クラウドで業務を効率化 Gluegent Flow

Office 365×Gluegent Flowで実現する
クラウドワークフロー!

マイクロソフト社の提供するクラウドサービス Office 365 と連携するクラウド型ワークフローシステムなら、導入が簡単で効果的に活用することができます。ここでは、誰でもすぐに使いこなせる Gluegent Flow と Office 365 の連携にどのようなメリットがあるのか、ご紹介していきます。

ワークフローシステムの課題とOffice 365との連携メリット

ワークフローシステムを導入するときに、よく課題になるのが以下の点です。

課題1

ユーザアカウントの設定が負担

ワークフローシステムを導入する際には、ユーザアカウントを新しく設定する必要があります。その作成や設定は、システム管理者の大きな負担になります。また、複数のデータベースを並行して管理しなければならないので、社員の異動や退職があるたびに、メンテナンスの手間がかかります。

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Office 365アカウント連携

Office 365と連携するGluegent Flowを導入すれば、Office 365のアカウントがワークフローシステムに自動で連携されます。そのため、改めてユーザアカウントを作成・管理する必要がありません。Office 365 のアカウントだけをメンテナンスすれば良いので、導入や管理の手間が大幅に減らせます。

課題2

システムごとのログイン認証が面倒

複数のシステムを利用している場合、いちいちログインするのは面倒です。ワークフローシステムを利用するたびに、ユーザIDとパスワードを入力する手間がかかると、効率が落ちてしまいます。また、たくさんのパスワードを管理していると、覚えきれなくなり、使い回しや覚え書きによるセキュリティの低下につながります。

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アカウント認証連携

Office 365と連携するクGluegent Flowなら、ログイン認証もOffice 365 と統合されます。Office 365にログインしていれば、アイコンをクリックするだけで、Gluegent Flowに遷移できます。システムの境界を意識することなく、さまざまな業務ができるので、煩わしさは皆無です。管理するパスワードが少なければ、ためらいなく複雑な文字列を設定できるので、セキュリティの堅牢性も上がります。

課題3

承認ルートの設定が面倒

たとえば、ワークフローの一次承認が「課長」、二次承認が「部長」になるケースでは、ユーザの所属先によって承認者が決まります。そのため、ワークフローシステムにはユーザの上長を判断するための組織階層データが必要です。しかし、組織階層をシステムごとに管理していると、追加や変更が大変です。特に、期末など異動のシーズンや、組織変更があったときに、システム管理者に大きな負荷がかかります。

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Exchange Onlineから組織階層を連携

クラウド型ワークフローシステムGluegent Flowでは、Office 365のメール機能であるExchange Online の配布グループやセキュリティグループを、組織階層としてワークフローに取り込みます。Exchange Online のグループを設定しておくだけで、ワークフローの組織階層が自動的にメンテナンスできます。異動や組織変更があったときも、Exchange Onlineをメンテナンスするだけで良いので、手間がかからず、正確に管理できます。

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クラウド型ワークフローなら、ロケーションを選ばず承認申請が可能

インターネットにつながる環境があれば、どこからでも接続できることが、Office 365のようなクラウドサービスの大きなメリット。デバイスや場所を選ばず利用できるため、業務の効率化に大きく貢献します。しかし、せっかくOffice 365を使っていても、ワークフローがクラウド型でない場合、そのメリットを活かせないシーンが出てきます。

たとえば、ある企業では、メールやスケジュール管理、資料の共有にOffice 365を使っています。どこからでも利用できるため、出張中でも業務が滞ることなく、便利です。しかし、ワークフローシステムはつい最近までオンプレミス型のままでした。そのため、経費精算や見積書発行など、承認申請が必要な業務はどうしても滞りがちに。顧客に迷惑をかけないように、ワークフローのためだけに会社に戻ることもしばしばありました。

この企業では、先日、Office 365と連携するGluegent Flowを導入しました。外出先でも滞りなく承認申請が進むので、顧客への対応も遅れが生まれません。ワークフローのためだけに出社することはなくなり、働きやすさが格段にアップしました。ワークフローの途中経過も確認できるため、余計なストレスがなくなり、生産性が大幅にアップしました。

Office 365とGluegent Flow導入前後の比較表

 
Office 365とワークフローの連携前
Gluegent Flow を導入
Office 365とワークフローの連携後
ユーサーアカウントの設定
新たなアカウントの設定が必要
Office365のアカウントをそのまま連携して活用できる
ログイン認証
ワークフローシステムとOffice365でそれぞれ、ログインしなければならない
Office365にログインしていれば、ワークフローシステムにも自動遷移
承認ルートの設定
異動や組織変更の度に設定し直さなければならない
Exchange Onlineから自動的に組織階層をメンテナンスできる
ワークフロー申請
会社からに限定
どこからでも可能
ワークフロー承認
会社からに限定
どこからでも可能
申請から承認までのスピード
遅い。
数日かかるのが普通。承認経路に入っている上司が長期休暇や出張の場合、10日近くかかることも。
速い。
ほとんどが翌日までに承認されている。
顧客への見積回答
1週間以上かかる。スピードで競合他社に負けていた。
当日または翌日回答できる。顧客を待たせないので、商談がスムーズに進む。
ワークスタイル
上司に電話で承認依頼したり、申請・承認のために出社したりしていた。
申請や承認のために帰社することはなくなった。
ストレス
多い
少ない

このように、いつも利用しているOffice 365と、Gluegent Flowを連携することで、クラウドサービスのメリットを最大限に享受できるのです。Office 365と連携するGluegent Flowは、これからのワークスタイル変革時代にも、最適なソリューションです。