クラウドで業務を効率化 Gluegent Flow

ワークフローと Microsoft 365 を連携して活用する

クラウドワークフローのGluegent Flowなら、導入が簡単で効果的に活用することができます。ここでは、誰でもすぐに使いこなせる Gluegent Flow を Microsoft 365 でどのように活用できるかご紹介します。

Gluegent Flow と Microsoft 365 をつなげてできること

ワークフローシステムを導入するときに、よく課題になるのが以下の点です。
基本的な機能に加えて、Microsoft 365 でご利用になる場合、これらの機能が利用可能です。

課題1

ユーザアカウントの設定が負担

ワークフローシステムを導入する際には、ユーザアカウントを新しく設定する必要があります。その作成や設定は、システム管理者の大きな負担になります。また、複数のデータベースを並行して管理しなければならないので、社員の異動や退職があるたびに、メンテナンスの手間がかかります。

それを解決できる機能はコレ!

Microsoft 365アカウント連携

Gluegent Flowなら、Microsoft 365のアカウントがワークフローに自動で連携されます。そのため、改めてユーザアカウントを作成・管理する必要がありません。Microsoft 365 のアカウントだけをメンテナンスすれば良いので、導入や管理の手間が大幅に減らせます。

課題2

システムごとのログイン認証が面倒

複数のシステムを利用している場合、いちいちログインするのは面倒です。ワークフローシステムを利用するたびに、ユーザIDとパスワードを入力する手間がかかると、効率が落ちてしまいます。また、たくさんのパスワードを管理していると、覚えきれなくなり、使い回しや覚え書きによるセキュリティの低下につながります。

それを解決できる機能はコレ!

アカウント認証連携

Gluegent Flowなら、ログイン認証もMicrosoft 365 と統合されます。Microsoft 365にログインしていれば、アイコンをクリックするだけで、Gluegent Flowに遷移できます。システムの境界を意識することなく、さまざまな業務ができるので、煩わしさは皆無です。管理するパスワードが少なければ、ためらいなく複雑な文字列を設定できるので、セキュリティの堅牢性も上がります。

課題3

SharePoint はカスタマイズが難しい

Microsoft 365 に付帯するサービスで承認や決裁を行うなら、ワークフローの機能をもつ SharePoint がありますが、基本機能のままだと自社の業務利用に合わない場合、カスタマイズしなければなりません。構築は難易度が高く、専門的な知識が必要です。メンテナンスも考えると、導入や運用の支援を別途発注することになります。

それを解決できる機能はコレ!

Web UI や多数のテンプレートで簡単設定

Gluegent Flow なら、特別なプログラミングなどは必要なく、わかりやすいシンプルな画面で直感的に操作でき、自社の業務に合わせて簡単に設定が完了します。HTMLエディタで実際の紙帳票をイメージしながらフォームを設計したり、印刷レイアウトも自由に設定可能です。様々な業務で利用できる多数のテンプレートがあらかじめ用意されており、最小限の導入コストで業務をスタートできます。また、経路の設定は、個人・グループだけでなく、課長・部長といった肩書を用いて組織ツリーから簡単に担当者を指定でき、条件分岐など企業独自の経路設定にも柔軟に対応可能です。

課題4

承認ルートの設定が面倒

たとえば、ワークフローの一次承認が「課長」、二次承認が「部長」になるケースでは、ユーザの所属先によって承認者が決まります。そのため、ワークフローシステムにはユーザの上長を判断するための組織階層データが必要です。しかし、組織階層をシステムごとに管理していると、追加や変更が大変です。特に、期末など異動のシーズンや、組織変更があったときに、システム管理者に大きな負荷がかかります。

それを解決できる機能はコレ!

Exchange Onlineから組織階層を連携

Gluegent Flowでは、Microsoft 365のメール機能である Exchange Online の配布グループやセキュリティグループを、組織階層としてワークフローに取り込みます。Exchange Online のグループを設定しておくだけで、ワークフローの組織階層が自動的にメンテナンスできます。異動や組織変更があったときも、Exchange Onlineをメンテナンスするだけで良いので、手間がかからず、正確に管理できます。

  • 数字で見る!ワークスタイル変革時代の新しい「申請・承認ワークフロー」の形。無料ダウンロード
  • Gluegent Flowの操作や機能に関する詳しい説明は、資料をご覧ください。資料ダウンロード

クラウドワークフローなら、ロケーションを選ばず承認申請が可能

インターネットにつながる環境があれば、どこからでも接続できることが、Microsoft 365のようなクラウドサービスの大きなメリット。デバイスや場所を選ばず利用できるため、業務の効率化に大きく貢献します。しかし、せっかくMicrosoft 365を使っていても、ワークフローがクラウド型でない場合、そのメリットを活かせないシーンが出てきます。

たとえば、ある企業では、メールやスケジュール管理、資料の共有にMicrosoft 365を使っています。どこからでも利用できるため、出張中でも業務が滞ることなく、便利です。しかし、ワークフローシステムはつい最近までオンプレミス型のままでした。そのため、経費精算や見積書発行など、承認申請が必要な業務はどうしても滞りがちに。顧客に迷惑をかけないように、ワークフローのためだけに会社に戻ることもしばしばありました。

この企業では、先日、Microsoft 365と連携するGluegent Flowを導入しました。外出先でも滞りなく承認申請が進むので、顧客への対応も遅れが生まれません。ワークフローのためだけに出社することはなくなり、働きやすさが格段にアップしました。ワークフローの途中経過も確認できるため、余計なストレスがなくなり、生産性が大幅にアップしました。

Microsoft 365とGluegent Flow導入前後の比較表

 
Microsoft 365とワークフローの連携前
Gluegent Flow を導入
Microsoft 365とワークフローの連携後
ユーザアカウントの設定
新たなアカウントの設定が必要
Microsoft 365のアカウントをそのまま連携して活用できる
ログイン認証
ワークフローシステムとMicrosoft 365でそれぞれ、ログインしなければならない
Microsoft 365にログインしていれば、ワークフローシステムにも自動遷移
承認ルートの設定
異動や組織変更の度に設定し直さなければならない
Exchange Onlineから自動的に組織階層をメンテナンスできる
ワークフロー申請
会社からに限定
どこからでも可能
ワークフロー承認
会社からに限定
どこからでも可能
申請から承認までのスピード
遅い。
数日かかるのが普通。承認経路に入っている上司が長期休暇や出張の場合、10日近くかかることも。
速い。
ほとんどが翌日までに承認されている。
顧客への見積回答
1週間以上かかる。スピードで競合他社に負けていた。
当日または翌日回答できる。顧客を待たせないので、商談がスムーズに進む。
ワークスタイル
上司に電話で承認依頼したり、申請・承認のために出社したりしていた。
申請や承認のために帰社することはなくなった。
ストレス
多い
少ない

このように、Gluegent Flow なら、いつも利用している Microsoft 365 でクラウドサービスのメリットを最大限に享受できるのです。Microsoft 365と連携するGluegent Flowは、これからのワークスタイル変革時代にも、最適なソリューションです。