Gluegent Flow

稟議書の電子化でメリットを最大化

ステークホルダーの承認を得るために便利な稟議書、でも紙のままでは不便な点も

ある程度の規模の企業には、稟議書というものが存在します。普段何気なく使っているかもしれない、この稟議書がなぜ存在するのか。メリットとデメリットを考えてみましょう。

稟議書のメリット

稟議書とは、組織に何かを導入したり、物品を購入したりする際に、権限を持つ人(多くはその組織の上長)の承認と決裁を得るための書類です。稟議書がなかったら、人材採用や社外との新規契約だけではなく、経費や物品購入をしたいだけでも毎回関係者が集まって会議を行い、認めるかどうかを議論しなければなりません。このような手間を回避するのが稟議書です。稟議書のメリットは以下のとおりです。
  • 決まったフォーマットの書類を回覧し、関係者がそれぞれに内容を吟味して承認する方が大幅に手間が省ける
  • 会議の場における口頭での指示とは異なり、確実に承認したという証跡を残せる
  • 起案した人は、「確認が必要な人全員のハンコがある」ことで安心して仕事を進めることができる

稟議書のデメリット

稟議書は上記のようなメリットがある反面、回覧する必要があるため、承認・決裁までに時間がかかるというデメリットがあります。稟議書を紙で運用している場合は、上長が外出やテレワークなどによる不在で、承認されない稟議書がたまっているということはよく聞く話です。稟議書に限らず、紙の書類は在宅ワーク・リモートワークとの相性もよくありません。ほかにも以下のようなデメリットがあります。
  • 書類がいまどこにあるのか把握しにくく、誰のところで書類が止まっているのかわかりにくい
  • 起案者は承認されるまで仕事を進めることができず、仕事が止まっている責任が誰にあるのか見えない

電子化することで、紙の稟議書のデメリットをメリットに変えられる

先に挙げたメリットとデメリットを比べてみて、気づくことはないでしょうか。そう、デメリットの多くは紙の書類を使っていることに起因しているのです。裏を返せば、紙の書類をデジタルツールに置き換えることで、稟議書のメリットを増やしつつデメリットだけを減らせる可能性を秘めているとも言えるのです。
実際、市場にはオンラインで利用できるクラウドワークフローシステムなど、紙の稟議書に変わるデジタルツールが数多く提供されています。そのメリットは、大きく3つに分けられます。

電子化の3つのメリット

  1. 書類が紙からデジタルデータになることによる稟議に関わるコスト、手間、時間の削減
  2. 稟議がオンライン化されることによる場所、時間、デバイスの制約からの解放
  3. 書類が紙からデジタルデータになることにより可能になる、過去資産の効率的活用

以下に詳しく解説していきます。

  1. 書類が紙からデジタルデータになることによる稟議に関わるコスト、手間、時間の削減
    稟議書を電子化すると、当然ですが紙の印刷が減ります。1ページ分の印刷コストなんてたかがしれていると思うかもしれませんが、全社、年間と積もっていくと無視できないコストメリットになります。また、紙に印刷しないため保管場所も不要になります。大きなラックも、ずらりと並ぶファイルも、稟議書をファイリングする時間も、すべてなくなります。そのほか郵送コストや書類を手渡しする時間、そこにかかる人件費など、紙の書類を扱うために必要だったすべてのコストを削減できます。
  2. 稟議がオンライン化されることによる場所、時間、デバイスの制約からの解放
    情報がオンライン化することのメリットも大きなものです。紙の書類はその場に行かなければ確認できませんが、場所を問わないクラウドワークフローであれば好きな場所からアクセスできます。スマートフォン向けの画面やネイティブアプリが提供されていることも多く、外出時の空き時間や移動時間を稟議書の確認と承認に活用できます。起案した人も、上司が戻るまで承認を待つ必要がなくなります。
  3. 書類が紙からデジタルデータになることにより可能になる、過去資産の効率的活用
    さらにもうひとつ、過去の稟議書を効率よく活用できるようになるというメリットもあります。ビジネスで使う文書の多くは、過去の類似文書をベースに作られていると言われます。過去に自分が書いた稟議書を検索して再利用したり、同僚が書いた稟議書を参考にしたりすることで、稟議書を書く時間を短縮できるのです。この際、過去の稟議書をいかに素早く、簡単に見つけ出せるかがポイントになります。どんなにキレイにファイリングしても、検索性においては紙の書類よりデジタルデータの方が圧倒的に有利なことは想像に難くないでしょう。 HELP

    紛失リスクの軽減

    過去資産の活用については、もうひとつポイントがあります。それは、紛失リスクの軽減です。大事に管理していたはずのファイルが紛失したり、ファイルに閉じられていない稟議書があったり、添付書類が見つからないなんてことを、みなさんは経験したことがあるのではないでしょうか。オンラインワークフローを使えば保管場所や紛失リスクを気にすることなくデータを蓄積することができます。「かつて書いたはずの書類が見つからない」という心配から、解放されます。

紙の稟議書をそのまま電子化できるワークフローシステム

稟議書を電子化することで得られるメリットがわかったところで、具体的な製品選びの指標もお伝えしましょう。今まで紙の書類で稟議を回していた企業がクラウドワークフローシステムを導入する際に大切なことは、「紙の方がやりやすかった」という現場の抵抗を抑えることです。
IT導入に限らず、仕事のやり方を変えるときには少なからず抵抗はあるものです。この抵抗を小さく抑え、まずオンラインワークフローに慣れてもらうこと。これが最初の一歩です。みんなが慣れてきたら、電子契約との連携などデジタルならではのメリットを活かせる使い方を少しずつ取り入れましょう。ステップバイステップで進めることで、抵抗を最小限に抑えられるはずです。
以上を踏まえると、オンラインワークフロー選びのポイントが見えてきます。

オンラインワークフロー選びのポイント

  1. これまでと同じやり方で書類を作れること
  2. これまでと同じ承認ルートで回覧できること
  3. 現場の要望によってはハンコ文化を残すことを検討することも効果的

これらすべての要件を満たすのが、Gluegent Flowです

紙の見ためどおりに申請書を作成

Gluegent Flowは、ExcelやGoogle スプレッドシートをコピーしたものをベースにフォーマットを作ることが可能です。デジタルツールに移行する際にユーザーを戸惑わせるのが、記入項目の変化です。紙の稟議書にはなかった入力欄があったり、逆に紙の書類にはあった項目がオンラインワークフローにはなかったり。「これはどこに書けばいいの?」「ここには何を書けばいいの?」というストレスは、使うたびに少しずつ積もって、苦手意識を育ててしまいます。
入力画面を自由に設計できて、紙の稟議書のフォーマットをデジタルで再現できるGluegent Flowなら、そうしたあつれきを避けることができるでしょう。

HTML レイアウトエディターを利用した入力フォームの設定画面 form

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ワークフローの承認経路を柔軟に設計

承認ルートも、同様です。Gluegent Flow / Gluegent Flow Plusでは稟議書の種別ごとに関係する人物を承認ルートに組み入れ、紙の稟議書と同じ順番で回覧できます。稟議書の内容によって承認ルートが変わる場合も考えられますが、条件により承認ルートを切り替える設定ができるため、利用者が悩むことはありません。

押印に似た承認操作が可能

そしてもうひとつ、現場の抵抗感をなくすポイントがあります。それは、押印に似た承認操作ができること。これは、入力画面を紙の稟議書と同じフォーマットで作成するのと同じ効果があります。コロナ禍でもハンコ出社がなくならないことからもわかるように、ハンコが押された稟議書のイメージは現場に深く根付いています。それを一方的に変えると、思わぬ抵抗を招きかねません。
まずは紙の稟議書をそのまま電子化してツールに慣れてもらうこと、それを最優先するためにハンコのイメージを活用するのは意外と効果的なアプローチなのです。

紙の稟議書を変えずに回覧を電子化できるワークフローシステム

申請書を紙そっくりにフォームとして作り替えても、やはり従業員からは抵抗がありそうと懸念されている場合、思い切って別の方法をお勧めします。それは、申請フォームにはこだわらずGluegent Flowの回覧機能を使うと割り切ることです。

申請フォームには申請者の氏名や所属部署、件名だけを入力してもらうようにして、申請はこれまでのExcelファイルをそのまま添付する、という方法です。 オンラインワークフローの中には、ファイルの添付ができなかったり容量や種類に制約がある製品がありますが、Gluegent Flowは柔軟に対応可能です。稟議書としてのWordやExcelはもちろん、見積書や図面、画像のPDFなど多くの種類のファイルを添付できます。

以上のような運用でも、紙の利便性はそのままに回覧を自動化できるため、稟議書のメリットを活かしつつ回覧を効率化することができます。紙の書類を添付して運用を始めることでスムーズにGluegent Flowを導入されたのが、株式会社フェリーさんふらわあ様です。

株式会社フェリーさんふらわあ様は、稟議書の従来の回覧時間を1/5まで短縮することに成功されています。 ぜひこちらの記事もご覧ください。

Gluegent Flowは、稟議書のメリットを活かしながら、申請フォームも、申請や承認処理も電子化できます。
Gluegent Flowで稟議書の電子化にとりかかってみませんか。

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