第1部では、「変更に強いワークフロー」を作るコツが紹介されました。

ワークフローの承認経路に個人名を直接設定していると、異動や退職のたびにすべての申請書(ワークフロー)を1つずつ修正する手間が発生してしまいます。そこでおすすめなのが、「ロール」や「グループ」を活用した一元管理です。

「ロール」とは、あらかじめ「部長」「課長」などの役職や役割を定義しておくことで、申請者の所属を見に行き、最適な承認者を自動で割り当てる仕組みです。これにより、担当者が変わっても、ロールを更新するだけで自動的に最新のメンバーが割り当てられるため、申請書(ワークフロー)自体の修正が不要になります。

また、入力フォームの選択肢（拠点名など）も手入力で定義するのではなく、「マスターデータ」を活用することで、共通の選択肢を1箇所で管理できるようになります。さらに、社員番号を入力するだけで自動的に氏名が表示される仕組みを作れば、入力者の手間やミスを減らせるだけでなく、管理者のメンテナンスもマスターデータの更新のみで完結します。設定箇所を集約することで、修正漏れによる承認トラブルを未然に防ぐことができるのです。

第2部では、稼働中のモデルを安全にメンテナンス（修正・検証）する方法が解説されました。

稼働中のモデルを直接修正してしまうのはリスクがありますが、「バージョンの切り替え」と「テスト用シーケンス」を組み合わせることで、安全に検証を行うことができます。具体的な手順は以下の通りです。

1. 修正前に、稼働中のモデルを開いてそのまま保存し、新しいバージョンを1つ作成する。
2. モデルのバージョンを、最新の1つ前（現在稼働中の内容）に切り替える。
3. 修正作業を行うモデルに「テスト用シーケンス」を設定する（本番の採番番号が誤って発番されるのを防ぐため）。
4. フォームや経路などの修正を行った後、モデルをコピーして「検証用カテゴリー」に移動し、動作テストを行う。
5. テストで正しく動くことが確認できたら、修正したモデルに「本番用シーケンス」を戻して保存し、最新バージョンに切り替えて本番運用を開始する。

この方法を使えば、過去のタスクの検索性を維持しつつ、本番環境に影響を与えずにしっかりと事前検証を行うことが可能になります。

セミナーでは、3月のリリース内容についても紹介がありました。 時刻タイプの入力フォームで1分単位での入力が可能になったほか、Microsoft 365版ではSharePoint上のExcelファイルからロールのインポートができる機能も追加されるなど、さらに便利にアップデートされています。

いかがでしたか？ 「ロール」や「マスターデータ」を活用した設計と、安全なバージョン切り替えの手法を取り入れることで、グルージェントフローの運用負荷は大幅に軽減できます。 今回ご紹介した内容が、皆様の業務効率化のヒントになれば幸いです。