Gluegent Flow

Google WorkspaceとGluegent Flowで
業務を効率化しよう

Google WorkspaceとGluegent Flowを組み合わせれば、業務を省いたり効率化できることがたくさんあります。
Google WorkspaceとGluegent Flowを活用して、あなたの周辺にある日々の業務を少しずつ省力化・効率化しませんか?

ここでは、Gluegent Flow導入直後の初級者向けから、自社専用プログラムを設計できる上級者向けのテクニックまでをご紹介。
分からない点があってもご安心ください、お客様のご相談やお悩みは、当社のカスタマーサクセスチームがお客様に寄り添い伴走し、業務自動化のステップアップをお手伝いします。

PICK UP

初級者向け

Googleグループで組織改編時の業務を省力化

Gluegent Flowは、Google グループで作成した組織階層を活用し、企業の組織階層を把握できるようになっています。
設定方法をご紹介します
  • まずはGoogle グループを設定しましょう。
    (詳細は Google公式の管理者ヘルプ記事 を参照ください)
    • 1.Google の管理コンソールまたはGoogle グループで各グループを作成します。
    • 2.各グループの上下関係を持たせ、組織階層を作りましょう。
    • 3.その後、各グループに紐づくユーザー(従業員)をメンバーとして登録します。
  • 続いてGluegent Flowの設定です。
    Googleグループの作成済み組織階層を、Gluegent Flow管理者画面「ルートグループ」にて選び、設定完了です。
  • 組織改編や変更時も、Googleグループのみ変更すればOK、Gluegent Flowは同期しており自動更新されます。

初級者向け

初級者向け

組織の表示順やメンバー並び順を自由に設定して、申請もサクサク

Google グループは、部署を組織図どおりの並び順にしたりメンバーを役職などの並び順にすることができないため、日本の企業には少し不便です。Gluegent Flowはスプレッドシート(「オーダーシート」と呼びます)でグループの表示順を簡単に設定できます。
  • 対象は、順序を制御したいメンバーのみで構いません
  • シートに登録されていないメンバーは、名前のunicode順に並びます
設定方法をご紹介します
  • Gluegent Flowオーダーシートで設定しましょう。
    • 1.「Member」シートに、ユーザー情報(メールアドレス、氏名)を入力します。
    • 2.「Group」シートにグループ情報(グループのメールアドレス、名前)を入力します。
  • 上記で設定完了です。
  • Google WorkspaceとGluegentオーダーシートを利用すれば、昇進降格、入退社員などのメンバーおよび表示順変更もクイックに反映できます。

中級者向け

中級者向け

Slack IDと連携して自動通知し、業務を停滞させない

Gluegent Flowは、Google Workspace ユーザーIDとSlackメンバーIDを紐づけることで、Slack連携できます。Slackと連携すれば、確認や承認依頼の自動通知が可能です。
設定方法をご紹介します
  • まずは、Gluegent Flowオーダーシートで設定します。
    任意の列の1行目に「<SLACK>」と記載し、Google Workspace ユーザーIDに対応するSlackメンバーIDを記入します。
  • 次に、Slackの連携設定です。
    https://api.slack.com/にて、「App」を作成し、「Incoming Webhook」を設定します。
    詳しくはSlackのヘルプセンター  または、クラウドコンシェルジュ をご参照ください。
  • 最後に、Gluegent Flow管理者画面「ドメインの設定>Slackの連携設定」にて該当のURLを記入し、「Slackと連携」のボタンを押せば設定完了です。
  • Google Workspace環境で、Gmailと共にSlackへの自動通知も行え、見逃し・見忘れ防止を実現できます。

上級者向け

上級者向け

申請フォームの項目を定義するマスターデータで、入力ミスを無くし生産性UPへ

製品コードや拠点ごとの備品貸出など、申請時にコードや正しい名称を手打ち入力するのはミスが発生しがちです。「マスターデータ」を設定しておけば、申請フォーム(モデル)に反映させることができます。反映したデータは、「リスト」や「選択肢」、選択した項目に対し次項目の内容が変わる「親子リスト」などに使用可能です。
設定方法をご紹介します
  • まずは、マスターデータを作成しましょう。
    スプレッドシートで、申請フォーム内の項目となる、選択肢を記入します。
    詳しくはクラウドコンシェルジュ の記事を参照ください。
  • 次に、Gluegent Flow管理者画面にて、マスターデータを使用したいモデル(申請書と経路)を選び、設定します。
  • マスターデータを更新した場合も、Gluegent Flow内の更新アイコンをクリックするだけで反映完了します。
このほかにも、業務を効率化する方法をご紹介しています。
Gluegent Flow 導入をご検討の方は、以下もご覧ください。