情報システム部門は、人手不足の中レガシーシステムの改修やリプレイスの検討、セキュリティリスク対策、増え続けるシステムの維持管理など、さまざまな業務に追われ、日常的に大きな負荷がかかっています。Gluegent Flow を活用することで、情報システム部門の日常の管理負荷を軽減し、従業員にも喜ばれるシステム運用が可能です。
活用例：IT知識を持たない現場でも編集・運用できるわかりやすさとフレキシブルな権限設定
日々の申請・稟議業務は主に紙やメールのやりとりが中心のD社。全社的にペーパーレス化や業務の電子化を進めるため、ワークフローシステムの導入を検討していた。候補に挙がったワークフローシステムは、簡単に始められて誰でも使えるが自由度がなく自社の業務に合わせられないものや、カスタマイズが高い一方で設定が複雑でIT部門の負荷が高いものなどがあり、どちらにもデメリットがあり選択を悩んでいた。
Gluegent Flow は、ファイルを添付するだけのシンプルなフローから、システム間をつなぎ業務プロセス全般を一本化する使い方まで、自社の業務にあわせて活用できることがわかり採用を決定。さらに、申請フローの作成・管理権限を限定したカテゴリやメンバーに付与することもでき、部門を介さずに運用できることもわかった。
運用を開始してからは、営業部門・製造部門・法務部門などそれぞれの部門が自身で業務を Gluegent Flow を使用したフローへの移管を進めるようになった。現場の担当者で設定の変更ができるため、情報システム部門がかかわることなく改善が進められている。
活用例：グループウェアのアカウントを活用して管理負荷を軽減
オンプレミス版からクラウド版のグループウェアへの乗り換えを検討しているE社。運用コストや利便性の観点から、Microsoft 365 を第一に検討していた。
E社がこれまで利用していたグループウェアのワークフローは、人事異動や組織改編のたびにアカウント更新作業に手間がかかっていた。また多くのアプリケーションも利用しており、アカウントの更新はシステムの数だけ手間が発生していた。そこで、クラウド版への移行にあたってはシングルサインオン（SSO）が可能なツールをピックアップ。ワークフローとしては Microsoft 365 と連携する Gluegent Flow を見つけ、導入した。
Gluegent Flow は、Entra IDのアカウント情報をアカウントとして活用できるため、結果としてヘルプデスク対応や問い合わせが減った。また承認者や決裁者は役職で設定できるため、承認経路は最低限の工数で更新でき、情報システム部門の負担も軽減した。
活用例：運用開始後の教育やヘルプデスク対応は最低限に。利用者の満足度も向上
すでにワークフローシステムを利用していたが、操作方法が複雑で、従業員から不満も多かったF社。説明会を開催したりマニュアルを作成しても利用方法がわかりにくく、操作方法の説明やヘルプデスク対応に追われる情報システム部門は疲弊していた。従業員も積極的な利用を敬遠しがちで、業務の効率化は進まない状況であった。
そこで、口コミサイトでの評価や利用者の満足度が高いサービスを選定し、実際の操作画面も確認しながら Gluegent Flow を選択。
カスタマーサクセスチームによる導入から運用開始までの支援で、スムーズに運用を開始できた。また、申請フォームをカスタマイズするためのコードを自動生成する機能など生成AIを活用した機能も充実。操作方法や活用方法などのサポートサイトが充実しており、従業員が自己解決できる機会が増え、情報システム部門への問い合わせも減った。
