Google Workspace と グルージェントフロー で
解決するワークフローの運用課題
クラウドワークフローシステムの グルージェントフロー（Gluegent Flow）は、Google Workspace と連携することで、さらに Google Workspace を便利に活用することができます。
Google Workspace と連携するワークフローの導入メリット
グルージェントフロー を Google Workspace でご利用になる場合、これらの機能が利用可能です。
ユーザアカウントの管理が煩雑
- ワークフローシステムにはユーザアカウントが必要ですが、アカウントやパスワードを新しく作成すると、システム管理者の手間がかかります。
- 導入時のみならず稼働後も、複数のシステムのアカウントを並行して管理することになり、メンテナンス漏れやミスの原因になります。
- また、システムごとに異なるユーザアカウントやパスワードを管理するのは、社員にとっても面倒です。
Google Workspace アカウント 連携
- グルージェントフロー なら、Google Workspace のユーザアカウントをそのまま利用できます。アカウントの新規作成や設定は不要です。システム管理者に負担をかけることなく、運用をスタートできます。
- また、グルージェントフロー を起動するためにいちいちログイン操作をする必要はありません。アイコンをクリックするだけで、スムーズにワークフロー画面に遷移できます。
- IDやパスワードを何度も入力しないので、ストレスフリーで効率的に業務できます。
承認ルートの設定が面倒
- ワークフローの承認者は役職に紐づくことが多く、組織階層のメンテナンスが不可欠です。
- 組織階層をシステムごとに管理している場合、追加や変更が大変です。
Google グループから組織階層を取得
- グルージェントフロー なら、ワークフローに必要な組織階層データをGoogleグループから取得できます。
- 異動や組織変更があったときにも、Googleグループの組織階層をメンテナンスしておけば、グルージェントフロー にも自動的に反映されます。
- さらに、組織やメールアドレスの並び順、内線番号など、追加で必要な項目をスプレッドシートで定義することも可能です。承認ルートの面倒な設定が不要で、メンテナンスの手間も大幅に減らせます。
申請データの活用が困難
- ワークフローには企業活動に欠かせない申請・承認の結果が蓄積されるので、データ化すれば、さまざまな形で活用できます。
- しかし、データを抽出するためにシステム部門に依頼する手続きが煩雑だったり、そもそもそうした発想がなかったりして、実際には利用できていない企業がほとんどです。
Google スプレッドシートへの書き出し
- グルージェントフロー なら、ワークフローの申請内容をGoogleスプレッドシートに直接書き出すことができます。これにより、グルージェントフロー で処理した内容を、データとして手軽に活用できます。
- たとえば、購買申請だけをGoogleスプレッドシートに出力し、伝票と突き合わせてチェックしたり、部門ごとに集計したりと、ニーズに応じていろいろな使い方が可能です。
Google Workspace と グルージェントフロー で、あれもこれも自動化可能！
マルチドメイン環境でのワークフロー運用を効率化
企業内で、複数のドメインが使われていることはしばしばあります。同じ社員にブランドごとに複数のドメインが付与されているケースや、部門や支社によって異なるドメインを使っているケースなどです。Google Workspace の魅力のひとつは、こうした複数のドメインを統合して管理できることです。
ところが、ワークフローシステム側がマルチドメインに対応していないと、ドメインの異なる部門間、支社間でのワークフローが実現できません。ドメインごとにユーザアカウントを設定することになり、環境構築や、管理が煩雑になります。
グルージェントフロー のように、Google Workspace のマルチドメイン環境に対応できるクラウド型ワークフローを選択すれば、利用している環境を変えることなく、ワークフローの導入が可能です。
また、ワークフローの経路に、関連会社など社外の関係者を交えたいというニーズをお持ちの場合にも最適です。Google Workspace のマルチドメイン環境に追加するだけで、簡単にワークフローの対象に含めることができるからです。関連会社との連絡が グルージェントフロー だけで完結できるので、業務効率の向上が期待できます。
また、自動的にメールを送信する、Google ドキュメントを自動的に作成する、自動的にGoogle サイトに投稿するなどの強力な自動処理、ドキュメント連携など、様々な連携機能を備えた グルージェントフロー ならば、今まで以上にワークフローを効率化することができるでしょう。
Case Study
Google Workspace と グルージェントフロー を活用し、紙の申請や稟議書を電子化された成功事例や、全面クラウド化によりDX推進された事例をご紹介します。
