株式会社アド・ウォーク

決裁スピードアップ、部長承認3日→1日へ。稟議への問い合わせゼロを実現。

ショッピングセンター等、販売促進事業を手掛ける株式会社アド・ウォーク様は、アナログだった、紙とスプレッドシートによる並行運用を乗り越え、簡単なワークフローアプリを自社構築するも、社員に浸透・定着せず、課題を抱えていました。

約40名の全社員の業務効率化を目指し、同社が選んだのがクラウドワークフロー「グルージェントフロー」です。導入後、部長承認の決裁時間は最大3日から約1日へと短縮しました。さらに、システム導入後に、稟議やシステムに関する社員からの問い合わせは「ゼロ」、スムーズなシステム利用と定着を実現されました。

「なぜ、紙なんだ？」素朴な疑問から、ワークフロー化への検討と自作の断念

小戸様 : 今まではワークフローシステムを導入していませんでしたが、紙の申請書と並行して、スプレッドシートの運用がありました。申請のたびにスプレッドシートを立ち上げなければいけない作業があり、さらには、紙の申請も一部残っていました。その非効率な状態を見て、『なぜ、これは紙なんだ？』という疑問が残り、まず改善したほうがいいと率直に思いました。スプレッドシート運用についても「毎回スプレッドシートを立ち上げて使いこなしているひとはすごいなぁ」と、習慣に対する素朴な疑問が沸き、ワークフロー検討への動機になったと考えています。

里村様 : 最初は Google Workspace の環境があったため、スプレッドシートやchatwork、AppSheetを連携させて簡単なワークフローのアプリを作成しようと試みました。しかし、AppSheetが英語であるため、エラーの原因究明が困難で、構築に工数を要しました。

社員からも『これ、どこを押せばいいの？』という使い方の質問が、頻繁に来ました。社員からの問合せに対応しながら、自作のワークフローアプリの利便性を高めようと試みていました。しかし、実際には、承認ボタンをワンクリックするだけで、携帯からでも部長が承認できるような仕組みを実現したかったのですが実現できないままになっていたり・・・。そのような状況の結果、社員になかなか浸透せず、利用が定着することなく、質問ばかりが増えてしまいました。

ーー小戸氏の問題意識と、里村氏による自作ワークフローへの挑戦経験が、後のシステム選定において「使いやすさ」を重視する明確な判断基準となりました。この初期の課題への取り組みが、導入成功へと繋がったと言えるでしょう。

担当者が「これが、こんなに簡単に！」と驚き、わずか2週間で決断。

小戸様 : 当初は印影に特化した製品なども検討しましたが、コストや利便性を考慮した結果、世の中全体の脱・印鑑文化の流れを知ることになりました。そこで『別に、印鑑じゃなくてもいいんじゃない？』『手軽に業務フローを回せればいいんじゃない？』という考え方に変わっていきました。

里村様 : この意識転換の助言により、選定基準は「印影（まだ印鑑を使うなら）」「使いやすい」「データ（スプレッドシート）の反映ができるもの」の3点に絞り、6社を比較検討し、約2週間で グルージェントフロー を選定しました。

自作アプリを作っていた経験があったため、グルージェントフローを見て『これが、こういう風に簡単に使えるんだ！』と驚きました。基本的な機能は他社製品と大きな違いは感じませんでしたが、グルージェントフロー は『知識がなくても使いやすい』『めちゃくちゃ簡単』という点が決め手となりました。

特にモデル作成に感動しました。
アプリを作るときに一つ一つ作り込んでいたものが、単一リストなどから項目をポンッ！と選んで作れるため、以前の苦労を知っているだけに、感動ひとしおでした。

小戸様 : 選定は里村に一任していましたが、決定的な要素は

・Google Workspace と連動できる
・簡単に操作・作成できる
・良心的な価格

の3点です。企画書をまとめて代表に提示したところ、コストパフォーマンスが非常に良かったため、あっさりOKが出ました。

里村様 : グルージェントフロー営業担当さんの事前打ち合わせが、モデルの作成方法や表の作り方など、とても説明が分かりやすかったのも、導入の決め手となり、安心感につながりました。

ーー  競合製品間で機能的な差が少ない中、里村氏が以前の自作した経験から、グルージェントフローのモデル作成における、圧倒的な操作性の高さを評価され、重要な選定ポイントとなりました。また、営業担当者の丁寧なサポートが、導入決定における安心感に繋がりました。

承認まで3日→1日に、社員から問い合わせ「ゼロ」。
社員から寄せられる声からも、導入効果を実感

小戸様 : 導入前は、部長の承認をもらうまでに3日程度要していたもののが、今では1日に短縮しました。以前はどこで止まっているか分からず滞留していましたが、今ではシステム上で可視化され、確認の連絡をする手間がなくなったことが、一番大きく実感している効果です。

また、管理部としても、以前は承認遅延によって起こっていた手間のかかる作業、具体的には、銀行関係の書類などを郵送し、また郵送で戻してもらうという作業が一切なくなり、大幅に効率化されました。関連業務も迅速化していると思います。

里村様：まず、社員からの問い合わせがなくなったのが、一番の導入効果と考えます。（とっても笑顔）使い方もとても簡単で、導入後すぐに社員はグルージェントフローを使い始め、操作方法や申請項目に関する問い合わせが一切ありません。

小戸様 : 携帯での押印（承認）ができ、とても助かっているという部長の声が届いています。外出が多い営業社員にとって、ちょっとした合間に承認できるのは、業務効率化に繋がり便利になったとのことでした。
管理者の立場としては、誰が承認を滞らせているか、どこで申請が止まっているかなど全て把握できるというメリットがあります。

以前は、書類が滞留している際に電話やチャットで状況を確認する手間がありましたが、システム上で一目で把握できるため、決裁の遅延を未然に防ぎ、迅速な業務遂行を可能にしました。
社員からの声としては『分かりやすかった』『使いやすくなった』という意見がとても多いです。社員の利用が広がったため、申請件数が大幅に増加し、通知件数が増加するという、大変だけど嬉しい変化はありましたが（笑）

里村様：Google のグループを使えるのも利点です。グルージェントフロー は Googleグループと同期するため、人事異動の折も、別途グループを作っておけば簡単に異動の編集もでき、メンテナンスの手間と時間を削減できました。

小戸様 : 実は、導入準備期間中にも何度か組織変更がありヒヤヒヤしていましたが、このグループ設定のおかげで、エクセルやスプレットシートで人事情報を入れ替える作業がなくなり、すんなりと反映させることができました。今後、人事異動や組織変更があったとしても、スムーズに対応できるだろうと捉えています。

ーー承認スピードの向上に加え、問い合わせがゼロになったという定性的な成果は、ワークフローに関わる手間と時間の削減に大きく貢献しています。また、Google Workspace のグループ活用は、組織変更の多い同社の運用負荷を軽減し、安定運用を実現しました。

カスタマーサクセスを活用しながら、高度なワークフローを設計。
業務自動化の実現を目指す。

里村様 : カスタマーサクセスさんのサポートで、運用後出てきた要望や課題を解決できて助かっています。具体的には、押印申請で角印と実印で経路が変わる際、似た内容を一つにまとめたいという要望に対し、カスタマーサクセスさんにスクリプトを使った経路設計を提案頂きました。申請者に負担をかけず、角印と実印で承認経路を自動変更でき、やりたいことがどんどん解決できたと実感しています。

「実印」か「会社印」か。システムが判断し、最適な承認ボタンを自動表示

▼スクリプト設定画面

押印種類の選択による画面変化の比較

      ▼社長承認が必要な場合（実印）　　　　　　　　　　▼社長承認が不要な場合（会社印）

アド・ウォーク様では、押印申請において「実印」が選択された場合のみ、自動的に「社長承認」のボタンが表示されるスクリプトを活用しています（画像上）。
これにより、申請者は「この案件に社長の承認が必要か」を判断する必要がなくなり、システムに従うだけで正しい経路で申請できるようになりました（画像下）。管理部による目視確認や差し戻しの手間を「仕組み」で解決した、高度な活用事例です。

里村様 : もうひとつ、マスターデータ連携により、社員の入力の手間削減、抜け漏れ防止にも成功しました。アカウント申請においては、アカウント管理台帳を同時に作成・更新したいと考え、スプレッドシートの情報をマスターデータとして活用する設定に苦労しましたが、カスタマーサクセスのアドバイスやサポートのおかげで実現できました。

稟議とは少し異なる利用方法ですが、従来は個別に質問や確認していた内容を、グルージェントフローを窓口にし、担当複数名宛に展開したところ、複数名で記入した回答を共有できるようになりました。担当複数名でコメントも確認でき、ちょっとした情報共有やコミュニケーションにも活用でき、グルージェントフローを窓口にして良かったです。チャットワークとの連携もボタンを『ぽちっと』押したらすぐに連携できた！といった感覚で簡単でした。

今後は、金額による経路分岐が必要な稟議書を改定する予定です。さらには、人事系の『扶養家族を選択すると、自動で必要な申請書類が申請者に届く』といった、グルージェントフローの申請をきっかけに、申請者へ書類を送付するという一覧の流れを自動で推し進める、より高度な自動化を実現したいと考えています。

ーー紙とスプレッドシートの併用から、自社構築したワークフローアプリへ。さらには、自作したからこその視点で採用した「グルージェントフロー」。同社は、社員の利用と定着の重要さから、社員にとって利便性の高いモデル作成（申請フォームと承認経路の設計）に妥協がありません。今後も、カスタマーサクセスを活用し、グルージェントフロー活用の範囲を拡大され、業務の自動化、効率化にまい進されるでしょう。今後も同社が推進するDXの取り組みを弊社も支援してまいります。