ワークフローの電子化は
モバイルアプリ活用でスムーズに

業務の電子化にはPCが不可欠と思われますが、そのPCでさえ業務の電子化を阻む要因になりえます。

PCが足りていない

業種にもよりますが、すべての従業員にPCが支給されているとは限りません。そもそも必要ない職場もありますが、必要だったとしても共用で利用することもあります。

PC利用者のITリテラシーが高くない

日常的にPCを使っていたとしても、人によっては、PCにログインして、Webブラウザを起動して特定のサイトやアプリからさらにログインする、という一連の動作を煩雑に感じる方もいます。業務用のアプリケーションやシステムで毎回その手間が発生するくらいなら、システムを利用せずに今までどおり紙でまわせば良いと思われて電子化が進まないことがあります。

PCを利用できる環境でない

そもそもオフィスの外での業務は、人の多い場所や操作のできない場所もあり、PCを広げるには適さない業務も多々あります。

せっかくワークフローシステムを導入しても、「紙に手書きの方がわかりやすくて便利だった」と使われなくなっては意味がありません。従業員に抵抗感なく使ってもらえるよう、PCの壁を乗り越える必要があります。そこで注目したい手法のひとつがモバイル、スマートフォンの活用です。

スマートフォンを活用するメリット

• 日常的に使い慣れたスマートフォンならPCよりも抵抗感が少なく、立って使えるので場所を選ばない
• スマートフォンアプリが用意されているシステムを使ったり、ショートカットをホーム画面に配置したりすれば、ワンタップで目的のサービスにアクセスできる
• PCでキーボードを操作してログインするよりも、はるかに簡単

• 工場などで立って製造に携わる人
• 店舗で接客する人
• 建設現場や工事現場で働く人
• 医療や介護の現場で働く人

こうした立ち仕事の人たちがすきま時間に使いやすいという点で、ポケットに入っているスマートフォンはPCよりはるかに優れています。

すきま時間も有効活用

すきま時間に使いやすいという意味では、移動が多い営業職などの人にも向いていると言えるでしょう。適切なアプリがあれば、移動時間や会議と会議のスキマ時間を使って業務を進めることができます。

仕事の効率化へ

スマートフォンならではの使い方として、ログイン情報をアプリやブラウザに記憶してもらうという方法があります。スマートフォンアプリが用意されている場合は、初回にログインすればしばらく再ログインの操作が不要なものがほとんどです。ブラウザにログイン情報を記憶させる場合は、指紋認証や顔認証をしっかり設定することでセキュリティリスクを低く抑えられます。
またモバイルなら、外出や出張が多い上司にも使ってもらえるはずです。上司が出張から戻らず未承認の書類がデスクに積み上がっていく、という光景とはもうお別れ。出張中でも手元のスマートフォンでさっと承認操作をしてもらえるようになります。

弊社はクラウド型のワークフローシステムGluegent Flow（グルージェントフロー）を提供しています。

Gluegent Flowの特長がわかったところで、次は本当にスマートフォンで快適に申請・承認操作ができるのか、実際の画面を見てみましょう。

画面は実際にスマートフォンでGluegent Flowアプリを使ってキャプチャしたものを掲載しています

申請書作成

こちらは休日出勤の申請を行っているところです。
スマートフォン上に申請書のレイアウトが再現されるので、入力項目に悩むことはないでしょう。申請日や出勤日の入力欄をタップするとカレンダーが表示されるので、日付も直感的な操作で入力できます。必要事項を入力したら、画面をスクロールして申請ボタンをタップします。

スマートフォンへの通知

申請からほどなくして、承認者である上司のスマートフォンに通知が届きます。手が空いている時間であれば、通知をタップしてすぐに内容を確認できます。

申請の承認

内容を確認して問題なければ、承認ボタンをタップして承認作業は完了です。問題がある場合は差し戻し、または却下をタップします。

見落とし防止

申請の通知が届いてその場で確認できなくても、アプリアイコンに未対応案件の数が表示されるので見落としたままになることはないでしょう。

このようにモバイルを活用することで申請や承認の作業が手軽になります。特に、承認の作業は通知を見てさっと内容を確認してポチっと承認ボタンを押すだけなので、メールチェックと同じくらい手軽に操作できるようになります。
これなら電子化をためらっている従業員もすぐになじんでくれるはずです。Gluegent Flowとスマートフォンを使って、ワークフローの電子化に取り組んでみてください。