ワークフローと Microsoft 365 を連携して活用する
クラウドワークフローのGluegent Flowなら、導入が簡単で効果的に活用することができます。ここでは、誰でもすぐに使いこなせる Gluegent Flow を Microsoft 365 でどのように活用できるかご紹介します。
Gluegent Flow と Microsoft 365 をつなげてできること
ワークフローシステムを導入するときに、よく課題になるのが以下の点です。
基本的な機能に加えて、Microsoft 365 でご利用になる場合、これらの機能が利用可能です。
ユーザアカウントの設定が負担
ワークフローシステムを導入する際には、ユーザアカウントを新しく設定する必要があります。その作成や設定は、システム管理者の大きな負担になります。また、複数のデータベースを並行して管理しなければならないので、社員の異動や退職があるたびに、メンテナンスの手間がかかります。
Microsoft 365アカウント連携
Gluegent Flowなら、Microsoft 365のアカウントがワークフローに自動で連携されます。そのため、改めてユーザアカウントを作成・管理する必要がありません。Microsoft 365 のアカウントだけをメンテナンスすれば良いので、導入や管理の手間が大幅に減らせます。
システムごとのログイン認証が面倒
複数のシステムを利用している場合、いちいちログインするのは面倒です。ワークフローシステムを利用するたびに、ユーザIDとパスワードを入力する手間がかかると、効率が落ちてしまいます。また、たくさんのパスワードを管理していると、覚えきれなくなり、使い回しや覚え書きによるセキュリティの低下につながります。
アカウント認証連携
Gluegent Flowなら、ログイン認証もMicrosoft 365 と統合されます。Microsoft 365にログインしていれば、アイコンをクリックするだけで、Gluegent Flowに遷移できます。システムの境界を意識することなく、さまざまな業務ができるので、煩わしさは皆無です。管理するパスワードが少なければ、ためらいなく複雑な文字列を設定できるので、セキュリティの堅牢性も上がります。
SharePoint はカスタマイズが難しい
Microsoft 365 に付帯するサービスで承認や決裁を行うなら、ワークフローの機能をもつ SharePoint がありますが、基本機能のままだと自社の業務利用に合わない場合、カスタマイズしなければなりません。構築は難易度が高く、専門的な知識が必要です。メンテナンスも考えると、導入や運用の支援を別途発注することになります。
Web UI や多数のテンプレートで簡単設定
Gluegent Flow なら、特別なプログラミングなどは必要なく、わかりやすいシンプルな画面で直感的に操作でき、自社の業務に合わせて簡単に設定が完了します。HTMLエディタで実際の紙帳票をイメージしながらフォームを設計したり、印刷レイアウトも自由に設定可能です。様々な業務で利用できる多数のテンプレートがあらかじめ用意されており、最小限の導入コストで業務をスタートできます。また、経路の設定は、個人・グループだけでなく、課長・部長といった肩書を用いて組織ツリーから簡単に担当者を指定でき、条件分岐など企業独自の経路設定にも柔軟に対応可能です。
承認ルートの設定が面倒
たとえば、ワークフローの一次承認が「課長」、二次承認が「部長」になるケースでは、ユーザの所属先によって承認者が決まります。そのため、ワークフローシステムにはユーザの上長を判断するための組織階層データが必要です。しかし、組織階層をシステムごとに管理していると、追加や変更が大変です。特に、期末など異動のシーズンや、組織変更があったときに、システム管理者に大きな負荷がかかります。
Exchange Onlineから組織階層を連携
Gluegent Flowでは、Microsoft 365のメール機能である Exchange Online の配布グループやセキュリティグループを、組織階層としてワークフローに取り込みます。Exchange Online のグループを設定しておくだけで、ワークフローの組織階層が自動的にメンテナンスできます。異動や組織変更があったときも、Exchange Onlineをメンテナンスするだけで良いので、手間がかからず、正確に管理できます。
クラウドワークフローなら、ロケーションを選ばず承認申請が可能
インターネットにつながる環境があれば、どこからでも接続できることが、Microsoft 365のようなクラウドサービスの大きなメリット。デバイスや場所を選ばず利用できるため、業務の効率化に大きく貢献します。しかし、せっかくMicrosoft 365を使っていても、ワークフローがクラウド型でない場合、そのメリットを活かせないシーンが出てきます。
たとえば、ある企業では、メールやスケジュール管理、資料の共有にMicrosoft 365を使っています。どこからでも利用できるため、出張中でも業務が滞ることなく、便利です。しかし、ワークフローシステムはつい最近までオンプレミス型のままでした。そのため、経費精算や見積書発行など、承認申請が必要な業務はどうしても滞りがちに。顧客に迷惑をかけないように、ワークフローのためだけに会社に戻ることもしばしばありました。
この企業では、先日、Microsoft 365と連携するGluegent Flowを導入しました。外出先でも滞りなく承認申請が進むので、顧客への対応も遅れが生まれません。ワークフローのためだけに出社することはなくなり、働きやすさが格段にアップしました。ワークフローの途中経過も確認できるため、余計なストレスがなくなり、生産性が大幅にアップしました。
Microsoft 365とGluegent Flow導入前後の比較表
- Microsoft 365とワークフローの連携前
- Gluegent Flow を導入
Microsoft 365とワークフローの連携後
- ユーザアカウントの設定
- 新たなアカウントの設定が必要
- Microsoft 365のアカウントをそのまま連携して活用できる
- ログイン認証
- ワークフローシステムとMicrosoft 365でそれぞれ､ログインしなければならない
- Microsoft 365にログインしていれば、ワークフローシステムにも自動遷移
- 承認ルートの設定
- 異動や組織変更の度に設定し直さなければならない
- Exchange Onlineから自動的に組織階層をメンテナンスできる
- ワークフロー申請
- 会社からに限定
- どこからでも可能
- ワークフロー承認
- 会社からに限定
- どこからでも可能
- 申請から承認までのスピード
- 遅い。
数日かかるのが普通。承認経路に入っている上司が長期休暇や出張の場合、10日近くかかることも。 - 速い。
ほとんどが翌日までに承認されている。
- 顧客への見積回答
- 1週間以上かかる。スピードで競合他社に負けていた。
- 当日または翌日回答できる。顧客を待たせないので、商談がスムーズに進む。
- ワークスタイル
- 上司に電話で承認依頼したり、申請・承認のために出社したりしていた。
- 申請や承認のために帰社することはなくなった。
- ストレス
- 多い
- 少ない
このように、Gluegent Flow なら、いつも利用している Microsoft 365 でクラウドサービスのメリットを最大限に享受できるのです。Microsoft 365と連携するGluegent Flowは、これからのワークスタイル変革時代にも、最適なソリューションです。