Excelと連携するクラウドワークフローで業務を自動化・省力化
クラウドワークフロー「Gluegent Flow」（グルージェントフロー）は、Excelと連携し、申請・承認された内容を自動でExcelに出力したり、Excelで作成されたデータをワークフローに取り込んだりすることができ、さまざまな業務を自動化・省力化できます。転記が不要になるため、手間の削減やミスの撲滅を実現。ルーティン業務での活用例をご紹介します。
Gluegent Flow と Excel の連携イメージ
Gluegent Flowは、社内稟議や申請で使えるクラウドワークフローシステムです。単体で使用することでも業務の電子化や効率化が図れますが、Excelと連携することで多くの情報を活用でき、業務を自動化することが可能となります。
Gluegnet Flow と Excel の連携でできることは以下のとおりです。
- ①Excelのマスターデータをワークフローの申請項目として活用
- ②ワークフローの申請データをExcel に自動出力
- ③Excel のデータをCSVに変換し一括または追記ダウンロード／アップロード
①Excelのマスターデータを Gluegent Flow の申請項目として活用
製品コードや拠点ごとの備品貸し出しなどのデータをExcelでまとめ、Gluegent Flowに「マスターデータ」として設定することで、申請フォームに自動入力することができます。申請時に正確なコードや名称を手打ちする手間を解消し、入力ミスも未然に防ぐことが可能です。
ワークフローの入力フォームでマスターデータを活用する方法
②ワークフローの申請データを Excel に自動出力
Gluegent Flow から Excel に出力できるデータは、経路や入力フォームの情報です。Excel に出力する項目をあらかじめ設定し、出力するタイミング（経路）を設定すれば自動でデータが転記されるようになります。
ワークフローと Excel 連携の活用例
上記のように、ワークフローシステムをExcelと連携しデータ出力を自動化すれば、必要なリストや一覧表が自動生成され、後工程の業務に活用することができます。さまざまな活用例をご紹介します。
店舗の発注処理
小売店や飲食店などでは、定期的に発注処理が発生します。各店舗ごとにGluegent Flow で発注のワークフローを申請し承認されたら、Excel で発注内容を一覧化して処理できます。発注処理や在庫管理のレポートに活用することも可能です。
口座振込データ作成
社員の申請データをExcelに集約し、Gluegent Bridgeやマクロを使用して別のデータに変換することで、次の業務プロセスにスムーズに連携できます。
ヘルプデスクへの問い合わせ
社内のシステムヘルプデスクの問い合わせ受付に利用できます。窓口を一本化すれば、傾向の把握・分析に活用でき、マニュアル整備や改善対策に活用できます。
お弁当の注文
職場の毎日の弁当注文などのとりまとめに利用できます。利用者の注文申請をGluegent Flowで行えば自動で一覧化できます。担当者はその一覧を利用して店舗へまとめて注文できます。
休暇申請
社員の休暇申請にGluegent Flowを利用できます。作成されたリストは有給休暇消化状況の確認や、給与反映の基礎資料に活用できます。
Excelで作成した申請書や稟議書をそのままワークフローシステムにも使える
Gluegent Flowの申請フォームは、Excelで作成したテンプレートをコピー＆ペーストして簡単に作成することも可能です。見た目を変えずに電子化できるので、ユーザーの抵抗も少なく導入することができます。
Case Study
Microsoft 365 とGluegent Flowを活用し、紙の申請や稟議書を電子化された成功事例や、全面クラウド化によりDX推進された事例をご紹介します。
