株式会社MCBI

「自走できる」シンプルなワークフローへ

株式会社MCBIさまは、超高齢社会の大きな課題である「認知症」の予防を目指し、独自の検査サービスを提供されています。認知症は一度発症すると進行を抑えることが難しいため、発症の手前である「軽度認知障害（MCI）」の段階で早期にリスクを見つけ、予防に取り組むことが重要です。MCBIさまの検査では、脳内の老廃物の蓄積に関与するタンパク質を測定し、その結果をA〜Dの4段階で分かりやすく可視化します。

これにより、問診や自覚症状だけでは把握しにくい認知症リスクについて、客観的な指標を提供し早期の気づきと、将来に向けた予防的な行動を支援しています。事業成長に伴い、他システムから乗り換え、 グルージェントフロー (Gluegent Flow) を採用されました。

グルージェントフロー 導入から約1年、想定外で起こったこととは？

ーー2022年頃、紙の稟議書から他社システムを導入し、電子化を実現されていました。その後、2023年に会社が成長する過程で、 グルージェントフロー に乗り換えられました。しかし、導入から約1年後、システム構築を主導していた前任者の異動・離職等があり・・・。当時の苦悩と、解約すら検討していた切実な状況について、森さまはこう振り返ります。

経営管理部 チーフ 森様： 「2022年頃、会社として業務のペーパーレス化を推進するため、紙運用から電子化へのシステム導入を実施しました。その後、従業員増加に伴い、2023年に グルージェントフロー に切り替えました。ところが、1年後に グルージェントフロー の担当者が退職。その場しのぎで対応するものの、運用面で不安が続き、正直なところ、元のシステムに戻そうと考えていました。」

「というのも、当システムは複雑なスクリプトを多用してシステムを作りこんでいたため、運用の引き継ぎや設定変更が難しくなり、いわゆる『属人化』が生じていました。人事異動や入退社員に伴う、変更もままならず・・・。もう、 グルージェントフロー をやめるしかないと考えるほどに、設定変更に対応しづらい状況が生じていました。

組織変更や人事異動に伴う経路変更への対応についても、とにかく複雑な状態だったため、もう手を付けられないと諦めていました。」

自分ではもう直せない・・・ グルージェントフロー からの伴走支援で再構築へ

ーー「もう、元のシステムに戻すしかない」森さまがそう決意を固めかけていた2025年の年末、 グルージェントフロー の営業担当から一本の連絡が入ります。それは単なる契約更新の案内ではなく、現状課題を根本から解決するための「伴走支援」の提案でした。

森様： 「グルージェントさんから連絡が来て、『サポートします』と何度も言ってもらったので、そこまでいうなら、サポートしてくれるなら、やってみようかな　と。更新が2月だったので『2月まで頑張ってダメなら解約しよう、逆に、改善できるのであれば契約更新しよう』この挑戦には、その価値があると考えを改めました」

「グルージェントの営業担当さん、カスタマーサクセスさんが一緒になってサポートくださいました。現状把握から始め、目標に向かって一緒に作っていく伴走支援です。カスタマーサクセスの皆さんからはよく「やりたいことはどういうことか」と尋ねられました。」

「最も利用頻度が高く、社内規程に則るプロセスが必要となるため、購買稟議から着手しました。続いて人事関連（中途採用や社内発令等）、契約関連等へと対象範囲を広げていきました。購買稟議が一番大変で、条件分岐などの設定があり、カスタマーサクセスさんにオンラインMTGで支援いただきながら一緒に作成しました。ここまできてやっと、自分としても「だいぶ慣れてきた」と実感していました」

今だからわかる、伴走支援の本当の目的と効果。

ーーカスタマーサクセスによる支援は「システムを再構築して終わり」ではありませんでした。森さまが今後、自分自身の力でシステムを運用し、トラブルにも対応できる「自立」を目指したアプローチが取られました。

森様： 「購買稟議に着手し始めのころは、オンラインMTGでカスタマーサクセスさんが一緒に作成してくれていたんです。ところが途中から、私が対応するよう、ちょっとだけ残すんです。まさに「宿題」みたいに。
心の中では、残さず一緒に作成して欲しいと願いながら、宿題に取り組みました。
購買稟議の帳票は1つなのですが、社内規程に合わせて細かい条件分岐を設定する必要があり、時間をかけて作成しました。その後、着手した人事関連や契約関連等は経路がシンプルだったこともありますが、時間もかからず、簡単に作成できました」

「いま振り返ると、もし宿題がなく、自分一人で取り組む機会が無ければ、自走できなかったと思います。おそらく、カスタマーサクセスさんとしては、全て自分たちで作ったほうが楽だと思うんです。ただ、そこで敢えて、宿題や課題をいい塩梅で出されたからこそ、今の自分があるのかなと思います。カスタマーサクセスさんはそれを見越して、私に少し課題を与えたのでしょう。とはいえ、当時は手伝って欲しかったですけどね（笑）」

「 グルージェントフロー を再構築して、申請・承認状況を必要なメンバーが見えるようになり、（社内問い合わせが無い）「何も言われない」という効果を感じています。もちろん、契約関連など機微情報の閲覧権限は細かく調整していますが、社内情報共有の透明化に貢献できています。管理者目線としては、シンプルな設定を実現できたことが一番の喜びです。今後万が一、私が不在となることがあっても別の従業員が苦労なく、システム運用できるよう整えられました。」

あとは、どんなものができるかな？　今後の展開

ーー責任者不在の危機を乗り越え、カスタマーサクセスの伴走支援を得ながら、シンプルな設定を実現された森さま。今では「この業務も グルージェントフロー に載せられるのでは？」と、さまざまな構想を描かれています。

森様： 「当初は本当に不安で、もう無理だと思っていましたが、営業さん、カスタマーサクセスさんの、心理的なサポートが素晴らしく、ここまで来れました。今後の展望としては社内で残っている、紙の申請書で運用している業務を電子化したいと考えています。具体的には、入社準備に関する業務です。入社準備は多くのメンバーが関わるため、細かな閲覧権限を設定しつつ用意したいと考えています。
最近ふと、「あとは、どんなものができるかな」と考えるようにもなりました。「こういうこともできるかな？」と。
数年前は、できる限りシステムと距離を取った姿勢を貫いていたのですが、抵抗感が無くなりました。カスタマーサクセスさんに心から感謝しています」

ーー「誰にでも分かりやすく、シンプルに」。システム運用における普遍的な真理を、身をもって体現されたMCBIさま。 グルージェントフロー の機能と、伴走するカスタマーサクセスの支援が、単なるシステム導入の域を超え、担当者の「自信」と「ITへの前向きな姿勢」を育みました。認知症予防という社会課題に立ち向かう同社の事業成長を、 グルージェントフロー はこれからも裏方として強力に支え続けていきます。