2,300人以上の社員を抱える大企業で、IT企画はたった3名 ワークフローやシングルサインオンなどをGluegentがフルサポート
2018年に創業120周年を迎えた株式会社熊谷組は、高い技術力とノウハウを持つ総合建設業である。常に数多くの案件が並行して稼働し、現場では作業所の新設・廃止が繰り返され、多忙を極める業界だ。
同社ではいち早く「クラウドファースト」を掲げ、2014年からグーグル社の「G Suite(旧 Google Apps for Work)」を導入、同時に、グルージェント社の「Gluegent Flow」「Gluegent Gate」「Gluegent Apps共有アドレス帳」「Gluegent Gadgets」「Gluegent Appsグループスケジューラ」を採用して、利便性の向上と働きやすい環境づくりに取り組んでいる。
「クラウドファースト」を掲げ、いち早くクラウド化を推進
経営企画本部 経営企画部 IT企画グループ 鴫原功 部長：
当社では、早くから「クラウドファースト」の取り組みを進めてきました。サーバなどハードウェアの更新、システムやサービスの更新や提供終了などを何度も経験するなかで、業務継続性やコスト面でオンプレミスよりクラウドのメリットが高いと判断したためです。また、東日本大震災での計画停電などがきっかけの一つとなり、データセンタへの移設、サーバの仮想化、そしてクラウドへの移行を順次行ってきました。
IT企画グループ 担当 菊地智美様：
オンプレからクラウドへの切り替えに伴い、社内から不満の声が出ていたグループウェアについても見直しを行うことにしました。それまで利用していた国産のグループウェアでは、メール容量が少ないことや、パソコンのスペックやOSのバージョンアップに追従できなかったことなどが課題となっていたため、「G Suite（旧Google Apps for Work）」を採用することにしました。
鴫原 部長： 社員にGmailユーザーが多く馴染みがあったこと、100%Webで提供するサービスで利便性が高いことが、「G Suite」を採用する決め手となりました。ただ、「G Suite」だけでは、当社で必要としていたワークフロー機能、共有アドレス帳機能、アクセス制御機能などがまかないきれなかったので、「G Suite」と親和性が高いグルージェント社の各サービスで補完することになったのです。
――同社のクラウド化の取り組みは、「建設業界内を見ても進んでいるほう」と語る鴫原部長。社員の皆さんも業務効率化への意識が高く、企業全体で新しい技術を取り入れ、活用していこうとする前向きな社風がうかがえます。
スキル不要で、作成も運用も簡単。それが「Gluegent Flow」の選定理由
鴫原 部長：導入から4年が経過した「Gluegent Flow」は、総務、人事、福利厚生、IT関連の申請・承認業務などで幅広く活用しています。「Gluegent Flow」は、特別なITスキルが不要で使い勝手がよく、テンプレートを元に帳票を効率的に作成できます。Googleドキュメントで作った内容をそのまま帳票化することもできるので便利です。導入時に必要となった帳票は数多くありましたが、IT企画グループの担当者3名が約3カ月で作成。帳票を実際に使いながら評価を行い、簡単に改善していけるのも大きなメリットです。生産性の高い業務に時間をかけ、無駄な作業時間は省いていきたいと考えているので、ITツールを使った効率化は業務設計の最適化を行う上で、重要なものととらえています。
菊地様： 「Gluegent Flow」で管理する帳票は、現在も使い勝手をよくするために頻繁にバージョンアップを行いながら運用しています。簡単に帳票の内容を更新できるので、バージョンナンバーが5や6などに進んでいる帳票もあります。現在は派遣社員の採用が増加していることもあり、「Gluegent Flow」を使った申請件数はアカウント追加、廃止、各種権限付与、PC設置といったIT部門の申請だけでも毎日100件以上。でも、タブレット端末でも簡単に承認作業が行えるので、短時間で業務を進められています。また、各帳票で得られたレコードは「G Suite」のスプレッドシート上に蓄積されていくため、データを効率的に活用する際にも役立っています。
――「G Suite」との連携が行える「Gluegent Flow」は、ITリテラシーを問わず、誰でもすぐに使いこなせるのが特徴の一つです。同社でも、IT企画グループの方が適宜サポートを行うだけで、すんなりと社内に浸透したそうです。
高いセキュリティと利便性の両立を、「Gluegent Gate」で実現
鴫原 部長：当初は、グループウェアへのアクセスは社内からのみに限定し、「Gluegent Gate」を活用していました。ところが、「社外からもアクセスしたい」という要望が増え、いまでは社員に約2,000台のiPadを配備し、現場でのモバイルワークを推奨しています。そのためにも、社外からもテレビ会議や事務処理などをスムーズに行える環境づくりは不可欠です。「Gluegent Gate」を使えば、シングルサインオンが可能になるため、「G Suite」を含めたクラウドサービス、社内アプリケーションなどの複数システムをより快適に、安全に利用できます。
菊地様： 当社ではクラウドファーストの意識が浸透しており、社員から新しいシステムやSaaSなどの導入を希望する声が上がることも少なくありません。また、JVの案件が多いため、どのようなシステムを使っているかといった情報交換が他社とも活発で、現場からIT部門に積極的な提案が行われています。例えば、人事部門から福利厚生システムとか研修履歴管理システムの相談や、工事現場で多くの人がスマートフォンで使いやすいアプリを導入したいという話が、上がってきます。こうした要望は本社で検討を行い、業務効率化に寄与できるシステムやアプリであれば導入していますので、セキュリティを高めつつシングルサインオンを可能にする「Gluegent Gate」は必須なツールです。
――同社では、「Gluegent Flow」「Gluegent Gate」のほかに、「Gluegent Apps共有アドレス帳」「Gluegent Gadgets」「Gluegent Appsグループスケジューラ」も活用されています。このように多数のサービスを採用してくださっている理由を尋ねると、「要望にすぐ応えてくれるので助かっています」と評価してくださいました。
オンプレからクラウドへの移行により、1割程度のコストダウンに成功
鴫原 部長：当社ではオンプレミスからクラウドへの移行を順次進めてきましたが、必要なデータだけに絞って移行を行ったため、作業負担をかなり抑えられました。メールデータなどは社員個人の裁量でバックアップや移行を行い、その他のドキュメントはPDF化して適宜バックアップを行いました。
クラウドへの移行に伴い、部門ごとに作成していたポータルサイト（電子掲示板）をGoogleサイトで作り替える必要がありましたが、グルージェント社のサポートを受けながら、問題なく進めることができました。「Gluegent Gadgets」は機能が多彩で使い勝手もよく、ITリテラシーがそれほど高くない各部門のスタッフでも問題なく作成できました。特に掲示板の未読表示機能は、社員からの要求が高かったので、機能が搭載されて満足しています。
旧システムの社員簿から「Gluegent Apps共有アドレス帳」への移行も、スムーズに行えました。導入当時は顔写真掲載の機能が付与されていなかったため、開発をお願いしました（※現在の「Gluegent Apps共有アドレス帳」ではすでにデフォルト機能として搭載されています）。このように、たとえ足りない機能があっても追加が可能だったり、アップデートによって機能が改善されたりするのは、クラウドの利点だと感じます。
菊地様： クラウド化に当たって苦労した点は、社内向けのマニュアル作成に時間がかかったことですね。グルージェント社からもサポートを受けながら、マニュアルを作成していきましたが、かなり大変な作業でした。また、クラウドであるがゆえに機能変更や追加などアップデートが行われ、マニュアルも頻繁に更新する必要が出てきます。これは、日進月歩のクラウドならではの悩みですね。
――同社は、業界に先駆けて「クラウドファースト」を掲げ、クラウド化に積極的に取り組んでこられました。クラウド化によって得られたコストメリットは大きく、鴫原部長は「正確な数値では表せませんが、クラウド化により1割程度のコストダウンは叶えられたのではないでしょうか」と語っています。また、ある程度IT部門の業務をアウトソースしている同社では、鴫原部長、菊地様を含む３名のIT企画グループで管理を実現していることも、いかにIT関連の業務が効率化されているかを表していると言えるでしょう。
「場所にとらわれない働き方」を推進し、働きやすさを追求
鴫原 部長：どのデバイスでもシームレスにシステムやデータを活用できる環境は、全社で取り組んでいる「場所にとらわれない働き方」の実現に不可欠なものです。4つのタスクチームを組成して、「働き方改革」に取り組んでいる当社でも、クラウドは必須だと感じています。クラウド化により、ハードの維持や更新が不要になり、システムの安定性やサービスの可用性が向上したことは間違いありません。
当社では本社、本店、支店、技術研究所、海外拠点のほか、日々新設される多数の作業所において、クラウドとスマートデバイスを活用した業務遂行が必要となります。今後は、セキュリティを確保しながら、現場でもオフィスでも、PCやスマートデバイスで同等の業務を効率よく行える環境を整えていきたいです。
菊地様： 当社でもまだまだ紙文化が根強く残っていますので、今後は働き方改革と関連づけてさらなる効率化を図っていきたいですね。ワークフロー自体をシンプルなものに見直したり、社内制度を精査したりしながら、働きやすい環境づくりを進めていきたいです。
――同社は、業務効率や利便性を重視し、よりよい働き方を目指したスピーディーな対応を進めてこられました。今後も、現場で生まれた意見などを参考にしながら、業務効率化を進めていくと言います。鴫原部長は、「Gluegentの各ツールも改善が進んでいるので、さらなる業務効率化に役立ってくれるはずと期待しています。今後も新機能をフォローしながら、最大限に活用していきたいですね」と締めくくりました。
