お悩み別ユースケース

紙/Excel/メールでの業務をシステム化したい

Gluegent Flow（グルージェントフロー）を用いて悩みを解決した事例をご紹介します。
紙の申請書を回覧したり、Excelの申請書をメールに添付したりして稟議に時間がかかり困っている方、稟議書などの文書管理に苦労されている方は、ぜひご覧ください。

　目次

事例1：稟議書データの添付回送でシンプルに電子化

事例2：自動処理の活用でシームレスな業務フローを実現

事例3：法務視点での内部統制の強化

企業規模：中

事例1：従来の稟議書データを添付し回覧する方法で、簡易かつスムーズに電子化を実現。稟議申請業務時間を大幅削減！

Before
  • ①紙の稟議書で回しており、社内便利用も含め、決裁が降りるまで約1週間かかっていた
  • ②オフィス移転でフリーアドレス制に。上司の固定デスクが無い＝稟議書の置き場が無くなり困っていた
  • ③高い年齢層の社員が多く、社員がワークフローシステムを使えるか心配だった。
After
  • ①導入後は遅くとも2、3日。早いものだと朝申請したものがその日のうちに承認/決裁が降り、稟議申請業務時間を大幅に削減できた
  • ②移行の混乱を最小限にするため、ファイル添付の機能を活用し、既存の稟議書を添付して回覧。フリーアドレス環境でも対応できた
  • ③ユーザフレンドリーなUIのため、年齢層が高い社員も直感的に操作でき、社内利用が進んだ

実際の活用例

  • 紙とGluegent Flowの並行運用の移行期間を約2ヶ月設定。社員の利用推進と定着を図り、スムーズな移行を実現した
  • カスタマーサクセスのサポートもあり、担当者一人で初期設定（モデル約40種作成など）を行えた
  • 差し戻しの際にコメントを入力することによって、決裁のルール・注意点が明確化でき、稟議決裁のナレッジが蓄積できるようになった
企業規模：小

事例2：取引先とのやりとりや請求処理を電子化。データ自動出力で外部サービスと連携し、シームレスな業務フローを実現！

Before
  • ①発注内容や顧客データをExcelでメール添付して、取引先とやりとりしており煩雑だった
  • ②Excelの請求書で、各項目をすべて手作業で転記しながら作成しており、手間が多く転記ミスもあった
  • ③取引先から受領した請求データを手動で会計システムにインポートする必要があり、手間と時間がかかっていた
After
  • ①グループウェアのアカウントを取引先にも割り振り、Gluegent Flowで案件を管理し進捗状況を共有して可視化。Excelのメール添付も不要になった
  • ②案件起票時にフォームで入力し、その項目を活用して請求書をPDFで作成するフローに変更。転記ミスや入力漏れを防ぎ、転記の負荷削減にも成功
  • ③承認された見積もりや発注データを自動処理でスプレッドシートへ行追加し、出力したデータを会計システムへ連携。手作業の負荷と工数削減を実現

実際の活用例

  • 煩雑なメールのやりとりが減り、システム上での情報の一元化と可視化を実現し、処理の証跡も確保。分散拠点間でのコミュニケーションが楽になった
  • Excelや手作業で処理していたものを電子化し、転記などの二度手間をなくして処理をシンプルに。システム上の項目利用で入力ミスや入力漏れが減少
  • 自動処理を活用することで、別システムとの連携の手間を軽くし、一連の業務プロセスをシームレスにつなげられるようになった
企業規模：小

事例3：承認のプロセスと結果を可視化。法務の視点からも内部統制に必要な業務フローを実現！

Before
  • ①既存システムの検索性が悪いうえに入力制御も乏しく、検討過程の履歴が残せなかった
  • ②法務の観点から、もっと適切に意思決定プロセスに関わる業務を可視化する必要があった
  • ③ガバナンス強化と生産性向上、両方を推し進める必要があった
After
  • ①課題を解決する機能が全て揃っており、特にフレキシブルな検索性が使いやすく、費用も安価
  • ②クラウド上でエビデンスを一元化管理し、決裁履歴を可視化することができるようになり内部統制を実現した
  • ③グループウェアのアカウントと同期することで、運用が楽になりセキュリティも向上。組織変更時もグループウェアのアカウントのみをアップデートするだけのため、誤操作のリスクも最低限に抑えられるようになった

実際の活用例

  • 過去データが検索でき、承認のプロセスと結果を可視化。決裁後の必要な業務フローまで組み込み、フィードバックの抜け漏れなどを少なくすることができた
  • 内部統制を進める上で、ワークフローによる整備は最も簡易で効果的。基幹システムや電子契約システムなど、外部システム連携を進めれば業務効率化も見込める
  • 人手による誤入力、誤操作等の人的ミスによるリスクをできる限り回避し、業務フローを最適化。ガバナンス強化やセキュリティ向上に、ワークフローの導入は有効だった

多種多様な業務の情報をシンプルに統一した事で、法務や情報システム部などさまざまな部との連携までも強化され、社内の業務効率化としても大いに役立っています。ご検討の際は、ぜひご相談ください。