に設定して、申請もサクサク

Google グループは、部署を組織図どおりの並び順にしたりメンバーを役職などの並び順にすることができないため、日本の企業には少し不便です。Gluegent Flowはスプレッドシート（「オーダーシート」と呼びます）で指定すれば、グループやメンバーの表示順を簡単に設定できます。
設定方法
  • ①Gluegent Flowのドメインの設定画面で、「オーダーシート」にメンバー・グループをそれぞれ表示したい順に並べます(詳細 )
    順序を制御したいグループ、メンバーのみで構いません。
  • ②グループキャッシュのタイミング(1日1回または指定した時刻)に更新されます。

中級者向け

Slack IDと連携して自動通知し、業務を停滞させない
中級者向け

Slack IDと連携して自動通知し、業務を停滞させない

Gluegent Flowは、Google Workspace ユーザーIDとSlackメンバーIDを紐づけることで、Slack連携できます。Slackと連携すれば、確認や承認依頼の自動通知が可能です。
設定方法をご紹介します
  • ①まずは、Gluegent Flowオーダーシートで設定します。
    任意の列の1行目に「<SLACK>」と記載し、Google Workspace ユーザーIDに対応するSlackメンバーIDを記入します。
  • ②次に、Slackの連携設定です。
    https://api.slack.com/にて、「App」を作成し、「Incoming Webhook」を設定します。
    詳しくはSlackのヘルプセンター 　または、クラウドコンシェルジュ をご参照ください。
  • ③最後に、Gluegent Flow管理者画面「ドメインの設定＞Slackの連携設定」にて該当のURLを記入し、「Slackと連携」のボタンを押せば設定完了です。
  • ★ Google Workspace 環境で、Gmailと共にSlackへの自動通知も行え、見逃し・見忘れ防止を実現できます。

上級者向け

申請フォームの項目を定義するマスターデータで、入力ミスを無くし生産性UPへ
上級者向け

申請フォームの項目を定義するマスターデータで、入力ミスを無くし生産性UPへ

製品コードや拠点ごとの備品貸出など、申請時にコードや正しい名称を手打ち入力するのはミスが発生しがちです。「マスターデータ」を設定しておけば、申請フォーム（モデル）に反映させることができます。反映したデータは、「リスト」や「選択肢」、選択した項目に対し次項目の内容が変わる「親子リスト」などに使用可能です。
設定方法
  • ①スプレッドシートで、選択肢として提示させたいリストで利用するマスターデータを作成します。
    詳しくはクラウドコンシェルジュ の記事を参照ください。
  • ②Gluegent Flow管理者画面にて、マスターデータを使用したいモデル（申請書と経路）を選び、設定します。
  • ★ マスターデータを更新した場合も、Gluegent Flow内の更新アイコンをクリックするだけで反映完了します。
保管ファイルへのラベル付与で、書類管理をしっかり＆楽に
上級者向け

保管ファイルへのラベル付与で、書類管理をしっかり＆楽に

契約書や請求書などの書類は、法的な観点から一定のルールに基づく保管・管理が必要なものもあります。保管場所やファイル名の決まりをその都度確認して手作業で保管するのは手間もかかり、ミスにもつながります。「ドライブラベル付与」の自動処理を設定しておけば、決裁された書類を指定したドライブに、ラベルを付与して自動で保管する事が出来ます。
設定方法
  • ①Google Workspace の管理者画面でラベルを作成します(詳細 )
  • ②Gluegent Flowにラベルを登録します。
  • ③申請フォーム(モデル)で、ラベル付与設定を行います。
  • ★ 電子帳簿保存法にも対応する場合は、データ保存要件を満たすためのGoogle Workspace 設定マニュアルを必ずご確認の上、運用をお願いいたします。
    詳しくはクラウドコンシェルジュ の記事をご確認ください。
条件分岐を使いこなし、回覧先に迷わないワークフロー運用へ
上級者向け

条件分岐を使いこなし、回覧先に迷わないワークフロー運用へ

決裁金額や申請内容によって、ワークフローの経路を変える条件分岐を行いたい場面は多くあります。条件分岐の設定を使いこなして、申請者が承認依頼先に悩まず、決裁者の差し戻しなどの手間を省くワークフローを作成し効率化しましょう。
► ワークフローの条件分岐

このほかにも、Google Workspace とGluegent Flow を連携し利用すれば、様々な業務効率化を行えます。

クラウド型ワークフローサービス「Gluegent Flow for Microsoft 365」のご案内
  • ＊こちらの記事は、Gluegent Flow Business プランを基に紹介しています。

Case Study

Google Workspace とGluegent Flowを活用し、紙の申請や稟議書を電子化された成功事例や、全面クラウド化によりDX推進された事例をご紹介します。

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失敗ケースに学ぶ、導入前に確認すべき２つの要件