Office 365×Gluegent Flowで実現する
クラウドワークフロー！
マイクロソフト社の提供するクラウドサービス Office 365 と連携するクラウド型ワークフローシステムなら、導入が簡単で効果的に活用することができます。ここでは、誰でもすぐに使いこなせる Gluegent Flow と Office 365 の連携にどのようなメリットがあるのか、ご紹介していきます。
ワークフローシステムの課題とOffice 365との連携メリット
ワークフローシステムを導入するときに、よく課題になるのが以下の点です。
ユーザアカウントの設定が負担
ワークフローシステムを導入する際には、ユーザアカウントを新しく設定する必要があります。その作成や設定は、システム管理者の大きな負担になります。また、複数のデータベースを並行して管理しなければならないので、社員の異動や退職があるたびに、メンテナンスの手間がかかります。
Office 365アカウント連携
Office 365と連携するGluegent Flowを導入すれば、Office 365のアカウントがワークフローシステムに自動で連携されます。そのため、改めてユーザアカウントを作成・管理する必要がありません。Office 365 のアカウントだけをメンテナンスすれば良いので、導入や管理の手間が大幅に減らせます。
システムごとのログイン認証が面倒
複数のシステムを利用している場合、いちいちログインするのは面倒です。ワークフローシステムを利用するたびに、ユーザIDとパスワードを入力する手間がかかると、効率が落ちてしまいます。また、たくさんのパスワードを管理していると、覚えきれなくなり、使い回しや覚え書きによるセキュリティの低下につながります。
アカウント認証連携
Office 365と連携するクGluegent Flowなら、ログイン認証もOffice 365 と統合されます。Office 365にログインしていれば、アイコンをクリックするだけで、Gluegent Flowに遷移できます。システムの境界を意識することなく、さまざまな業務ができるので、煩わしさは皆無です。管理するパスワードが少なければ、ためらいなく複雑な文字列を設定できるので、セキュリティの堅牢性も上がります。
承認ルートの設定が面倒
たとえば、ワークフローの一次承認が「課長」、二次承認が「部長」になるケースでは、ユーザの所属先によって承認者が決まります。そのため、ワークフローシステムにはユーザの上長を判断するための組織階層データが必要です。しかし、組織階層をシステムごとに管理していると、追加や変更が大変です。特に、期末など異動のシーズンや、組織変更があったときに、システム管理者に大きな負荷がかかります。
Exchange Onlineから組織階層を連携
クラウド型ワークフローシステムGluegent Flowでは、Office 365のメール機能であるExchange Online の配布グループやセキュリティグループを、組織階層としてワークフローに取り込みます。Exchange Online のグループを設定しておくだけで、ワークフローの組織階層が自動的にメンテナンスできます。異動や組織変更があったときも、Exchange Onlineをメンテナンスするだけで良いので、手間がかからず、正確に管理できます。
クラウド型ワークフローなら、ロケーションを選ばず承認申請が可能
インターネットにつながる環境があれば、どこからでも接続できることが、Office 365のようなクラウドサービスの大きなメリット。デバイスや場所を選ばず利用できるため、業務の効率化に大きく貢献します。しかし、せっかくOffice 365を使っていても、ワークフローがクラウド型でない場合、そのメリットを活かせないシーンが出てきます。
たとえば、ある企業では、メールやスケジュール管理、資料の共有にOffice 365を使っています。どこからでも利用できるため、出張中でも業務が滞ることなく、便利です。しかし、ワークフローシステムはつい最近までオンプレミス型のままでした。そのため、経費精算や見積書発行など、承認申請が必要な業務はどうしても滞りがちに。顧客に迷惑をかけないように、ワークフローのためだけに会社に戻ることもしばしばありました。
この企業では、先日、Office 365と連携するGluegent Flowを導入しました。外出先でも滞りなく承認申請が進むので、顧客への対応も遅れが生まれません。ワークフローのためだけに出社することはなくなり、働きやすさが格段にアップしました。ワークフローの途中経過も確認できるため、余計なストレスがなくなり、生産性が大幅にアップしました。
Office 365とGluegent Flow導入前後の比較表
- Office 365とワークフローの連携前
- Gluegent Flow を導入
Office 365とワークフローの連携後
- ユーサーアカウントの設定
- 新たなアカウントの設定が必要
- Office365のアカウントをそのまま連携して活用できる
- ログイン認証
- ワークフローシステムとOffice365でそれぞれ､ログインしなければならない
- Office365にログインしていれば、ワークフローシステムにも自動遷移
- 承認ルートの設定
- 異動や組織変更の度に設定し直さなければならない
- Exchange Onlineから自動的に組織階層をメンテナンスできる
- ワークフロー申請
- 会社からに限定
- どこからでも可能
- ワークフロー承認
- 会社からに限定
- どこからでも可能
- 申請から承認までのスピード
- 遅い。
数日かかるのが普通。承認経路に入っている上司が長期休暇や出張の場合、10日近くかかることも。 - 速い。
ほとんどが翌日までに承認されている。
- 顧客への見積回答
- 1週間以上かかる。スピードで競合他社に負けていた。
- 当日または翌日回答できる。顧客を待たせないので、商談がスムーズに進む。
- ワークスタイル
- 上司に電話で承認依頼したり、申請・承認のために出社したりしていた。
- 申請や承認のために帰社することはなくなった。
- ストレス
- 多い
- 少ない
このように、いつも利用しているOffice 365と、Gluegent Flowを連携することで、クラウドサービスのメリットを最大限に享受できるのです。Office 365と連携するGluegent Flowは、これからのワークスタイル変革時代にも、最適なソリューションです。
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