緊急事態宣言とそれに伴うテレワークの導入/推進のためか、このところGluegent Flowのお問い合わせが増えてきています。 私はご契約後の導入担当者の方とお話することが多いのですが、導入がスムーズに行くための「重要な条件」というものがあるように感じています。

業務をクラウドサービスに寄せてしまう

それは、「クラウドサービスに業務を寄せてしまうことができるかどうか」です。既存のフローは、大抵の場合紙ベースでの運用でしょう。 紙の場合、物理的な制約を受ける代わりに、かなり柔軟な運用ができるとも言えます。例えば、決裁者がその場に不在の場合は更にその先の決裁者に持っていったり、不備を指摘されたらその場で訂正印と追記を行って提出するなど、かなりの自由度があります。

他方、システムベースのフローの場合、予め決められた決裁経路を外れる例外ケースに対応するのはそれ相応の仕組みが必要となり、たとえそれが可能だったとしても、更に別の例外が出てきた場合の対処が困難なものになりがちで、保守難易度が大幅に上がってしまいます。

このように既存業務とクラウドサービスとの間の差異分析、いわゆるフィット＆ギャップをどう行うかがクラウドサービスのスムーズな導入には不可欠です。つまり、既存業務にあうようにクラウドサービスをなんとかカスタマイズするのか、それとも「クラウドサービスで出来ること」の制約下での業務に変えてしまうのかということになります。 どちらを選択するかは分析の結果によるとは思いますが、可能な限り、「業務をクラウドサービスに寄せてしまう」、つまり業務の見直しを強くオススメします。

導入当初のタイミングだけで考えれば、クラウドサービスのカスタマイズを選択する方が業務変更も必要とならないため、エンドユーザの負担もほとんどなく、良い選択のように感じる人も多いでしょう。ですが、過度にカスタマイズをしてしまうと、設定の見直しや将来の業務変更をすることが結果としてできなくなるリスクがあります。これはクラウドサービスを使う上で、非常にもったいなく、長期的に見れば業務を見直す方が、結果としてトータルコストの低減につながりやすくなります。

せっかくやるなら徹底的に

せっかく業務を見直すのであれば、徹底的に問題点を洗い出すことをオススメします。特定の承認者のタスクが多いために決裁が滞りがちであったり、記入不備に対してのダブル/トリプルチェック用決裁経路がある、1帳票に大量の記入項目があるために全てをひと目で追うのが不可能など...。

こういったことは、紙かどうか以前の問題で、そもそも業務に無理やムダがあるものと思われます。 例えば承認者をグループとして設定してグループの誰かが承認する(特定の人へ負荷が偏ることを軽減する)、記入項目をドロップダウン等にしたり、思い切って記入項目を整理することでチェックしやすくし、ダブル/トリプルチェック経路を廃止するなど...採用するには思い切った決断が必要かもしれませんが、それによる業務効率化はかなり大きなものになると思います。

ただし、大きな変更となる場合、色々な人の意見が出てまとまりにくくなることもあるかと思います。ですので出来れば組織上層の支持を得ることが肝要になるでしょう。

もはや流れは止められない

業務自体を変えるのはかなりインパクトが大きいものです。また大きな変革には消極的になってしまう人も出てくるのはやむを得ないことかと思います。ですが、「どんな場所でもタスクがこなせる」というクラウドサービスのメリットは、最終的には業務変革のコストを上回るでしょう。ある調査によると、「緊急事態宣言解除後もテレワークは定着する」と回答した人が8割に上ったことからも、もはやテレワークありきの業務にシフトすることは避けられず、この流れは今後加速していくと思われます。

今が最大のチャンス

この「新しい働き方」はどんどん変化していくものと思われます。頻繁に新しいサービスが公開され、より洗練されたビジネスメソッドが広まり、「より新しい働き方」が認知されていく。そしてそのスピードは加速していく一方でしょう。ですので、「そのときの環境に応じて業務をブラッシュアップし続ける」ことになるでしょう。そのためにもやはり、シンプルな業務の方が変化に対応しやすいのではないかと思うのです。更には「業務を正確に行う」だけでなく、「業務効率化への提案」を行った人へ評価を与えるなどして、全ての人が業務に対する意識を改革する。そうやって初めて、「持続的な業務改革」はなし得るものと思います。

今は、その最大のチャンスなのではないでしょうか。