ワークフローの電子化は
モバイルアプリ活用でスムーズに

1人1台PCがない！PCを使う時間がない！電子化をはばむPCの壁

紙で運用していた仕組みを電子化しようとすると、必ずいくつかの壁にぶつかります。特に中小規模の企業の多くが直面するのは、PCにまつわる課題ではないでしょうか。オンラインワークフローを導入して稟議や申請を電子化する際の課題としても、一日中デスクでPCに向かっている従業員ばかりではないという悩みが聞かれます。

PC利用への問題

業種にもよりますが、1人1台PCが支給されていない、仕事の現場がPCを使える環境ではないなどの悩みを抱える企業は少なくないでしょう。出張や移動が多くてオフィスでPCに向かう時間を取れない人や、PCの操作が苦手な人もいることと思います。
日々の仕事でPCを使い慣れていない人にとっては、PCにログインしてWebブラウザを起動してブックマークから目的のサイトを選んでログインする、という一連の操作は煩雑に感じるようです。プライベートではPCを使うという人であっても、趣味の情報を調べるブラウジングと業務アプリの操作では大きな差を感じてしまうかもしれません。

せっかくワークフローを導入しても、「紙に手書きの方がわかりやすくて便利だった」と使われなくなっては意味がありません。従業員に抵抗感なく使ってもらえるよう、PCの壁を乗り越える必要があります。そこで注目したい手法のひとつがモバイル、スマートフォンの活用です。

スマートフォンを活用するメリット

日常的に使い慣れたスマートフォンならPCよりも抵抗感が少なく、立って使えるので場所を選ばない
スマートフォンアプリが用意されているシステムを使ったり、ショートカットをホーム画面に配置したりすれば、ワンタップで目的のサービスにアクセスできる
PCでキーボードを操作してログインするよりも、はるかに簡単

モバイルでのワークフロー活用について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
申請・決裁ワークフローをモバイル/スマホで使うなら「Gluegent Flow」

PCの壁もすきま時間活用も、モバイルなら抵抗感なく進められる

PCより使いやすいという観点からモバイルに注目しましたが、デバイスが持つユーザビリティ以外にも多くのメリットがあります。
中でも多くの企業にとって大きなメリットとなるのは、スマートフォンが立ったまま使えるデバイスだという点でしょう。

工場などで立って製造に携わる人
店舗で接客する人
建設現場や工事現場で働く人
医療や介護の現場で働く人

こうした立ち仕事の人たちがすきま時間に使いやすいという点で、ポケットに入っているスマートフォンはPCよりはるかに優れています。

PC利用	スマートフォン利用
1人1台PCが用意されていない PCの前に座る時間が取れない PCの操作に苦手意識がある	ほとんどの従業員がスマートフォンを所持立ったまますきま時間に使える使い慣れたデバイスで使える

すきま時間も有効活用

すきま時間に使いやすいという意味では、移動が多い営業職などの人にも向いていると言えるでしょう。客先から客先に移動する時間を使って、あるいは打合せと打合せの合間時間を使って、ワークフローを使ってもらえます。

仕事の効率化へ

スマートフォンならではの使い方として、ログイン情報をアプリやブラウザに記憶してもらうという方法があります。スマートフォンアプリが用意されている場合は、初回にログインすればしばらく再ログインの操作が不要なものがほとんどです。ブラウザにログイン情報を記憶させる場合は、指紋認証や顔認証をしっかり設定することでセキュリティリスクを低く抑えられます。
またモバイルなら、外出や出張が多い上司にも使ってもらえるはずです。上司が出張から戻らず未承認の書類がデスクに積み上がっていく、という光景とはもうお別れ。出張中でも手元のスマートフォンでさっと承認操作をしてもらえるようになります。

弊社の提供するGluegent Flowも、スマートフォンに対応しています。

オンラインワークフローGluegent Flowならスマートフォンアプリが提供されているので、申請が出されたことをプッシュ通知で知らせたり、アプリアイコンに未対応案件の数を表示したりすることができます。
LINE WorksやChatwork、slackと連携して自動的に通知することも可能。普段使っているコミュニケーションツールに通知を送ることで見落としを減らし、承認ステップの停滞を防ぎます。
承認する側にとっては操作が手軽になり、承認を待つ人にとってはこれまでより短時間で承認してもらえるようになります。

紙のレイアウトを活かせるGluegent Flowとスマホアプリで
ワークフローを電子化しよう

モバイル活用のメリットがわかったところで、次は本当にスマートフォンで快適に申請・承認操作ができるのか、実際の画面を見てみましょう。

画面は実際にスマートフォンでGluegent Flowアプリを使ってキャプチャしたものを掲載しています

申請書作成

こちらは休日出勤の申請を行なっているところです。
スマートフォン上に申請書のレイアウトが再現されるので、入力項目に悩むことはないでしょう。申請日や出勤日の入力欄をタップするとカレンダーが表示されるので、日付も直感的な操作で入力できます。必要事項を入力したら、画面をスクロールして申請ボタンをタップします。

スマートフォンへの通知

申請からほどなくして、承認者である上司のスマートフォンに通知が届きます。手が空いている時間であれば、通知をタップしてすぐに内容を確認できます。

申請の承認

内容を確認して問題なければ、承認ボタンをタップして承認作業は完了です。問題がある場合は差し戻し、または却下をタップします。

見落とし防止

申請の通知が届いてその場で確認できなくても、アプリアイコンに未対応案件の数が表示されるので見落としたままになることはないでしょう。

このようにモバイルを活用することで申請や承認の作業が手軽になります。特に、承認の作業は通知を見てさっと内容を確認してポチっと承認ボタンを押すだけなので、メールチェックと同じくらい手軽に操作できるようになります。
これなら電子化をためらっている従業員もすぐになじんでくれるはずです。Gluegent Flowとスマートフォンを使って、ワークフローの電子化に取り組んでみてください。

Gluegent Flow の詳細はこちらから

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ワークフローの電子化はモバイルアプリ活用でスムーズに