【Gluegent Flowがワークフロー運用で直面する課題を調査】 　第1位は「操作教育とヘルプデスク対応」 導入後のリアルな実態が浮き彫りに

掲載日：2025年6月12日

• 報道発表

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弊社はクラウドワークフロー「Gluegent Flow」（グルージェントフロー）をご提供しておりますが、他のサービスをご利用中の方から「導入は簡単だったが運用面で苦労した」「操作は簡単だが、実現したいことができない」などの課題に直面しリプレイスのご相談をいただく機会が増えてきました。どうしてこのような状況になってしまうのでしょうか。

そこで、弊社は情報システム部門の方に調査を行い、ワークフローシステム導入企業の運用課題や導入後に壁にぶつからないための対策をレポートにまとめました。皆様のワークフローシステムの選定のご参考となれば幸いです。

【調査サマリ】

今回の調査では、ワークフローシステム導入企業の多くが、導入後の社内運用に課題を抱えており、社内浸透の難しさや利用者からの問い合わせ・ユーザー教育に多大な工数を割かざるを得なかった実態が浮き彫りになりました。

1 運用面で最も苦労した課題、第1位（41.8%）「利用者向けの操作方法の教育とヘルプデスク対応」
2 選定時に重視すべきだった点、44.5%が「業務変化に合わせた柔軟な設定・調整のしやすさ」を実感
3 運用コストにおける負担、48.2％で「利用者からの問い合わせ対応と教育コスト」が最多

【調査結果】（抜粋）

１．約半数が、ワークフローシステム選定時に「（利用者にとって）直感的でわかりやすいUI/UX」を重視

「Q1.お勤め先でワークフローシステムを導入する際、どのような観点を重視して選定しましたか。（上位3つまで）」（n=110）と質問したところ、「（利用者にとって）直感的でわかりやすいUI/UX」が47.3%、「申請フォームや承認ルートの作成・編集のしやすさ」が42.7%、「スマートフォン・タブレットからの申請・承認機能」が34.5%という回答となりました。

２．4割以上が、運用面で「利用者向けの操作方法の教育とヘルプデスク対応」や「紙業務をシステムに合わせて標準化する難しさ」の課題に直面

「Q2.ワークフローシステム導入後、社内での運用面で最も苦労した課題は何ですか。（上位3つまで）」（n=110）と質問したところ、「利用者向けの操作方法の教育とヘルプデスク対応」が41.8%、「紙で行っていた業務をシステムに合わせて標準化する難しさ」が40.0%という回答となりました。

３．44.5%が、選定時に「業務変化に合わせた柔軟な設定・調整のしやすさ」を重視すべきだったと実感

 「Q6.ワークフローシステムを選定する際、今思えば『もっと重視すべきだった』と感じる点は何ですか。（上位3つまで）」（n=110）と質問したところ、「業務変化に合わせた柔軟な設定・調整のしやすさ」が44.5%、「組織変更や人事異動に対応する管理のしやすさ」が29.1%、「編集権限による分散運用のしやすさ」が28.2%という回答となりました。

４．運用コストにおける負担、「利用者からの問い合わせ対応と教育コスト」が48.2%で最多

 「Q9.ワークフローシステムの運用コスト（時間・工数・金銭的コスト）において、どのような点が負担になっていますか。（上位3つまで）」（n=110）と質問したところ、「利用者からの問い合わせ対応と教育コスト」が48.2%、「システム管理者の日常運用と保守管理の負担」が33.6%、「業務変更に伴う設定変更・調整の工数」が31.8%という回答となりました。

今回の調査では、ワークフローシステム導入企業の多くが、導入後の社内運用に課題を抱えており、社内浸透の難しさや利用者からの問い合わせ・ユーザー教育に多大な工数を割かざるを得なかった実態が浮き彫りになりました。こうした事態を未然に防ぐには、初期コストや導入のしやすさといった一時的な判断にとどまらず、利用者が継続して使いたくなる利便性とともに、利用者がセルフ解決できる機能や運用の工夫など、導入後の運用を見据えた長期的な視点が欠かせません。もちろんサポート体制の有無も運用負担を大きく左右する要素です。

弊社では、ワークフローシステム導入の際には、短期的な視点だけでなく、安定かつ発展的な運用を見据えた長期的な視点でのご検討をおすすめしています。Gluegent Flow は、2011年にサービスを提供開始して以来、多くの企業の運用課題を解決した実績があります。

これからワークフローシステムを導入しようとしている方、現在のワークフローシステムの運用にお困りの方はぜひお気軽にご相談ください。

【調査概要】

• 調査名称：ワークフローシステム導入後の課題調査
• 調査対象：情報システム担当者（ワークフローシステムを半年以上3年未満運用している企業（従業員数100名以上）で、実際の選定に携わった方）
• 有効回答数：110名※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。
• 調査期間：2025年4月22日〜同年4月22日
• 調査機関：自社調査（調査委託先：株式会社IDEATECH）
• 調査方法：オンラインアンケート