ワークフローと Google Workspace を連携して活用する
クラウドワークフローのGluegent Flowなら、導入が簡単で便利！ここでは、誰でもすぐに使いこなせる Gluegent FlowをGoogle Workspaceでどのように活用できるかご紹介します。
Gluegent Flow と Google Workspace をつなげてできること
ワークフローシステムを導入する場合、よく課題になるのが以下の点です。
基本的な機能に加えて、Google Workspace でご利用になる場合、これらの機能が利用可能です。
ユーザアカウントの管理が煩雑
ワークフローシステムにはユーザアカウントが必要ですが、アカウントやパスワードを新しく作成すると、システム管理者の手間がかかります。導入時のみならず稼働後も、複数のシステムのアカウントを並行して管理することになり、メンテナンス漏れやミスの原因になります。また、システムごとに異なるユーザアカウントやパスワードを管理するのは、社員にとっても面倒です。
Google Workspaceアカウント連携
Gluegent Flow なら、Google Workspaceのユーザアカウントをそのまま利用できます。アカウントの新規作成や設定は不要です。システム管理者に負担をかけることなく、運用をスタートできます。また、Gluegent Flowを起動するためにいちいちログイン操作をする必要はありません。アイコンをクリックするだけで、スムーズにワークフロー画面に遷移できます。IDやパスワードを何度も入力しないので、ストレスフリーで効率的に業務できます。
承認ルートの設定が面倒
たとえば、ワークフローの一次承認が「課長」、二次承認が「部長」になるケースでは、ユーザの所属先によって承認者が決まります。そのため、ワークフローシステムの中には、役職者を判断するための組織階層のデータを持つ必要があります。しかし、組織階層をシステムごとに管理していると、追加や変更が大変です。特に、期末など異動のシーズンや、組織変更があったときに、システム管理者に大きな負荷がかかります。
Google グループから組織階層を取得
Gluegent Flow なら、ワークフローに必要な組織階層データをGoogleグループから取得できます。異動や組織変更があったときにも、Googleグループの組織階層をメンテナンスしておけば、Gluegent Flowにも自動的に反映されます。承認ルートの面倒な設定が不要で、メンテナンスの手間も大幅に減らせます。
申請データの活用が困難
ワークフローには企業活動に欠かせない申請・承認の結果が蓄積されるので、データ化すれば、さまざまな形で活用できます。しかし、データを抽出するためにシステム部門に依頼する手続きが煩雑だったり、そもそもそうした発想がなかったりして、実際には利用できていない企業がほとんどです。
Google スプレッドシートへの書き出し
Gluegent Flow なら、ワークフローの申請内容をGoogleスプレッドシートに直接書き出すことができます。これにより、Gluegent Flowで処理した内容を、データとして手軽に活用できます。たとえば、購買申請だけをGoogleスプレッドシートに出力し、伝票と突き合わせてチェックしたり、部門ごとに集計したりと、ニーズに応じていろいろな使い方が可能です。システム部門に依頼する手間やタイムラグがなく、ワークフローのデータを簡単に活用できるのは、Google Workspaceと連携できるGluegent Flowならではの大きなメリットです。
マルチドメイン環境でも利用できるGluegent Flow
企業内で、複数のドメインが使われていることはしばしばあります。同じ社員にブランドごとに複数のドメインが付与されているケースや、部門や支社によって異なるドメインを使っているケースなどです。Google Workspaceの魅力のひとつは、こうした複数のドメインを統合して管理できることです。
ところが、ワークフローシステム側がマルチドメインに対応していないと、ドメインの異なる部門間、支社間でのワークフローが実現できません。ドメインごとにユーザアカウントを設定することになり、環境構築や、管理が煩雑になります。
Gluegent Flowのように、Google Workspaceのマルチドメイン環境に対応できるクラウド型ワークフローを選択すれば、利用している環境を変えることなく、ワークフローの導入が可能です。
また、ワークフローの経路に、関連会社など社外の関係者を交えたいというニーズをお持ちの場合にも最適です。Google Workspaceのマルチドメイン環境に追加するだけで、簡単にワークフローの対象に含めることができるからです。関連会社との連絡がGluegent Flowだけで完結できるので、業務効率の向上が期待できます。
また、自動的にメールを送信する、Google ドキュメントを自動的に作成する、自動的にGoogle サイトに投稿するなどの強力な自動処理、ドキュメント連携など、様々な連携機能を備えたGluegent Flowならば、今まで以上にワークフローを効率化することができるでしょう。