お悩み別ユースケース

部署で書類や申請フローがバラバラ、もっと整理したい

Gluegent Flow（グルージェントフロー）を用いて悩みを解決した事例をご紹介します。
部署ごとに書類や申請フローがバラバラで困っている方、日々の社内業務をシンプルに統制していきたい方は、ぜひご覧ください。

　目次

事例1：IPO準備のための社内ガバナンス強化

事例2：業務フローの管理/運用をシンプルに

事例3：入力負荷や入力ミスを削減

企業規模：中

事例1：IPO準備に向け、稟議申請業務の整備と履歴データ保管を実現。社内ガバナンス強化に成功！

Before
  • ①紙で申請/稟議を行っており、証跡が適切に残せていなかった
  • ②IPO準備のため、商取引に関する申請・稟議を整理し、確実な履歴を残す必要が出てきた
  • ③新規取引に関する反社チェックや与信審査などを適切に行えておらず、対応が必要だった
After
  • ①何十種もの紙の申請/稟議書の電子化に成功。いつでも、どこでも申請/稟議に関する業務を行えるようになった
  • ②商取引に関する「いつ、だれが、どんな内容で、何をした」という稟議データや履歴を適切に残し、IPO準備のための社内環境を整備できた
  • ③導入をきっかけに、社内規程を全般的に整備。Gluegent Flow の利用を徹底することで、社内ガバナンス強化につながった

実際の活用例

  • IPO準備をきっかけに、社内整備が急務に！稟議申請フローを可視化しデータ蓄積できるGluegent Flowが役立った
  • 新規取引に関する社内規程が未整備だった！ 反社チェック、与信審査、口座開設など、Gluegent Flowと共に社内規程も整備した
  • 商取引に関するモデルには、経路の最後に「監査法人」を追加。透明性高く経営すると共に、監査対応の手間を軽減した
企業規模：中

事例2：数多くの承認ツールを統一し、業務フローの管理/運用をシンプルにすることに成功！

Before
  • ①様々な稟議書を全てExcelで利用していたが、種類やバージョンが増え、管理も運用も煩雑になり困っていた
  • ②今までのオンプレ環境では対応できない要望が高まり課題が増え、対応に困っていた
  • ③複数のシステムを利用しており、業務が複雑化し属人化していた
After
  • ①Excelの稟議書を全て電子化。Gluegent Flowに統一したことで、シンプルに管理/運用できるようになった
  • ②稟議書を電子化でき、リモートワークを実現。外出先から承認できるだけでなく、誰が何を行ったのかの履歴一覧も可視化できるため、ガバナンス管理に役立った
  • ③Gluegent Flowに業務フローを一本化することで、業務フローの可視化と履歴記録を実現。複雑化やサイロ化の防止につながった

実際の活用例

  • 稟議書申請以外に使用していた電子申請もGluegent Flowに統一することによって、承認経路の整理まで実現できた
  • クラウド版を導入する際、必要な機能追加などで高額になりがちだが、Gluegent Flowならシンプルで必要な機能が揃い、安価で内部統制ができる機能が標準で揃っている
  • 頻繁に活用しているクラウドサービスの発行申請や、サーバールームの入出申請などをクラウドサービスに移行し、工数削減に繋がった
企業規模：大

事例3：条件による経路自動設定やマスターデータ活用により入力負荷や入力ミスを削減。全社的にガバナンスの強化も実現！

Before
  • ①承認依頼・決裁通知はメールのみで、見逃しや見過ごしが多かった
  • ②稟議規程が細かく、申請者が承認の実担当者を調べるのが手間だった
  • ③毎回スプレッドシートから項目データを読み込む必要があり、データが重く時間がかかっていた
After
  • ①API連携を活用してGoogle+で通知。対応漏れや処理遅延の減少につながった
  • ②入力条件によって経路の担当者が動的に設定されるように、管理側で対応。申請者の検索負荷と設定ミスを大幅に削減できた
  • ③Gluegent Flowにマスターデータとして登録する機能を追加。読み込み負荷の軽減や、データの一元管理と整合性の保持につながった

実際の活用例

  • 処理内容だけでなく経路や担当、処理日時も含むログ詳細データを出力して業務を分析し、業務改善に活用している
  • 各国に分散している拠点で、起案者側の入力負荷を下げ、処理の統一化を実現してガバナンスを強化できた

未整理の紙で行っていた業務を電子化したことで、シンプルに統一され、働き方の変化にもつながっています。一度に全てを電子化する必要はなく、必要な業務からはじめるのもおすすめです。ご検討の際は、ぜひご相談ください。