社員にしっかり定着。いまや「Gluegent Flowは Google Workspace の一部」に
株式会社ゲームフリークは、世界中で多くの方に親しまれている『ポケットモンスター』シリーズをはじめとしたゲームの企画・開発を手がけています。1989年の設立以来、様々な「新しい遊び」を創り続けてきました。
Gluegent Flow を導入して6年が経過した現在、Gluegent Flow は Google Workspace の一部であるかのように社内に定着しているそうです。経営管理部の浜本さまに、導入当初の背景から現在の活用、そして未来への展望までお話をうかがいました。
「わかりづらさ」と「非効率さ」が、導入のきっかけに
経営管理部 浜本 様：Gluegent Flow を導入したのは2019年4月でした。以前はExcelで申請書を作成し、メールで承認者に送るという運用でしたが、進捗状況が見えにくく、履歴も追いづらいという問題がありました。また、申請漏れや差し戻しも発生しやすく、情報や権限の管理も煩雑でした。
「業務を一元化して効率的にしたい、誰が見てもわかりやすくしたい」と、ワークフローシステムの導入を検討しました。最終的に Gluegent Flow を選定した理由は、Google Workspace との親和性の高さにありました。具体的には、Google Workspace のアカウント、および Google Group をそのまま利用できる点です。また、Googleドキュメント や Googleスプレッドシート との連携が便利だったため、導入時のコストも少なく、その後の運用もしやすいだろうと判断しました。セキュリティの観点からも、ISO認証を取得しているクラウドサービスだったため、社内セキュリティ基準を満たすことができました。
購買および人事・採用関連の決裁から導入を開始し、導入直後から業務の可視化と工数削減を実現できました。今では Gluegent Flow は社内の日常的な業務ツールとして定着しており、60個以上のモデルが稼働しています。
現場の要望を取り入れ、活用範囲がさらに拡大
Gluegent Flow の活用は、人事・総務・労務・ITと幅広く拡大しています。特に、ゲーム開発会社特有のプロジェクトごとに異なる機材構成やアカウントの権限設定に対応するため、IT関連の業務を効率化されました。Gluegent Flow の細やかに設定できる機能を上手く活用されています。
経営管理部 浜本 様：「誰がみてもわかりやすく」という観点から、フォームの設計にもそれぞれ工夫を凝らしています。申請内容に応じて必要な情報が変わる場合は「この項目を入力してください」と、自動で表示や選択肢が変化するよう設定しています。
導入後に活用範囲が最も広がったのはIT関連、機材やアカウントに関する申請書でした。現在は約25個のモデルが稼働しています。開発に用いるPCをはじめとするハードウェア機材は、プロジェクトや職種ごとに異なる構成や要望に対応する必要があります。また、各種ソフトウェアやアカウント権限も、それぞれ設定が異なります。そのため、要件を整理した上でそれぞれのモデルを設計し、標準化を進めました。
IT関連の申請は複雑になりがちですが、マニュアルを別途参照しなくても迷わず記入できる仕組みを目指しています。
申請受領後は、対応チームにSlack通知が自動送信され、確認およびその後の担当振り分け対応、実作業がスムーズに進む体制も構築済みです。関係者間のコミュニケーション回数も大幅に削減できました。
進化し続けるモデル：契約更新業務
Gluegent Flow の機能追加に合わせて更新されてきた特徴的なモデルは、契約更新業務関連です。導入時点と比較すると、使い方が大きく進化されています。
初期：Gluegent Flow で運用開始
当初は最低限の申請業務を Gluegent Flow に載せたシンプルな運用。「契約更新の確認」や「決裁書」で使用していたExcelファイルの代替として Gluegent Flow を用いました。
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中期：スプレッドシートにデータを自動出力、記録と一元管理を実現
『記録も残し、一覧で管理できるようにしよう』との意見が。Gluegent Flow の自動処理機能を用い、データをスプレッドシートに自動出力して集計。さらに Googleドキュメント への自動出力も活用し、契約書の自動生成にも対応。Gluegent Flow で申請・承認されるだけで、必要な書類が揃う仕組みを整備しました。
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後期：API連携を活用し、申請の自動起票を実現
申請が集中する時期に、起票作業の工数が大きな課題に。基幹システムからCSV出力したデータをスプレッドシート上で加工して Gluegent Flow に流し込むことで、起票データをインポートする仕組みを構築しました。これにより、大量の申請を自動的に起票できるようになり、工数を大幅に削減できました。
6年間で根づいた“日常ツール”としての Gluegent Flow
経営管理部 浜本 様：導入当初には実装されていなかったSlack通知やAPI機能などは、 Gluegent Flow のレクチャー会で教えていただきました。Slack通知は当初は機能が限定的でしたが、ステップ別、チャンネル別に通知をカスタマイズできるようになってからすごく便利になりました。新しい機能は活用できそうだと思ったら、すぐ取り入れるようにしています。
導入から６年が経過した現在、作業ログが求められる業務では Gluegent Flow 経由で申請を行うのが当たり前になっており、社内では「グルフロ」の愛称で浸透しています。各チームでカテゴリごとにモデル編集権限を持って、業務の変化に応じて自律的にモデルを追加・改修していく運用が根づいています。「この問い合わせが増えてきたので、専用モデル作っておきました」といった会話はよくあります。自然と社内のフローと業務効率化に使用されていますね。
これからの構想：在庫管理と予測も Gluegent Flow で自動化へ
経営管理部 浜本 様：今後は申請関連の管理だけでなく、その後工程として帳簿管理との連携にも取り組みたいと思っています。例えば、今は各種備品についてスプレッドシートで在庫を管理していますが、将来的には Gluegent Flow の申請データと連動させて、帳簿や在庫予測まで自動化できればと考えています。申請データを活用して、調達傾向を分析するなど、データ活用を推し進める予定です。また、様々な他のSaaSと適切な方法でデータ連携が実現すれば、さらなる業務効率化が期待できると考えています。無駄な作業はどんどん減らしたい。そのためにも、Gluegent Flow の今後に、大いに期待しています。
ーー申請の属人化や情報分断、作業の手間といった課題に対し、Gluegent Flowは「見える化」と「自動化」で応えてきました。
現場の声に応えて進化した60以上のワークフローは、今や日常業務を支える“当たり前”の存在です。
どんなに便利なツールも、使い手とともに変化できなければ長くは続きません。
6年を歩んできたGluegent Flowは、これからも、株式会社ゲームフリーク様の成長に寄り添い続けます。
