メール送付による申請・管理からの脱却。Gluegent Flow の導入で数値では測ることができない確かな導入効果を実現
ベニヤ板を扱う建材商社として70年以上の歴史を誇る株式会社紅中。
木の可能性を最大限に広げるべく、木材製材、木質資材、空間資材を扱う総合空間創造企業として成長を続けています。DXを目指す上で全社の課題となっていたのは、Excelシートをメールに添付する形で申請や承認を回す非効率な業務でした。この課題を克服するため、検索・通知・承認などを可視化し効率化が実現できるキープロダクトとして採用したのが、ワークフロー製品 Gluegent Flow でした。
Excel を添付したメール回付はもはや限界。起案者や管理者も自身のファイル管理が煩雑に
マーケティング本部 副本部長 S様：私が入社したのが20年以上前ですが、当然その当時は紙による運用でした。プリントアウトして上司にハンコをもらって書類を回していました。その後、Excelで作成したひな形に申請内容を入力し、メールに Excel をファイル添付して回付する方法が多数を占めていました。
コーポレート本部 総務広報課 課長 A様：メールで回付するのは、とても面倒でした。「あの申請書はどこに行った？」ということが頻繁にありました。他にも「あの申請書をもう1回見せて」など言われた際は、「いつのどの申請書ですか？」というような会話がすぐに飛び交う感じでした。
コーポレート本部 DX情報システム課 M様：私はどちらかと言うと起案する側なのですが、申請書の提出後、進捗に関して何も連絡がないことが悩みでした。連絡がないので、自身の業務スケジュールに「この日に絶対確認を入れる」とメモを書いて自主的に管理をしていました。また、稟議書の決裁に関して、メールの回付が誰かのところで止まっていることも多々ありました。なので「あの稟議はどうなりました？」と、その都度、関係者に聞いて回ることもありました。
S様：頻繁に利用する稟議書は、決裁後に保管してあるファイルの場所は覚えていますが、頻繁に使うことのないファイルを保存している場所や、プリントアウトして紙でファイリングしている保管場所がバラバラになっているなど、適切な管理ができていない状態でした。
A様：管理という点では、導入以前は総務関連の書類が旧書式で届くことも散見されていました。また組織変更の直後など、現場では申請する上長が誰なのか分からなかったり、承認者の承認がないままの書類が届くことがあったりと、全社的にExcelによる運用そのものに限界を感じていました。
S様：このような状況の中で、コロナ禍となりました。業務の一部では紙による運用も残っている中で、さすがにこの状態を続けていくのは難しく、業務が成り立たないと感じましたので、デジタル化をできるところからやっていく方向で、ワークフローシステムの導入を検討し始めました。なので、ワークフローシステムの導入は、社内においては喫緊の課題だったこともあり、Gluegent Flow に決めたことに関して特に異論はありませんでした。
Gluegent Flow を扱った経験のある社員の声が導入の決め手に
S様：Gluegent Flow を導入するおよそ1年前から、予算を含めて製品の比較検討をしながら絞り込んでいきました。実はその段階では、Gluegent Flow は比較検討する製品に入っていなかったのですが、中途で入社した社員と会話している時に「前職で Gluegent Flow を使っていて、十分な機能を備えていましたよ」と聞きました。
通常、新たなシステム社内導入をする際、使いやすさなどの点で少なからずネガティブな意見が出ると私は思っています。しかし、その社員からは「ほとんどの社員から、使いにくいなどの話は上がっていなかった」と聞きましたので、比較検討している製品に追加しました。
その後、Gluegent Flow の製品説明を聞き、求めている要件は十分に満たしていることが分かりました。選定のポイントは、やはりワークフローシステムを実際に活用した人が「簡単で使いやすく、とてもいいよ」と経験談として語っていた点でした。新たなシステムを導入する際、実務で活用したことがない人だけで判断するのはとても難しいと私は思っています。なので、実際に活用した人の声を参考にするのはとても重要なことだと考え、 Gluegent Flow の導入を決めました。
メール通知や経路の可視化のほかにも、目には見えないところで感じられる導入効果。
A様：決裁後にメール通知が飛んでくるだけでも、導入前とは全体の処理スピードが全然違います。導入前は請求書の支払依頼が回ってきた際、いつの稟議決裁なのかを確認するため、稟議書番号や添付ファイルを探していました。その作業負担が減っただけでも、システムならではの一元管理というか、検索してすぐに閲覧できる点はとても便利だと感じています。過去の申請内容を少し確認したい場合も、以前は探し出すのに苦労していたので。
S様：ひとつひとつの稟議書の処理だけでは、大きな時間短縮に繋がったという訳ではないですが、それに付随する確認作業や照合作業、転記作業など、トータルの時間で見ると明らかに作業時間の短縮には繋がっていると感じます。
導入以前と比べ、明らかに時間の短縮には繋がっていますが、新たなシステムの導入に関しては、必ずしも費用対効果を求めるものでもないような気がしています。負担する金額や作業に費やす時間には変えられないところで、すごく便利になっていると思います。
M様：私は業務的に、申請書を頻繁に起案することはないのですが、申請から承認に至る流れが可視化され、メール通知が届くだけでもストレスはかなり減りました。余計な気を遣わなくて良いところも、効果はあると感じています。
A様：例えば、申請者が急ぎの申請書を今起案したので「至急、処理をしてほしい」という依頼があった場合、導入以前だと「誰宛てに投げましたか？」などの確認や、関係するスタッフへ共有する作業も多かったのですが、Gluegent Flow で承認までの経路や通知が可視化されたことで、余計な確認作業などが発生せずに書類を流すことができている点では、数値では測ることができない導入効果を感じています。
起案するユーザーに配慮しながらも、Gluegent Flow で実現できること、活用できることの幅を拡げていく
A様：稟議書から運用を始めて、今では社内の帳票のほぼ全てを Gluegent Flow に展開しました。各スタッフからは、特に使いにくいなどの声は上がっていません。ちょっと複雑なシステムやモデルであれば「これはどうやって使ったらいいの？」という問い合わせなどが殺到すると思うのですが、Excel で展開していた帳票に見た目に近づけたことで、起案する側は特に違和感も無く利用できていると思います。
M様：モデル（帳票のひな型）を作る際、 Gluegent Flow のカスタマーサクセスから細かく丁寧に作り方などを伝えてもらいました。あるモデルでは、JavaScriptを用いる部分があり、自分で検索したりして試してみたのですが、うまく動きませんでした。スクリプトの生成部分はサポート対象外とのことでしたが、丁寧に教えていただき、思い描いていたモデルが作成できるようになりました。今ではおよそ30種類くらいのモデルを運用しています。
S様：ある程度のモデルは作成できたので、今後は何か必要な時に都度、モデルを作成していこうと思っています。例えば、今作成しているのは商品企画の提案フローです。「こういう商品を作ることができませんか」と企画したスタッフやその上長が、Gluegent Flow を使って提案の申請を行えば、商品開発課の課長に通知が飛び、承認するかどうか商品開発課で検討を行うような流れです。これまで口頭や紙でやっていたような業務も、アーカイブとしてデジタル化して残しておくことは将来的にも大事なことだと考えていますので、しっかりと取り組んでいきたいと思います。
――Gluegent Flow の導入前はExcelシートをメールに添付して回付していた紅中様。煩雑になっていた申請書の管理や確認の作業を、Gluegent Flow の活用で乗り越え、また一歩 DX への道のりを進めることができました。今後も、Gluegent Flow を通して様々な業務において可視化とアーカイブ化を進め、さらなる効率化を実現されていくことでしょう。
