一般社団法人 日本クレジット協会

直感操作と手厚いサポートが鍵。Teams連携で、同報通知と「秒で承認」を実現

日本クレジット協会さまは、日本のクレジット産業の健全な発展と消費者保護を目的とする業界団体です。消費者信用に関する調査研究や統計作成、消費者への啓発・相談業務のほか、業界の自主規制ルール策定などを通じ、安心・安全なクレジット社会の実現に貢献されています。公正な取引環境の整備に尽力され、社会を支える決済インフラの信頼基盤を担う重要な役割を果たしておられます。 

今回は、同協会の総務部で情シス業務を兼務される川口さまと湯場崎さまに、 グルージェントフロー （Gluegent Flow）導入の背景と効果を伺いました。

オンプレミスのグループウェア更新で高額な費用が判明　～　ワークフロー導入検討の背景

総務部 主任 湯場崎様：「以前はオンプレミスのグループウェアを長年利用していました。 しかし、2025年12月に保守サポートが終了することになり、またグループウェアの更新には、非常に高額な費用がかかることが判明しました。 それが、新しいワークフローシステムを検討し始めたきっかけです。 同時期に、Microsoft 365 を導入したこともあり、従来のグループウェアを更新すると二重に費用がかかるという課題もありました。」

「従来のグループウェアは通知機能が無く、承認者がシステムにアクセスし自ら確認しないと、承認依頼が届いているかどうかが分からないという大きな課題がありました。毎回アクセスして申請の有無を確認する手間があり、Microsoft 365 と連携すれば、Teamsなどで直接通知を受け取れる仕組みができるのではないかと考え始めていました。

 そこで、2025年5月ごろ、新しいワークフローシステム導入に向け、比較検討をスタートさせました。 最初はウェブ検索で『ワークフロー 何選』と検索し、比較サイトを調べるところから始めました。」

直感的な操作と自由度が魅力。手厚いサポートも グルージェントフロー 導入の決め手に。

湯場崎様：「3、4社にヒアリングしたところ、実は費用面に関しては、どこも似たり寄ったりで大きな差はありませんでした。 そこで、選定基準を設け、システム比較表を作成し絞り込みました。わたしたちが特に重要視した選定項目は『入力のしやすさ』『経路設計の自由度の高さ』、そして『直感的な操作性』でした。というのも、私たちはシステムの専門家ではないため、Excelで例えるなら、マクロを複雑に組んだりするような設定はできません。そこで、プラスやマイナスボタンを押すだけで設定できたり、ドラックアンドドロップで移動できたり、分かりやすく操作できるユーザーフレンドリーな操作性を非常に重要視しました。システム管理者として、しっかりとシステムを理解し管理できていないと、何かあったときに対応できませんし、職員にきちんと説明もできなくなってしまうからです。」

「とあるワークフローシステムでは、Excelでしか申請フォームを作成できないといった『縛り』があるケースもありました。しかし、 グルージェントフロー は『縛り』がなく、自由度が高い点が非常に魅力的でした。アンケートのような一問一答式の申請フォームにもExcelのような見た目の申請フォームも、どちらの見た目も作成できるなど、自由度が高いのです。もちろん、必須要件としていたTeamsへの通知機能もしっかりと備わっておりました。」

難解な帳票は、プロであるグルージェントフローへ作成委託。構築された土台を参考に内製化を加速

湯場崎様：「当協会は申請や稟議などの帳票数が非常に多く、しかも項目は細かく、承認ルートは複雑です。 そのため、導入検討の当時から、一番複雑な帳票の作成を業務委託する計画を立てており、 グルージェントフロー 導入決定の折に『この複雑な帳票をワークフローで作れますか？ 作成依頼すると、いくらですか？』と、具体的に相談し役務（作成委託）費用も確認していました。

業界団体という性質上、一般企業とはフォーマットが異なり、かつ、本当に入力項目が細かくて多いのです。 最も手間がかかる複雑なモデル（帳票）を2つピックアップし、プロである御社に作成（役務）依頼しました。」

川口様：「作成依頼したのは、『文書廃棄の申請・報告』と『ホームページ申請』の2つのモデル（帳票）です。 『文書廃棄の申請・報告』は、申請⇒承認⇒廃棄対応⇒廃棄の報告⇒廃棄済の確認と、非常にルートが長くかつ複雑です。また、『ホームページ掲載申請』はとにかく項目が多くて・・・おそらく50個ぐらいの入力項目があり、経路も長いです。」

湯場崎様：『ホームページ申請』について補足しますと。例えば、経済産業省の『これを周知してください』との依頼に対し、その周知のために、会員へのメール配信の有無、どの会員に配信するかの選択、日付やタイトルの設定、メールの内容、さらにホームページのどこにお知らせとして掲載するかなど細かい項目や選択について、全ての項目の記入ラジオボタンにいくつもチェックした上で申請する必要があるのです。」

「そして、承認経路も決してストレートではありません。 会員専用ページであれば役員までの承認が必要、一般ページであれば所属長（部長）承認で可など、公開対象によって最終決裁者が異なります。 さらに、費用がかかるケースでは経理の確認が必要なケースもあり、承認ステップが4つや5つになることも珍しくありません。 申請内容によって承認ルートが横に逸れたり（笑）するのです。 公に告知・発表する前に、必ず承認者たちの承認を得るという厳格なルールがあります。」

「さらに、この グルージェントフロー で決裁が下りた後も、決裁内容をそのまま用い、ホームページ担当者がホームページ制作・管理会社への依頼書（原稿）として連携し、ホームページ作成を進行しています。 」

「カスタマーサクセスさんに、こうした複雑で長い経路や業務内容を理解いただき、およそ2か月間かけて、 グルージェントフロー の土台を構築できたのは、非常に大きな成果でした。 プロが作った一番難しい部分を参考にすることで、他の申請書も グルージェントフロー へ載せ、対応数を増やしていくことができました。」

社内からの問い合わせゼロで移行完了。Teams連携で「秒で承認」を実現

川口様：「作成いただいた『ホームページ申請』をコピーし流用して、従来グループウェアにあった申請書類をどんどん グルージェントフロー 上で実現していきました。 総務部で取り纏めている、育児時短届、育児休業届、遅延届など、20個ほどのモデル（帳票）を作成。 載せられるものは全部載せる方針でガンガン進めていきました。」

「導入による職員の混乱は一切なく、本当にスムーズでしたね。 旧システムから グルージェントフロー に変更するにあたり、事前に社内説明会2回ほどを実施し説明しましたが、操作がサクサクと簡単で、分かりやすいので、『これどうやって申請するの？』といった問い合わせが一切ありませんでした。 みんな違和感なく使って利用しています。 移行後も『前の仕様のほうが良かった』といった不満の声は全く出ていません。」

「また、これを機にペーパーレス化も一気に進みました。 以前は、介護休暇や介護時短勤務など、経理や労務系の申請の一部は、まだ紙での運用が残っていたのですが、そういったものもすべて グルージェントフロー に入れてクラウド上で申請できるようにしました。 以前より、クラウド上で完結できるものが結構増えたと思います。 社内ではみんな『グルフロ』と呼んで親しんでいます。」

湯場崎様：「Teams連携による『同報通知』の仕組みも作り込みました。 例えば残業申請の場合、申請者が残業する前に、事前に所属長へ残業申請を送る社内ルールがあります。 また同様にホームページ申請関連も、ホームページ担当者3名へ一斉通知するようにしました。通知先を一人に絞ってしまうと、その人が不在のときに業務が止まってしまうリスクがあるからです。そこでTeams連携の『同報通知』を使い、申請者本人や所属長だけでなく、役員や経理・労務の方にも通知が行くようにしました。 属人化やタイムラグを排除し、迅速に業務を進めるために、この同報通知が非常に役立っています。」

川口様：「導入効果というか、導入して一番驚いたのは、圧倒的に早く承認が下りるようになりました。 旧システムでは、承認者が申請依頼に気づきにくく、結局『早く承認してください』と口頭で催促していました。 承認が下りるまでに、日をまたぐことも珍しくありませんでした。 しかし今は、通知がリアルタイムで来るため、ため癖のある（笑）所属長でもすぐ承認されています。肌感として、「 溜まっている」という状態がありません。 早いときは『秒で承認』されることもあります（笑）。 誰もが閲覧できるため、どこで滞留しているか一目瞭然で、（承認者にとっても）良い刺激になっているのかもしれません（笑）。」

湯場崎様：「否認の場合も、コメント付きで『ココをこう修正して再申請してください』と追記できるため、圧倒的に時間が短縮されました。 以前は社内イントラのメールで個別に連絡し合っていたので、結局メールを開いて返信する手間がありましたが、今はボタン一つでスムーズに進みます。 承認者にとっても、承認依頼の通知が届くため、従来のようにシステムにアクセスして承認依頼が届いているか否かを確認する必要がなくなり、非常にメリットが大きいと感じています。 承認が早いということは、結果として申請者の待ち時間がなくなりますしね。 ステータスが一目瞭然なため、止まっていれば代理承認で対応するなど、わたしたちシステム管理者側で進められるようになりました。」

長年の課題「押印業務」の電子化も実現。手厚い伴走支援を力にさらなる業務効率化へ

川口様：「最近、非常に大きな進展がありました。ずっと紙で運用していた『押印申請』を、カスタマーサクセスさんに伴走支援いただきながら、ついに グルージェントフロー で実現させました。 私たちの協会には専務理事印や会長印など様々な印があり、押印に許可を得るには、役員までの決裁を回す必要があります。しかし、以前は紙で申請していたため、役員が不在や休みだとそこで完全にストップしてしまっていました。」

『これ、どうにか電子化できないの？』と職員から要望も多く、ついに【電子印影で、承認の証跡が残れば問題ない】と社内合意が得られたため、 グルージェントフロー に載せることができました。
押印申請⇒押印承認⇒押印対応⇒押印済みの文書を申請者が保管依頼⇒総務部で永久保存対応する一貫した経路を作成しました。この時もカスタマーサクセスさんのアドバイスを受け、当初10ステップ以上あった経路を7.8ステップまでスッキリとシンプルに構築できました。これが最近の最大の成果ですね。」

湯場崎様：「紙での運用で最大のネックがこの押印（公印）業務だったので、そこがクリアになったのは本当に大きいです。おかげさまで、現在は30点以上のモデル（帳票）で回せています。 今後の課題としては、マニュアル整備やオペレーションの構築ですね。万が一、川口とは別の方がシステム管理者になったとしても運用が続けられるように、今から準備した方が良いと考えています。また、 部署をまたぐ横の連携や業務プロセスにも グルージェントフロー を活用するなど、活用幅を広げていければと考えています。」

川口様：「カスタマーサクセスさんには、いつもお世話になっており感謝しかありません。わからない点や相談も、ほぼ当日中にご回答くださり、本当に助かっています。 いつも質問してばかりでご迷惑をかけているのではないかと思うほどですが、やりたいことがカタチになり、本当に嬉しく思います。 これからも、他にも載せられる業務がないか色々と考えて、 グルージェントフロー を使い倒していきたいですね。」

湯場崎様：「システムの選定において、アフターフォローが大切だと実感しています。 グルージェントフロー は営業さんもカスタマーサクセスの皆さんも、しっかりとアフターフォローをしてくださり、伴走してくれる姿勢が素晴らしいと感じています。 実際は、良さそうなシステムだけど、導入したらサポートがお粗末というものもありますし、サポート基準で選ぶのは大事だと思います。 これからも長くお付き合いいただき、業務の効率化をさらに推し進めていきたいと考えています。」

ーー「システムの老朽化」というピンチから始まった日本クレジット協会の挑戦。業界ならではの、こまかく多い申請フォーマットや複雑で長い承認経路に対し、最重要視したのは「直感的な操作」と「プロの伴走支援」でした。難解な帳票はプロに委ねて手本とし、自ら次々と電子化を推進され、現在ではTeams通知で「秒で承認」される日常を手に入れられています。今後も グルージェントフロー を相棒に、業務効率化を推進されることでしょう。そんな日本クレジット協会さまを、今後もカスタマーサクセスは全力で伴走支援いたします。