Gluegent Flow

Google Workspace × ワークフローが
あればここまでできる!業務効率化事例

Google Workspace環境を活用し、さらに生産性を向上させるには?

複数名で業務を行う上で欠かせないのがグループウェア。その中でもGoogle Workspaceを利用されている企業は多いかと思います。Google Workspace環境で、情報の共有、コミュニケーション強化、チームワーク円滑化を推進されていると思われますが、、、業務効率をさらに高めるためには、どんなアクションが必要なのでしょうか?
以下にて、よく耳にする「Google Workspace環境の、残念な利用例」を紹介します。

残念な利用例

  • Googleスプレッドシートで作成した書類をPDF化し、Gmailに添付する形で、申請や稟議を回している。
  • さらに、決裁・承認の証跡として添付資料等は別途印刷し、紙の書類をキャビネットで保管している。
  • 経費精算はGoogleスプレッドシートに内容を記入し、印刷した紙に印鑑を押して回覧する。経理担当は、個々に申請し承認された経費精算書類を元に、手打ちで数値を集計。Googleスプレッドシートで経費管理簿を別途作成している。
  • 休暇申請や休日出勤届などにおいては、労務担当が、個々に申請し承認された休暇申請書類を元に、手打ちで数値を集計。Googleスプレッドシートの勤怠管理簿に個々に追記している。
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Google Workspace × Gluegent Flowで業務効率化へ

せっかく導入したGoogle Workspaceなので、Google Workspaceと連携し、さらなる業務効率化を図ってみませんか?業務プロセスの効率化を追求する、ワークフローシステム「Gluegent Flow」がお手伝いします。
申請や稟議の電子化はもちろん、「紙から数値を転記する作業をなくしたい!」「月末の集計にかかる時間を削減したい!」などのお困りごとを解決する、Google Workspace × Gluegent Flowの活用事例を紹介します。ぜひご参考にしてください。

事例1:Gluegent Flow × Googleドライブで文書保管を効率化!

Gluegent Flowは、Gmailに申請や稟議を自動通知できます。そのため、従来、Gmailで承認依頼を受けていた承認者側もストレスなく、ワークフローへと移行できます。Gmail運用では見えづらいステータス把握が容易で、承認漏れや遅延防止にも有効です。
さらに、ワークフローの申請・稟議時に添付されていた書類を、決裁が降りたタイミングでGoogleドライブのフォルダ(お客様が指定したフォルダ)へ自動的にアップロードすることができます。 決裁済みの書類は、自動でGoogleドライブのフォルダへ格納。Googleドライブで決裁書類を検索できるため、監査対応や過去の決裁内容を参照したい時に、非常に楽に該当書類を探せます。

稟議書をワークフローで電子化するメリットについて触れた記事もございますので、ぜひご参考にしてください。

事例2:Gluegent Flow × Googleスプレッドシートで数値の転記、集計作業を自動化!

Gluegent FlowはGoogleドライブだけではなく、Googleスプレッドシートとも連携します。ワークフロー内の申請内容(特定の値)を、Googleスプレッドシートへ自動で書き出せるのですが、一番イメージしやすいサンプルとして、経費精算の事例を挙げて紹介します。

経費精算の事例

例えば出張費の精算をする場合、出張者情報に加え、出張にかかる金額、領収書データを添付し精算申請をワークフローで申請します。
承認者が承認ボタンを押下したタイミングをトリガーとして、
  • 氏名
  • 申請日
  • 申請金額
などの値をGoogleスプレッドシート(お客様が指定されたスプレッドシート)へ自動的に書き出すことができます。
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Gluegent FlowとGoogleスプレッドシートを連携させることで、
全体プロセスの短縮を実現!

紙やGmailによる経費精算

紙やGmailで申請・承認・決裁
  • 申請者個々の申請内容の選り分け、集計
  • 集計内容を台帳や会計システムへ手入力

Gluegent Flowによる経費精算

Gluegent Flowで申請・承認・決裁
  • 決裁内容を集計用Googleスプレッドシートへ自動転記
  • 集計内容を台帳化、会計システムへインポート

勤怠管理も業務効率向上へ

もちろん、経費精算に留まらず、勤怠管理についても同様のことが言えます。
Gluegent Flow内で行われた休暇や休日出勤などの申請結果を、勤怠集計用のGoogleスプレッドシートへ自動で転記。デジタル ⇔ 紙の行き来をなくすことで、月末締め時の集計や突合作業などの手作業が不要になり、業務効率向上に寄与します。

Google Workspace × Gluegent Flow で業務の効率化を進めてみませんか?

ここではイメージしやすい例として、文書保管や経費精算、勤怠管理などでの Google Workspace × Gluegent Flow を紹介しましたが、これらはあくまで一例です。
他にも、
  • 代表取締役印の押印申請ワークフローをGoogleスプレッドシートに書き出せば、申請一覧表を作成可能。実際の押印時は、左記の申請一覧表と照合でき、証跡管理にも有効
  • 社用車の使用申請〜使用終了をワークフロー化。履歴をGoogleスプレッドシートへ書き出せば、社用車管理簿を自動作成
など様々な業務でご利用いただけます。
自社の業務でどのように活用できるのか、Google Workspaceと組み合わせて、こんな省力化や効率化はできないか? など、ぜひお気軽にご相談ください。
Google Workspace の活用については以下にもまとめておりますので、ぜひご覧ください。