G Suite への移行を機にGluegent Flowを導入。 ワークフローの簡略化や可視化により、経営改革を実現。
「インターナショナルホテル」と「リゾートホテル」という２つの顔を併せ持ち、横浜を代表するホテルであるヨコハマグランドインターコンチネンタルホテルでは、G Suite (旧 Google Apps for Work)への移行を機にGluegent Flowを導入。ワークフローの簡略化や可視化、承認スピードの向上などにより経営改革を実現した。
導入の目的
経営改革の一環として、メールシステムをオンプレミスからクラウド型にリプレイスすることを決定。まずは、G Suite (旧 Google Apps for Work)を導入した。
これが、ワークフローのシステム化において大きなターニングポイントとなった。以前から捺印や回覧などのワークフローに大きな負荷がかかっており効率化を検討していたものの、なかなか具体化していなかった。
しかし、G Suite (旧 Google Apps for Work)の導入を機にワークフローについても業務効率化を図っていこうというムードが高まり、検討スピードが一気に上がったのである。
ワークフローシステムの導入にあたっては、オンプレミス・クラウド問わず幅広くサービスの比較検討を行い、Gluegent Flowに決定した。
選定理由
- G Suite (旧 Google Apps for Work)との連携による親和性の高さ
Gluegent Flow は、G Suite (旧 Google Apps for Work)と強力に連携しているため、利用者にとって親和性が非常に高い。特別なスキルを必要としないため、スムーズに移行できることが見込めた。 - 直観的に操作可能で使いやすいユーザーインターフェイス
Gluegent Flowは、他社製品と比較してもユーザーインターフェイスやデザインが優れていた。シンプルな操作性で直観的に使えることはスピード導入に欠かせない要素だった。 - カスタマイズやメンテナンスの手軽さ
自社独自の申請・承認の経路設計や新しい申請フォームの作成など、自社内で柔軟にカスタマイズ可能であることを評価した。また、導入後のメンテナンスのコストや工数を削減できることも魅力的だった。
導入効果
ヨコハマグランドインターコンチネンタルホテルではわずか2か月でスピード導入し、現在は全社で利用中である。導入後は、下記のような具体的な成果が出ている。
導入前
- 申請・承認ワークフローの負荷増大
- ワークフローの業務プロセスが不透明
導入後
- 承認スピードの向上
- 管理工数の大幅削減
- 業務プロセスの簡略化や可視化
- データ資産の有効活用
- 経営改革の実現
Gluegent Flowの導入は、ワークフローの効率化だけではなく、業務プロセスの簡略化にもつながった。
システム化を行うことで無駄な業務プロセスを見直すことができたのだ。
今後の展開
現在は購入申請などの代表的な申請・承認ワークフローにGluegent Flowを活用しているが、今後は交通費清算などのワークフロー全体に利用範囲を広げていく予定だ。
ホテル業界では、Gluegent Flowのような本格的なワークフローシステムを導入している企業はまだまだ少数派である。
ヨコハマグランドインターコンチネンタルホテルでは、自社の業務改善を促進することで、ホテル業界全体に貢献していくことを目指している。
