グルージェントフロー で基幹システムと現場のデータ連携：活用例
企業内の部署間でデータが共有されず、情報が分断される「サイロ化」は、多くの企業が抱える課題です。グルージェントフロー（Gluegent Flow）は、ワークフローを介して部門ごとに分断されたシステムをつなぐ役割を果たし、データの連携・同期を可能にします。
たとえば、実際の活用例では、アカウント情報と備品貸出台帳のデータ連携による転記の自動化、基幹システムの情報と生産や販売情報の連携による最新データの活用、経費精算と会計システムとの連携による支払作業の自動化など、さまざまに活用されています。
申請から承認、データ更新までを一貫して自動化でき、手作業によるミスをなくし、大幅な業務効率化につながるグルージェントフロー 活用例をご紹介します。
管理簿の自動更新とデータ入力の効率化
Microsoft 365 を全社導入しているD社。経費精算や人事管理など、バックオフィス系業務はそれぞれ別のツールを利用しているため、人事異動があった際には情報システム部門が Microsoft 365 グループの情報を、他のバックオフィス系ツールは総務部や人事部が手分けして組織情報を編集・更新している。そのため、人事異動の発表後における、各部のメンテナンス作業は騒乱状態。これが大きな課題となっていた。
解決の方向性として、属性情報を管理しやすいバックオフィスツールへの集約や、Microsoft 365 とアカウント連携できるツールの導入などを議論。あわせて、画面の扱いやすさやシステムの柔軟性などを比較した。
その中で、グルージェントフロー は、指定した時間に最新の Microsoft 365 グループ情報が自動で同期されるため、メンテナンスコストが大幅に削減できることを確認。また、グルージェントフロー が経費精算システムとしても活用できることから、今後の運用コストにおいてもメリットが大きいと考え、導入を決めた。
マスタデータの自動同期・連携
オンプレミス版のグループウェアから、クラウド版のグループウェアへの乗り換えを検討しているE社。運用コストの観点から、別のクラウド型システムも検討しており、Google Workspace を第一に検討していた。
課題としては、長年利用している業務アプリケーションが多く存在し、人事異動の際など各アカウントの更新作業などに課題を感じていたことから、シングルサインオン（SSO）が可能なツールをピックアップ。その他、これまで利用していたオンプレミス版のグループウェアのワークフローは、承認経路の設定において柔軟性に乏しかったため、経路設定が柔軟にできるワークフローツールも広くリサーチ。Google Workspace と連携が可能な グルージェントフロー を見つけ出した。
Google Workspace と グルージェントフロー の組み合わせであれば、Google グループのアカウント情報を グルージェントフロー に同期させることができ、結果としてシングルサインオンによるパスワード管理の負荷低減や、承認者・決裁者の分岐設定も柔軟に定義ができると判断。Google Workspace の導入に続き、グルージェントフロー を導入した。
経理・会計システムとのデータ連携と業務簡素化
年に3回ほど人事異動を発表するF社。全従業員300名のうち、ごく一部の従業員の人事異動とは言え、既存のワークフローツールでは、所属部署と役職者、そこに紐づく従業員の経路設定に関するメンテナンスコストが、非常に高いことが積年の課題であった。
例えば、ある部署では課（課長）が存在しなかったり、また違う部署では承認する部長が複数いたりと、各従業員から見た承認・決裁のルートが複雑であることが、総務部門や情報システム部門の悩みの種であった。
解決策として、役職や役割（ロール）で登録・書き換えができるツールがないかをリサーチ。承認経路において分岐ができる設定など、システムの柔軟性が高いツールも選定の条件として複数のツールをピックアップ。
その中でも、グルージェントフロー は、作成者の所属部署により承認経路上の各担当者（承認者、決裁者、確認者など）が柔軟に設定できるロール設定メニューが分かりやすく、申請書などの起案時に自動で承認者や決裁者が割り当てができることから、これまでのような申請者ごとの経路を一つ一つ設定することなく、経路の設定を効率化できると判断。グルージェントフロー を採用した。
