本セミナーの概要

では、ここからはセミナーレポートです。

まずは、サイオステクノロジー株式会社 及川より、契約業務に関する社内稟議のペーパーレス化についてお話しました。

残念なペーパーレスの事例

近年進んでいる『ペーパーレス』について、イマイチなペーパーレス事例を提示。たとえば、稟議書や契約書をメールで添付して回覧する場合、これはペーパーレスではあるものの、以下のような残念な状態が生じます。

【稟議書を作成した人】 メールを送った相手が内容を見たか否かが分からないため、未確認なのか確認中なのか、状況が分からない。最悪なケースとしては、他のメールに埋もれて見落とされている可能性もあるが、実際どうなっているかは本人に確認しないと解決しない。

【承認する人】 あのメールどこだっけ？と思い出しても多くの中から検索する手間が発生する。そして承認者は日々たくさんのメールがくるため、どの案件から処理すればよいか分からなかったり、さらに過去にさかのぼったりする手間が発生する。

つまり、状況の可視化ができていないことが問題という、指摘でした。

その他のイマイチな事例としては、保管したファイルの名前がバラバラで、見たいファイルがどれか分からないということも。せっかくペーパーレス化しても、手間がかかっては本末転倒ですね、どちらの事例でもシンプルにしたいと願っているのではないでしょうか。

そこを解決できるのが、業務のデジタル化に有効な「Gluegent Flow」です！

Gluegent Flow のご紹介

Gluegent Flow は、13年前からクラウド型で展開しているワークフローシステム。分かりやすさ、操作性を重視して開発・提供しています。下記のような特長があり、小規模な組織から大企業までご愛用いただいています。

＜Gluegent Flow の特長＞
①いままで使っていた紙の稟議書と見た目をそっくりに電子化することが可能。紙派の方でも抵抗が少なく始められるのもメリット
②承認経路を画面上で確認できるため、今誰が承認しているのか、次は誰の番で、自分にはいつ回ってくるかなどを可視化

③急ぎタスクには「至急」と表示され一目瞭然

④Google スプレッドシートやExcelのファイルを、マスターデータとして使用可能

例）契約に関する社内稟議をデジタル化するメリット
締結予定の企業を入力する項目にて、マスターデータから該当企業を選択するように設定することで、フリーテキストでフォームに入力する必要がなくなり、表記の揺れがなく、契約に関するデータを後から検索しやすくなる

これらはすべて、社内稟議を電子化できるGluegent Flowでしか実現できません。

Gluegent Flow 事例のご紹介

①株式会社サンゲツ様の事例

②GMOフィナンシャルゲート株式会社様の事例

③象印マホービン株式会社様の事例

4. お伝えしたかったこと

• 「ペーパーレス」=「紙をデジタル化」だけで止めるのはもったいない
  → 残念なペーパーレスから脱却しよう
• 業務のデジタル化とは「デジタルに変換」「デジタルにやる」こと
  → 「デジタルに変換」「デジタルにやる」を実現すれば、契約関連業務の時間/コスト/手間を大幅に削減可能です
  
  

ペーパーレス実績も多い Gluegent Flow が支援します！

続いて、株式会社LegalOn Technologies 徳江様より、契約書の管理業務におけるペーパーレス化についてお話いただきました。

1. 契約業務におけるペーパーレス化のポイント

• 『契約書の原本取り出し作業』をなくすことが重要
• 契約書のペーパーレス化は意外と大変。原本の管理や、探す手間も発生します。
• 『検索をしてすぐに探せる』ことを実現する
• そのための第一歩として、まずは紙をPDF化することが重要。そして共有ストレージとして、 スプレッドシートやExcelと連携させることが有効です。

2. ペーパーレス化のすすめ

以下のようなお困りごとは、全てペーパーレス化をすることによって解決につながります。

• 契約書は、他の文書に比べて重要機密を含むなど重要度がきわめて高いため、徹底した管理が求められている
• 依頼部門、管理部門、経営陣などが契約書を見たい時にすぐ見ることができなかったり、契約書の 内容をすぐに確認したい時などに困る

契約書の保管においては、できるだけペーパーレス化しクラウドで管理するのがおすすめ。既存ツールのみで契約書管理を最低限実現する方法の一つとして、以下のステップをご紹介します。

①Excelやスプレッドシートの行の左側には会社名や情報、右側にPDFを保管したURLのリンクを貼る
②契約管理台帳として運用する 

3. LegalForce キャビネのご紹介

ペーパーレス化のステップとして、まずは問題点を確認し、できるところから進めていきましょう。

そこでおすすめしたいのが、LegalForceキャビネです。あらゆる契約書のPDFファイルをアップロードするだけで理想的な内容で自動管理することができるサービスです。ワンクリックでExcelに吐き出すことができるため、『管理台帳の作成業務』自体をゼロにすることができます。

以下が主な特徴です。

①一元管理
どこの部署で作成したものであっても、電子締結したものであっても、原本を全てクラウド上で一元管理ができる

②項目管理
台帳などの項目を、手入力することなくすべてAIが自動抽出をしてデーターベース化を実現することができる

③期日情報の管理
データベース化された項目を利用して、自動で担当者にリマインドを送ることができる

④リスク管理
検索が簡単にできるため、法改正や条件変更による、未対応や対応漏れ箇所を探すための検索もかんたんにできる

まとめ

• Gluegent Flow やLegalForceキャビネなど、お悩み事に対して有効なサービスを上手に選択する
• 必要なものから電子化をして確実な管理を実現していく、という始め方が大切

以上、セミナーレポートでした。みなさまもぜひ参考にしてくださいね！

(林)