Google Workspaceユーザーのための
グルージェントフロー連携ガイド
Google Workspaceを導入し、メールや文書作成はスムーズになった一方で、稟議や経費精算といった申請・承認業務はいかがでしょうか。
Webブラウザひとつで業務ができる柔軟性と、パワフルな機能が魅力のGoogle Workspace。しかし、多くの部署や関係者が介在する日本の商習慣に根ざした複雑なワークフローには、もう一歩踏み込んだ仕組みが必要だと感じていませんか。
それを実現するサービスの候補のひとつが、クラウドワークフロー「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」です。
グルージェントフローが選ばれる4つの理由
グルージェントフローがGoogle Workspaceユーザーに選ばれる理由は大きく4つあります。
それぞれ詳しく説明します。
① Google Workspace と同じくクラウド型のサービスである
最初のポイントは、言うまでもないでしょう。必要なときに、好きな場所で働けるようにするためには、業務に関わるあらゆる仕組みをクラウド化しなければなりません。ビジネス基盤を Google Workspace に移したのに申請書が紙ベースでは、ワークスタイルに大きな制約を残すことになります。
② Google Workspace と組み合わせて利用することを視野に開発されており豊富な連携機能を持つ
2点目は、クラウド型ワークフローの中でも グルージェントフロー をお勧めする最大のポイントです。グルージェントフロー は、Google Workspace をはじめとするクラウド型ビジネス基盤を補うものとして開発されています。
Googleにサインインすると グルージェントフロー にも同時にサインインできるシングルサインオン機能など、連携機能の豊富さは「業界No.1レベル」と多くのユーザー様より評価をいただいています。単体でも十分に活用できますが、Google Workspace と組み合わせることで真価を発揮すると言える製品です。
③ Google Workspace と連携して業務に役立つ関連サービスが揃っている
3点目も連携機能の延長ですが、クラウド型ビジネス基盤を補強して日々の業務を支えるサービスがGluegentシリーズには揃っています。共有アドレス帳やグループスケジューラなど、業務のクラウド移行度合いに従って必要なサービスを段階的に取り入れていくことができます。
④ Google Workspace だけでは実現不可能な日本独自のビジネススタイルに対応できる
さらに加えて、4点目も見逃せません。Google Workspace は世界基準で開発されており、組織階層や役職に着目して従業員を管理するようにはできていません。こうした点も グルージェントフロー を使って補うことができます。
GoogleアカウントとID連携で管理を効率化
Google Workspace と連携して使う場合、グルージェントフロー に個別のID管理は必要ありません。シングルサインオン機能を持ち、Googleにサインインすれば自動的に グルージェントフロー にもサインインが完了します。異動や組織改編があった場合にも、Googleの組織階層をメンテナンスしておけば、グルージェントフロー に自動的に反映されます。
日本組織の需要に柔軟に対応
ワークフロー作成時に、自動的に所属部署の上司を承認者として指定するなどの自動処理が可能になります
ワークフローをGoogle Workspaceと連携し業務を自動化
グルージェントフロー には多くのGoogle連携機能がありますが、その多くはGoogleに保管する文書、ファイルを操作する機能です。
| 自動処理 | 機能 |
|---|---|
| ドキュメント作成 | Google Drive上に文書を作成する |
| 添付ファイルアップロード | 申請に添付されたファイルをGoogleドライブにアップロードする |
| ドライブアクセスコントロール | Googleドライブ内の文書のアクセス権限を変更する |
| スプレッドシート行追加 |
申請内容を指定したスプレッドシートにレコードとして追加する 紹介動画を見る |
| スプレッドシートバッチ処理 | 指定したスプレッドシートに申請内容から複数行のレコードを出力する |
| ドライブファイルのコピー | 添付されたドキュメントをGoogleドライブ内でコピーする |
| ドライブファイルの移動 | 指定されたドキュメントを指定されたフォルダに移動する |
ご覧いただくとわかるように、ワークフローを情報の入口として、また承認などの操作をきっかけとして、Google Workspace に対して様々な操作を自動実行できます。申請内容を扱いやすい形式でGoogleドライブに書き出すことで、情報を共有したり蓄積したり分析したりと活用できるようになります。いくつか、わかりやすい活用例を挙げましょう。
Googleドキュメントの機能を使って日報を部署内で共有
- グルージェントフロー で作成し、承認されたら同内容のドキュメントを作成するよう設定すれば、部署内で活動内容を共有することができます
- ドライブアクセスコントロールで保存した文書のアクセス権限を設定すれば、他部署のメンバーからは閲覧できないようにすることも可能です
営業報告から自動的に契約書を保管、Googleドライブ上で管理
- 営業の報告に グルージェントフロー を使い、添付されたファイルをGoogleドライブに自動アップロードするよう設定すれば、顧客に提出した提案書や見積、契約書の写しをGoogleドライブで一元管理できるようになります
- こちらもアクセス権限を設定することで、管理職以上のメンバーのみアクセス可能などのセキュリティ対策を施せます
交通費申請から全社の交通費利用傾向を分析
- 交通費精算の申請をスプレッドシートに出力すれば、社内の交通費を全体的に俯瞰する経費台帳ができあがります
- どの部署がいつ頃どのくらいの交通費を使っているか分析すれば、費用対効果の低い出張などを洗い出すことができるかもしれません
備品購入申請から備品台帳を自動作成
- 承認された備品購入の申請をスプレッドシートに出力すれば、自動的に部署毎の備品台帳を作ることができます
- ひとつの申請から複数行のレコードを出力できるため、備品の種類ごとに個数や購入金額、購入日などの情報を台帳に書き出せます
Google Workspace を業務にフル活用するなら グルージェントフロー がおすすめ
以上のように、日々の業務の中で社内に流通する情報をストックすることで、膨大な量の活きたデータを活用することができます。Google Workspaceと グルージェントフロー の組みあわせなら、グルージェントフロー の自動処理設定で簡単に実現できます。
Case Study
Google Workspace と グルージェントフロー を活用し、紙の申請や稟議書を電子化された成功事例や、全面クラウド化によりDX推進された事例をご紹介します。
