Gluegent Flow 導入で社内のスタンプラリーがなくなり、月間約15時間を削減。Power Automate連携で総務や管理部門の強い味方に
株式会社GSTVは、ジュエリーの製造・販売を手がけ、テレビ通販・店舗販売・催事販売を展開する企業です。特にテレビ通販が主力で、新品ジュエリーの販売に加え、中古ジュエリーの仲介も行い、ジュエリー業界全体の活性化をけん引しています。
現在は、リアル店舗の拡充に力を入れており、テレビ通販では難しい顧客との直接的なコミュニケーションを強化する方針で、ショールームを活用し、お客様の「生の声」に寄り添える仕組みを検討してます。また、遠方の店舗数が増えるにつれ、業務のIT化が重要になっています。従来の紙ベースの業務は郵送の手間がかかるため、リアル店舗の拡充やデジタル化を進める中で、社内の業務効率化が大きな課題となっていました。
複雑な承認フローとバラバラな社員管理。GSTVが直面した業務効率化の課題と選定の必須条件とは
総務部 総務課 assistant manager 田村様：Gluegent Flow を導入する前は、経費精算システム付属のワークフロー機能を使用していました。承認フローの柔軟な設定や条件分岐に対応しておらず、対応できない承認フローは紙やExcel、手書きなどで対応せざるを得ないという課題がありました。また、管理部門で統一された社員マスターがなく課題になっていました。具体的には、総務で管理している「経費精算システム（楽楽精算）」「安否確認システム」「SharePoint」で、人事異動や入退社のたびに、各システムのアカウントを手入力でメンテナンスする手間が発生していました。これらの課題を解決するためにも、新たなシステムの導入を検討しました。
選定にあたっては、以下の要件を重視しました。
- アカウント多重管理を避けるため、Microsoft 365と連携できること
- 柔軟な設計や条件分岐など、十分な機能を備えていること
- 妥当な費用感であること
ネットを中心に比較サイトなどから10製品の候補をたて、要件を満たす3つの製品に絞りました。
Gluegent Flow は要件を満たしていたのはもちろんですが、最終的に選んだ決め手の一つは営業担当の対応の良さでした。質問へのレスポンスが早く、こちらのイメージに沿った回答をスムーズにもらえたのが大きかったです。さらに、追加料金なしのシンプルな価格設定も魅力でした。要件を満たす他社製品もありましたが、オプション料金がかかるため、コスト面で不利でしたね。
Microsoft 365連携の詳細を伺っている折に、総務が使う社員マスター（SharePointにて管理）とGluegent Flowの社員マスターを同期できないか相談したところ、「Gluegent FlowにはPower Automate連携機能があるので解決できますよ」と提案され、その便利さに驚きました。『Power Automate連携があれば、いろんなことができる！』と衝撃でしたね。とても重要なポイントだと実感しました。
運用開始から導入効果を実感。入退社申請業務とIT関連の申請業務を合わせ、月間約15時間削減に成功
田村様： 当初作成する予定だった申請の中でも、特に社員連絡票の運用が一番の懸念事項だったので、そこは早く対応したかったというのはありました。そこさえクリアできれば、社員マスターを活用できるようになり、他の申請を移行する際にも作成が容易になる見込みだったので。
設定には時間がかかりましたが、Gluegent Flow 導入後は、申請数が特に多い人事部門や、IT申請を運用する IT 部門からも「業務の無駄が省けた」「申請がより可視化された」という声が上がり、導入の効果を実感しています。
さらに、Power Automate連携のおかげで、総務の社員マスタにも自動で反映されるので、総務がいちいち転記する手間がなくなったのも大きいですね。しかも、今までは社員の異動履歴をしっかり記録できていなかったんですが、今は一目瞭然で確認できるようになりました。
総務部 General Manager 渡邊 様：従来の社員連絡票だと、情報を集め、紙の書類を運び、押印のスタンプラリーをする手間のかかる業務でしたが、Gluegent Flowを導入してからは、申請から社員マスタ作成までを一本で完結できるようになりました。
具体的には、社員番号の付与や 生成したアカウントの確認、誤字や間違いによるアカウントの再作成などGluegent Flow を導入したことで、申請の経路が自動化され、関係部門が適切に確認できる環境が整い、スムーズに処理できるようになりました。
その結果、1件あたり約1時間かかっていた申請業務が12月だけで15時間の削減を実現できました。それだけでも大幅に効率化されたと思います。
さらに、毎月の入退社や外部委託の管理、中途採用の増加、店舗拡大に伴う申請件数の増加にも柔軟に対応できるようになりました。
特に人事異動が多い4月や10月には、エクセルによる一括申請機能を活用し、さらなる時間短縮を実現できましたし、従来のスタンプラリー方式と比べ、業務負担が大幅に軽減されたと言っても過言ではないと考えます。
ジュエリー業界ならではの基幹システムとの使い分けが成功のカギ。今後の課題は Gluegent Flow で管理業務全般を効率化すること。
田村様 : 現在、管理部門では残っている紙の申請業務や、他のシステムの承認フロー機能を使った申請業務を Gluegent Flow に統一するプロジェクトを進行中です。
なお、ジュエリーの製造から販売、配送までを一貫して行う基幹システムが既に存在するため、商品関連の業務には Gluegent Flow は使用されていません。現在は、社内の管理業務や従業員に関する申請の効率化を目的として活用されています。
また、Gluegent Flowへのリクエストになりますが、今後Gluegent Flowに掲示板機能の追加を期待します。Gluegent Flowの掲示板に総務部からのお知らせを掲載させる、社内ポータルのような機能があれば活用したいですね。
――人事異動や入退社のたびに、同じ情報を複数のシステムへ手入力する手間が発生していた株式会社GSTV様。Gluegent Flowを導入したことで、社員マスターを作成でき、アカウント管理が容易になり、大幅な工数削減につながっているようです。今後も社内申請業務を効率化し、さらなるビジネスの成長を目指すうえで、Gluegent Flow がその支えとなっていくことでしょう。
