業務基盤をクラウド化したら、Gluegent Flowを使ってワークフローもクラウドへ

ビジネスの現場でPCを使うのが当たり前になってからずいぶんたちますが、その歴史の中で20年以上も使われ続けてきた製品があります。みなさんも身近に使っている、Microsoft Office製品群です。近年ではクラウド化、サブスクリプション化してMicrosoft 365というサービスに進化しています。Microsoft Exchangeを含めた業務環境のクラウド化を支える有力な候補であり、すでに多くの企業に導入されています。

Microsoft 365にはメールサーバー、チャットや音声、ビデオによるコミュニケーション機能、ポータルサイトにファイル共有、オンラインストレージなど数多くの機能が含まれています。日々の業務を支える機能が勢揃いしていますが、他のサービスを組み合わせて補強することでより業務が円滑になります。その候補のひとつが、クラウド型ワークフローシステムGluegent Flowです。

① Microsoft 365と同じくクラウド型のサービスである

言うまでもないことですが、必要なときに好きな場所で働けるようにするためには、業務に関わるあらゆる仕組みをクラウド化しなければなりません。Microsoft 365を導入してドキュメント管理やメールをクラウド化しても、申請書が紙ベースではワークスタイルに大きな制約を残すことになります。

Microsoft 365にはSharePointという多機能なポータルサイトがあり、時間をかけて作り込めばワークフローの機能を実装することも可能です。しかし開発には専門知識が求められ、難易度も高いのが実態です。SharePointを扱うスキルを持ったエンジニアが社内にいたとしても、開発には多くの時間がかかります。スキルを持ったエンジニアが社内にいなければ、外部に開発やその後のメンテナンスを委託することになります。そのようにコストと時間を投じるより、ワークフローとしてしっかり作り込まれたサービスと組みあわせる方がスマートに短時間でスタートできます。

② Microsoft 365との連携を視野に開発されており、ログイン情報を共有できる

2点目が、クラウド型ワークフローの中でもGluegent Flowを選ぶべき最大のポイントです。Gluegent FlowはMicrosoft 365のようなクラウド型ビジネス基盤を補うものとして開発されています。

Gluegent Flowのログイン情報は、Microsoft 365のユーザー情報と同期するように作られています。システムごとに個別にユーザーを管理する必要がなく、ユーザー情報をMicrosoft 365に集約できます。

③ Microsoft 365と連携して活用する多くの知見がある

3点目も連携機能の延長と言えますが、Microsoft 365と組み合わせた利用実績が多いので、それぞれの機能を活用した活用方法の知見が集まっています。自動化やデータの蓄積などワークフロー単体で利用するよりも便利な使い方を知れば、Microsoft 365の魅力が深まり業務での活用も広がるでしょう。

SharePointを使ったワークフロー開発と違い、Gluegent Flowの設定に専用スキルは不要

上述したポイントを踏まえつつ、導入の難易度をSharePointとGluegent Flowで比較してみましょう。SharePointはポータルサイトに必要な機能を数多く用意しており、ワークフローとして利用する場合にも自由なUI設計や経路設計が可能です。しかし自由度が高すぎるがゆえに、自ら設計して開発するハードルは高いと言えます。極簡単な情報共有サイトであればGUIで作ることができますが、ワークフロー機能を実装しようとすればコードを書く必要も出てきます。

これに対してGluegent Flowは、基本的なワークフローをノーコードで実現します。コードを書いてデザインや動作を制御することもできますが、ほとんどの場合GUIだけで事足りるでしょう。それはGluegent Flowが、ワークフローに特化した機能をあらかじめ実装しているからです。SharePointで作ったワークフローなら、新しい申請画面を作ったり既存の申請画面を修正したりするたびにIT部門に依頼しなければならず、現場の意見を盛り込みにくいものになる恐れがあります。一方、高いITスキルを求めないGluegent Flowなら業務現場の担当者が申請画面や承認経路を作り込み、使いやすいように随時修正することができるのです。

実際にある導入企業では、IT部門が用意したひながたを使って業務部門の担当者が現場で申請画面を作成しています。現場の意見を現場で反映できるので、業務実態に応じた使い勝手のいい申請画面が作れると評価していただいています。

Microsoft 365のユーザー情報を共有してID管理を一元化、さらにユーザー利便性も向上

システムが増えるたびにユーザー管理の手間が増えていっては、時間を取られるだけではなく情報登録のミスを招くことにもつながります。しかしMicrosoft 365と連携して使う場合、Gluegent Flowで個別のID管理は必要ありません。ユーザー情報を同期するので、管理をMicrosoft 365に一元化できます。

さらにアカウント認証連携機能を備えているので、Microsoft 365にログインしていれば再度パスワードなどを入力することなく、シームレスにGluegent Flowを使うことができます。ユーザー側も複数のID、複数のパスワードを管理する手間から解放されます。

同期される情報は個人レベルのユーザー情報だけではありません。Exchange Onlineから組織の階層情報も同期されるので、所属部署の上長を承認者として自動設定するような申請を作ることも可能です。従業員、組織の情報をすべてMicrosoft 365で管理できるので、組織変更や異動にともなうユーザー情報のメンテナンス負担を最小限に抑えることができます。

Microsoft 365の機能を使った連携活用の知見を活かせる

クラウド製品を組みあわせて使う大きなメリットのひとつが、サービス同士の連携でしょう。Gluegent FlowはMicrosoft 365との組み合わせで多く導入されているので、これまでに蓄積された連携活用の知見を活かすことができます。その一部が以下のページで公開されています。Microsoft 365とGluegent Flowを組み合わせてどのような使い方ができるか、その一端を理解していただけると思いますので、興味のある方はご覧ください。

クラウドをビジネス基盤に選ぶなら、採用するサービス同士の連携機能にも期待したいところ。Gluegent Flowは今後もMicrosoft 365との連携機能を開発、実装する予定です。

また、新しい製品を導入することで、覚えることが増えてIT管理の手間が増えると不安を感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、心配ありません。各機能について細かく記述したクラウドコンシェルジュ（サポートサイト）や、利用シーンを想定して具体的な活用方法をお伝えする開発者ブログなど、豊富な情報をWebサイトを通じて提供しています。またカスタマーサクセスチームが導入、利活用に伴走します。それぞれの導入企業が抱える個別の課題を、Gluegent Flowを使って解決するまでの道のりをサポートしていきます。

導入しやすく即戦力として使える、運用開始後もMicrosoft 365にユーザー管理を一元化できる、導入から展開までのサポートも充実しているワークフロー製品、Gluegent FlowをぜひMicrosoft 365とともに選んでください。