Microsoft 365 ✕ クラウドワークフローの活用
Microsoft 365 とクラウドワークフローの Gluegent Flow を連携することで、Microsoft 365 だけではできないさまざまな活用方法が広がります。自動化ツールの Power Automate と連携すれば、さらに便利に。どのような活用ができるか、ご紹介します。
Microsoft 365 でワークフローを利用する
Microsoft 365 でワークフローを利用する場合、標準機能の Power Automate と Gluegent Flow を組み合わせて利用することで、さまざまな業務プロセスの自動処理を実現することができます。
Power Automate とは
Power Automate は、Microsoft 365において複数のサービスを連携し、業務プロセスを予め設定したフローで処理するツールです。マウスを使ってブラウザ上でフローチャートを作成でき、処理のきっかけ（なにが起きた時）と処理の内容（どんな処理を行う）をノーコードで設定し、各種処理を自動化します。利用例１
リスト内に記載の期限がきたら、自動的にメールを送信してアラートを通知する利用例２
毎日決まった時間に、定例的な作業を実施するGluegent Flow から Excel を使って自動的にリストを作成する
クラウドワークフローの Gluegent Flow との連携で、さらに業務の効率化が図れます。ここでは、Gluegent Flow で申請された内容を、One Drive上の Excel に自動的に行追加する利用方法をご紹介します。
＊ 作業前の準備：行追加する Excel を用意する
OneDrive 上に予め Excel を用意します。1行目に出力したい項目を記入して、データ出力用テーブルを作成します。
- Power Apps で連携設定
Power Apps とは、Microsoft が提供する、Web ブラウザ上で簡単に開発できるプラットフォームです。この Power Apps のコンソール上で、連携設定を行います。どのようなデータを受信するのか、そしてデータをどのように Excel に出力するかを設定します。
- Gluegent Flow の自動処理追加の設定
Gluegent Flow のモデル編集画面上で、自動処理の設定を行います。Excel へ出力したい入力フォームを設定した Gluegent Flow のモデルで、自動出力機能によってデータ送信を設定します。
- 申請時にデータ出力
Gluegent Flow の該当モデルから申請を行うと、１で作成した Excel にデータが出力されます。
Power Automate と Gluegent Flow を連携 した活用方法
前項目で説明したように、Power Automate を利用してワークフローとの連携を自動化すれば、必要な一覧を作成することができます。さまざまな活用例をご紹介します。
店舗の発注処理
小売店や飲食店などでは、定期的に発注処理が発生します。各店舗ごとにGluegent Flow で発注のワークフローを申請し承認されたら、Excel で発注内容を一覧化して処理できます。発注処理や在庫管理のレポートに活用することも可能です。
お弁当の注文
職場などでお弁当注文の取りまとめに利用できます。お弁当を注文したいユーザーが Gluegent Flow を利用した注文申請を出し、それを一覧化します。担当者はその一覧を利用して注文を取りまとめ、業者へ注文します。
休暇申請
休暇を取得する社員の確認などに利用できます。Gluegent Flow から休暇申請を出したユーザーを一覧化します。
安否確認
企業の安否確認に利用できます。災害発生時などに、社員が Gluegent Flow で安否の報告を行い、その状況を一覧化して確認します。
資格取得状況の確認
企業などで社員の各種資格取得状況の把握に利用できます。社員がなんらかの資格を取得した際、Gluegent Flow から資格取得届けを提出することで、どの社員がどの資格を取得しているかを一覧化して確認することができます。
社内勉強会の出欠確認
社内で勉強会を開催した場合などの出欠確認に利用できます。各社員が Gluegent Flow で出欠状況を報告すれば、出欠状況を一覧化して確認することができます。
