ワークフローと Microsoft 365 を連携して活用する
クラウドワークフローのGluegent Flowなら、導入が簡単で効果的に活用することができます。
ここでは、誰でもすぐに使いこなせる Gluegent Flow を
Microsoft 365
でどのように活用できるかご紹介します。
Gluegent Flow と Microsoft 365 をつなげてできること
Gluegent FlowをMicrosoft 365 でご利用になる場合、これらの機能が利用可能です。
ユーザアカウントの設定が負担
ワークフローシステムを導入する際には、ユーザアカウントを新しく設定する必要があります。その作成や設定は、システム管理者の大きな負担になります。また、複数のデータベースを並行して管理しなければならないので、社員の異動や退職があるたびに、メンテナンスの手間がかかります。Microsoft 365アカウント連携
Gluegent Flowなら、Microsoft 365のアカウントがワークフローに自動で連携されます。そのため、改めてユーザアカウントを作成・管理する必要がありません。Microsoft 365 のアカウントだけをメンテナンスすれば良いので、導入や管理の手間が大幅に減らせます。システムごとのログイン認証が面倒
複数のシステムを利用している場合、いちいちログインするのは面倒です。ワークフローシステムを利用するたびに、ユーザIDとパスワードを入力する手間がかかると、効率が落ちてしまいます。また、たくさんのパスワードを管理していると、覚えきれなくなり、使い回しや覚え書きによるセキュリティの低下につながります。アカウント認証連携
Gluegent Flowなら、ログイン認証もMicrosoft 365 と統合されます。Microsoft 365にログインしていれば、アイコンをクリックするだけで、Gluegent Flowに遷移できます。システムの境界を意識することなく、さまざまな業務ができるので、煩わしさは皆無です。管理するパスワードが少なければ、ためらいなく複雑な文字列を設定できるので、セキュリティの堅牢性も上がります。SharePoint はカスタマイズが難しい
Microsoft 365 に付帯するサービスで承認や決裁を行うなら、ワークフローの機能をもつ SharePoint がありますが、基本機能のままだと自社の業務利用に合わない場合、カスタマイズしなければなりません。構築は難易度が高く、専門的な知識が必要です。メンテナンスも考えると、導入や運用の支援を別途発注することになります。Web UI や多数のテンプレートで簡単設定
Gluegent Flow なら、特別なプログラミングなどは必要なく、わかりやすいシンプルな画面で直感的に操作でき、自社の業務に合わせて簡単に設定が完了します。HTMLエディタで実際の紙帳票をイメージしながらフォームを設計したり、印刷レイアウトも自由に設定可能です。様々な業務で利用できる多数のテンプレートがあらかじめ用意されており、最小限の導入コストで業務をスタートできます。また、経路の設定は、個人・グループだけでなく、課長・部長といった肩書を用いて組織ツリーから簡単に担当者を指定でき、条件分岐など企業独自の経路設定にも柔軟に対応可能です。承認ルートの設定が面倒
たとえば、ワークフローの一次承認が「課長」、二次承認が「部長」になるケースでは、ユーザの所属先によって承認者が決まります。そのため、ワークフローシステムにはユーザの上長を判断するための組織階層データが必要です。しかし、組織階層をシステムごとに管理していると、追加や変更が大変です。特に、期末など異動のシーズンや、組織変更があったときに、システム管理者に大きな負荷がかかります。Exchange Onlineから組織階層を連携
Gluegent Flowでは、Microsoft 365のメール機能である Exchange Online の配布グループやセキュリティグループを、組織階層としてワークフローに取り込みます。Exchange Online のグループを設定しておくだけで、ワークフローの組織階層が自動的にメンテナンスできます。異動や組織変更があったときも、Exchange Onlineをメンテナンスするだけで良いので、手間がかからず、正確に管理できます。クラウドワークフローなら、ロケーションを選ばず承認申請が可能
インターネットにつながる環境があれば、どこからでも接続できることがMicrosoft 365のようなクラウドサービスの大きなメリット。場所を選ばず利用できるため、業務の効率化に大きく貢献します。
さらに、Gluegent Flowはモバイルアプリも提供しており、PCを持つことでさえ必須ではありません。
Gluegent Flowを導入してMicrosoft 365の機能を活用すれば、デバイスや働く場所が限定されることなく業務を進められ、さらに生産性がアップします。
スマホを活用した稟議・申請の詳細は、以下の記事をご覧ください。
Microsoft 365とGluegent Flow 導入前後の比較表
| Microsoft 365とワークフローの連携前 | Gluegent Flow を導入 Microsoft 365とワークフローの連携後 |
|
|---|---|---|
| ユーザアカウントの設定 | 新たなアカウントの設定が必要 | Microsoft 365のアカウントをそのまま連携して活用できる |
| ログイン認証 | ワークフローシステムとMicrosoft 365でそれぞれ､ログインしなければならない | Microsoft 365にログインしていれば、ワークフローシステムにも自動遷移 |
| 承認ルートの設定 | 異動や組織変更の度に設定し直さなければならない | Exchange Onlineから自動的に組織階層をメンテナンスできる |
| ワークフロー申請 | 会社からに限定 | どこからでも可能 |
| ワークフロー承認 | 会社からに限定 | どこからでも可能 |
| 申請から承認までのスピード | 遅い。 数日かかるのが普通。承認経路に入っている上司が長期休暇や出張の場合、10日近くかかることも。 |
速い。 ほとんどが翌日までに承認されている。 |
| 顧客への見積回答 | 1週間以上かかる。スピードで競合他社に負けていた。 | 当日または翌日回答できる。顧客を待たせないので、商談がスムーズに進む。 |
| ワークスタイル | 上司に電話で承認依頼したり、申請・承認のために出社したりしていた。 | 回覧や進行状況がいつでも確認でき、申請や承認のために帰社することがなくなった。 |
| ストレス | 多い | 少ない |
このように、Gluegent Flow なら、いつも利用している Microsoft 365 でクラウドサービスのメリットを最大限に享受できるのです。Microsoft 365と連携するGluegent Flowは、これからのワークスタイル変革時代にも、最適なソリューションです。
また、Microsoft 365の自動化ツールPower Automateと連携すればさらに便利な活用も可能です。
詳しくは以下の記事をご覧ください。
Microsoft 365とGluegent Flowの連携活用事例
Microsoft 365（旧Office 365）を導入され、Gluegent Flow を活用し多様化する働き方への対応やDXの推進を実現されたお客様の事例をご紹介しています。
三友株式会社 様
Microsoft 365の導入を機にワークフローを紙からクラウドへ。ノーコードで画面を作れる特長を活かし、それぞれの利用現場で申請モデルを作成、スムーズな社内展開を実現。
IDEC株式会社 様
各部署主管での運用体制を確立しただけではなく、外部システムとの多様な連携により、20～30％のコスト削減を達成し、さらに直近の活用例では経理処理で１/７の工数削減を実現されました。