Excelテンプレートの稟議書や申請書をワークフローシステムに反映させる方法

Excelテンプレートの稟議書や申請書を
ワークフローシステムに反映させる方法

Gluegent Flow（グルージェントフロー）は、ExcelやWordで作成した稟議書や申請書類のテンプレートを、見ためそっくりにワークフローシステムに反映することが可能です。難しいコーディングは必要ないため、情報システム部門の方でなくても簡単に作成できます。この記事では、Excelテンプレートを例にしてフォームを作成する方法をご紹介します。

Excelで作成したテンプレートと、Gluegent Flowに反映したフォームの比較

まずは、どんな見た目になるのか比べてみてください。

ほとんど見た目に違いがなく再現できていることがわかります。このフォームを活用できれば、エンドユーザーは迷うことなく紙での運用からワークフローシステムに移行できるのではないでしょうか。

ExcelテンプレートをGluegent Flowに反映する方法

使用する機能は「HTMLレイアウトエディター」です。では、さっそくご説明しましょう。

１．新規作成画面からHTMLレイアウトエディターを開く

Gluegent Flowでは、入力するフォームと経路のセットを「モデル」と呼びます。
入力フォームの作成は「モデル一覧」から「新規作成」を選びます。

「入力フォーム」を選択し、「フォームレイアウト」から「HTMLレイアウトエディター」を選択します。

２．HTMLレイアウトエディターにテンプレートを貼り付ける

HTMLレイアウトエディター画面が開きます。ご利用中のExcelテンプレートを余白を含めてコピーし、HTMLレイアウトエディターにペーストします。

入力欄の幅や色もそのままで、Gluegent Flowに反映できました。この段階では、HTMLレイアウトエディター上のテンプレート（「入力フォーム」と呼びます）には何も入力できません。次に、各項目の設定を行います。

３．入力フォームの項目をGluegent Flowに反映させる

ここでは、どんな情報が入力できるかの定義を行います。日付や数字のデータは、人によって入力の方法（西暦2桁か4桁か、全角か半角か、など）が異なるとデータとして扱いにくいですよね。従って、自由な入力をさせたくない場合は入力データの決まり（定義）を設定します。

まずは「申請日」を設定してみましょう。

データのタイプを選択し、名前を入力します。ここでは「日付」を選択しましたが、テキストやリスト、数値や関数などさまざまなタイプから選択できます。

もっと詳しく
モデル編集入力フォームのタイプの説明

次に、名前で入力した名称を「${申請日}」のように記号’$’とカッコ’{ }’で囲み、以下のようにHTMLレイアウトエディターの入力フォームに貼り付けます。

Gluegent Flowではこの「${●●}」をプレースホルダーと呼びます。HTMLレイアウトエディターの入力フォームにプレースホルダーを置くことで、Gluegent Flowに入力した内容が表示されます。

４．プレビューで確認する

きちんと反映されるか、プレビューで見てみましょう。このときに、入力欄が小さかったり左寄せ・右寄せを変えたい場合は調整します。

Excelを活用したフォーム作成は以上です。
この後、経路を設定すればモデルが完成し、運用できるようになります。

今回は、申請日を除く項目はすべて手打ちの設定としましたが、社内規程に合わせた管理番号の自動付与や、入力者の所属部署・氏名を自動で入力させる方法も可能です。
詳細な設定方法はGluegent Flowを導入いただく際にご案内しますので、ケースに合わせてご活用ください。

ワークフローシステムでExcelのテンプレートを活用するメリット

ここまでExcelのテンプレートをGluegent Flowで活用する方法をお伝えしてきました。改めて、Excelのテンプレートを活用するメリットをご紹介します。

見た目が変わらず利用者の抵抗が少ない

ワークフローシステムが社内に定着しないことの理由の1つとして、テンプレートの見た目が変わりすぎて使いにくい印象をもってしまうことが挙げられます。

Gluegent Flowは、これまで利用していたExcelのテンプレートをほぼそのまま活用できるため、導入時に利用者が迷う原因を減らすことができます。管理者側から見ると、利用者からの問い合わせを少なくできるというメリットもありますね。

フォームを作成する工数を減らせる

システム管理者としては、Excelをコピペした状態でフォーム作成を始めることができます。そのため、項目ごとに幅や文字数、条件を調整する工数を大幅に減らすことができます。

Gluegent Flowはシステム管理者でなくても、権限を与えればモデル（フォームと経路）を作成することが可能です。ノーコードでフォーム作成ができるため、情報システム部門の方でなくても簡単に作成することができます。

印影を作成できる

申請フォームを紙のレイアウトをそのまま反映して運用する場合、「ハンコは押せるのか」という意見もよく聞かれます。ハンコがないとどうも正式な書類っぽくないという不安があるようです。

ワークフローシステムは、誰がその書類を確認したかはハンコがなくても把握できるため、本来ハンコは必要ありません。
しかしながら、できるだけ現状の運用に近づけたい場合、Gluegent Flowはプレースホルダーを使って押印したようなイメージを作ることができます！

左がプレースホルダー、右が出力されたイメージです。

Excel以外のテンプレートも活用できるGluegent Flow

今回は、ExcelテンプレートをHTMLレイアウトエディターに反映させる方法をご紹介しましたが、Excel以外のテンプレートも活用できます。Gluegent FlowのHTMLレイアウトエディターは、WordやPDFも反映することができ、作成方法はExcelと同じです。
ただし、WordやPDFのテンプレートはコピー＆ペーストした場合にレイアウト崩れが起きる可能性が高いです。その場合はプレビューを確認しながら、HTMLレイアウトエディターで幅や罫線の調整を行っていただければ問題ありません。

Gluegent Flowは、お使いのグループウェアによって以下の3つのエディションからお選びいただけますが、どのエディションでもHTMLレイアウトエディターのご利用は可能です。

Gluegent Flowのエディション

Microsoft 365と相性の良いGluegent Flow

Gluegent Flowは、ExcelやWordのテンプレートをフォームとして活用する以外にもMicrosoft 365と強力に連携します。

Microsoft 365（Azure AD）で作成した組織情報をそのままGluegent Flowに反映できるため、アカウント管理をグループウェアと別で行う必要がありません。
また、SherePoint や Power Appsを活用して、Gluegent Flowに入力したデータを出力したり、添付ファイルを指定した場所に自動で保管することも可能です。

詳しくはこちらをご覧ください。

フォーム作成Excelテンプレート活用