誰でもかんたん、Google Workspaceとグルージェントで始めるやさしい自治体DX

自治体特有の庁内のスケジュール調整、掲示板、申請・承認の業務を「グルージェントシリーズ」がサポートします。直感的に操作でき、親身な伴走支援体制も整っているため、職員全員が迷わずスムーズに使えます。

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庁内で、
こんなお悩みはありませんか？

なぜ Google Workspace
標準機能だけでは難しいのか？

海外製ツールである Google Workspace（GWS）の標準機能だけでは、日本の自治体ならではの「組織階層」「事前調整」「回覧・決裁文化」をカバーしきれない場面にぶつかりがちです。
グローバル標準で作られた Google Workspace は「個人対個人のつながりで作業すること」を得意としており、日本の組織が大切にしている「部署から部署へ、決まったルールにしたがって業務を回す」という進め方とは根本的な考え方が異なります。この「ツールの仕様」と「自治体のリアルな働き方」のギャップが、現場職員の「使いづらさ」の大きな原因となっています。

GWS 標準機能
の強み
自治体の
リアルな働き方
組織構造・メンバー
フラットな組織向け
プロジェクト単位での連携
ピラミッド型の組織階層
（部・課・係）
スケジュール調整
検索ベースの
個人スケジュール管理
部署・役職ごとの
予定把握・一覧での調整
申請・決裁・共有
シンプルな申請の確認・承認
個別データ共有
指定の書式で回付・承認申請
全庁への周知（回覧）

グルージェントシリーズを
プラスして、課題を丸ごと解決

Google Workspace 環境での業務を進めやすくするのが、自治体向け拡張ツール「グルージェントシリーズ」です。
Google Workspace のセキュアなIT環境をベースにしながら、自治体職員になじみ深い「階層表示」「一括スケジューラ」「回覧板」「申請書式を再現したワークフロー」により、利便性をプラス。
業務プロセスや見た目を大きく変えることなく、スムーズな庁内DXを実現します。

Google Workspaceとグルージェントシリーズの連携イメージ

自治体で失敗しないための
「システム選定比較表」

Google Workspace は世界基準の優れたプラットフォームですが、標準機能のままでは日本の自治体特有の業務要件に届かない部分があります。下記の比較表の通り、Google Workspace の強固な基盤を生かしつつ「グルージェントシリーズ」を組み合わせることで、従来の使い勝手を損なうことなく、現場職員に負担をかけない庁内DX環境が整います。

Google Workspace 標準機能 グルージェントシリーズを追加した場合
日本の組織階層表示
× 名前検索のみのフラット表示
◎ 部・課・係の組織ツリーを忠実に再現
予定・設備の一括調整
△ 個人単位での個別確認
◎ 職員と会議室を1画面で一括調整
全庁・部門別の掲示、回覧
△ Googleサイトで作成可
◎ 未読/既読の可視化・未読催促・権限設定付き掲示板
紙そっくりな申請フォーム
△ WEBフォーム形式
◎ 既存の紙レイアウトを再現
決裁データの自動出力
△ 開発や手作業が必要
◎ スプレッドシート自動書き出し
決裁文書・ファイルの保管
○ 手作業でドライブ保存
◎ 指定ドライブへ自動保管
導入・運用のサポート
○ 仕様に関するお問い合わせ対応
◎ 専任担当による、実際の業務に対応した伴走支援

グルージェントシリーズなら、自治体に必要な「組織表示・スケジュール・掲示板・ワークフロー」を Google Workspace 上で一元的に補完できます。

Google Workspace と連携する
「グルージェントシリーズ」
5つの強み

  1. 部署ごとに職員を検索できるアドレス帳の画面

    POINT1

    部署・役職から
    直感的に探せるアドレス帳

    部・課・係の組織ツリーを再現。見慣れた組織階層から部、課、係、該当の方へとたどることができ、選択ミスを防ぎます。
    アドレス帳のデータは一括管理でき、部署名や職員番号はもちろん、内線番号など任意の項目も登録可能。人事異動や組織変更の際も、職員に負担がかかりません。

  2. 職員と設備の予定を一覧で確認できるスケジューラ画面

    POINT2

    予定や空き時間が見つけやすい
    スケジューラ

    部署や課、支所、プロジェクトなど任意で一覧を作成できます。メンバーの予定は1人1行で表示され、人も設備も空き時間を一目で把握。繰り返し予約は期限設定できるため、予約の取り消し忘れにも有効です。

  3. 庁内全体や部門別のお知らせを一覧で共有できる掲示板画面

    POINT3

    庁内の情報共有・回覧を
    確実にする掲示板

    Google Workspace 画面に、庁内全体や課ごとの「お知らせ」「回覧板」を設置。未読／既読の管理や、未読者への催促もできるため、確実な周知を行えます。

  4. 紙の申請書を再現したフォームとワークフローの画面

    POINT4

    申請・承認フローを迅速化する
    ワークフロー

    Google Workspace アカウントをそのまま利用するため、職員は使い慣れた環境で申請・承認業務を行えます。さらに「紙・Excelそっくり」の申請フォームを作成でき、職員は操作に戸惑うことなく利用できます。
    Google Workspace のアプリケーションと連携し、Gmailへの自動通知、ドライブへの自動保存、申請データのスプレッドシートへ自動書き出しなど、業務の効率化を実現。台帳・管理簿の自動更新など、管理部門の負担を削減します。

  5. Gluegent クラウドコンシェルジュのサポートサイト画面

    POINT5

    お客様に寄り添い支援する
    伴走サポート

    サービスご利用中のお客様向けに、製品マニュアルやサービス最新情報をお届けする製品サポートサイトを公開。お問い合わせやご相談の受付窓口を24時間365日ご提供しています。
    グルージェントシリーズに精通した専任担当がお客様に寄り添い、導入から初期設定支援、運用サポートを行います。

安心の「伴走サポート」と
導入の流れ

  1. STEP 1

    キックオフ

    専任担当と一緒に、業務の棚卸と利用範囲を整理します。

  2. STEP 2

    設定・作成支援

    初期設定や申請フォームの作成をご支援します。

  3. STEP 3

    利用者説明会の実施

    運用開始前に利用者向け説明会を実施。弊社による開催もご相談ください。

  4. STEP 4

    本番運用・定着

    お問い合わせ対応やスキルアップセミナー等で運用開始後も徹底フォローいたします。

セキュリティ・環境対応

グルージェントシリーズは、官公庁・自治体が求める厳しいセキュリティ基準をクリアした Google Workspace 環境で利用可能です。

Gluegent

これからの自治体DXを、グルージェントシリーズが強力にサポート

これまで多くの自治体様では、閉域網（LGWAN）内で完結するシステム運用を行われているケースが多々あったかと思います。しかし、これからの時代におけるクラウド型サービス（グルージェントシリーズ）の最大の利点は、庁舎内や特定のPCに縛られることなく「場所や時間を選ばず、スムーズに予定確認・情報共有・申請決裁ができること」にあります。

出張先や在宅勤務、移動中の隙間時間でも滞りなく業務が進むため、庁内全体の業務滞留を解消し、意思決定のスピードを大きく向上することが可能です。

豊富な導入・運用実績をもつ「グルージェントシリーズ」は、高いセキュリティレベルを維持しながら、これからのガバメントクラウド時代における自治体様のクラウド活用と庁内DXを強力にサポートいたします。

Q&A（よくある質問）

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