クラウドコンシェルジュ(サポート)を利用したスムーズな導入で、テレワーク環境下の申請・承認業務の生産性を大幅に向上

株式会社AITは、企業向けのシステム販売や導入および開発を行うほか、電子帳票ソリューションも提供しています。現代のビジネスにおいて必要なデザイン思考にも着目し、それに関するセミナーを開催。日々のデータをナレッジにかえるAIや統計に基づくアナリティクスに関連するソリューションも展開するなど、時代の先端をゆくビジネスを多く抱えています。社外業務が多く、COVID-19以前からテレワーク環境の整備に取り組まれていましたが、2020年4月の緊急事態宣言を受けてワークフローをクラウド化。さらなる業務効率化を実現しました。

COVID-19以前よりテレワークの環境整備に取り組み、緊急事態宣言をきっかけにワークフローを導入

情報システム室 富岡 幸広 様:
私は、Google Workspaceなどを利用した社員のメールやコミュニケーション、Meetなどのほか、社員に対して展開している勤怠や経費精算のような社内システムの提供・運用・保守を行っています。

情報システム室 森 誠 様:
私も富岡とともに、社内で展開するサービスやシステムの運用、保守などをサポートしています。また、社内の社員の使用PCや通信機器の管理なども行っています。

富岡様: 社外業務が多い会社ですので、もともとテレワークの環境はある程度整備されていました。Meet でのコミュニケーションや勤怠などの社内システムは家からでもアクセスできるようになっていましたし、VPN環境などもありましたので、緊急事態宣言の発令で慌てて突貫対応するようなことはほぼなかったと思います。情報システム室は2名のみで対応していますが、COVID-19が発生したからそこでとても困ったということはありません。

ただ、稟議書などに関していえば、やはりまだ紙での運用があったり、メールでやり取りしていたりというのがありました。もちろんメールでのやりとりでなんとか承認を得たりというのはできますが、そういったところは時間短縮も含めて効率化を考える必要がありました。

森様: 紙での業務が多かったので、処理が煩雑になっていたという課題認識があり、ワークフローの検討を進めていました。昨年の緊急事態宣言の発令にともなってそれが一気に進み、今回の導入にいたりました。他にもまだ紙を使っている業務というのはたくさんあるので、そのあたりも順次改善していかなければいけないんですけれども、まず一番早くできそうなワークフロー導入という部分から着手したという感じです。

――もともと社外での業務に対応したテレワーク環境があり、整備していくなかでワークフローの導入も検討中でした。緊急事態宣言の発令で一気に加速し、今回のGluegent Flow 導入につながりました。

クラウドコンシェルジュ(サポート)を利用し、短期間で導入から社内展開まで完了

富岡様: 導入の要件の1つは、SaaS(サービス)であること。もう1つは、わざわざそのサービスに入るためのユーザー登録が必要ないこと。基本的なワークフローの機能はそろっているのが大前提ですが、そのうえで社内グループウェアとして利用中のGoogle Wrokspace、つまり Google と連携が出来ることが必須でした。3つほど候補をあげて検討しましたが、一社はサービス側にアカウントを登録するという手間があり、もう一社は添付ファイルの容量課金がありました。機能的にはそんなに大きくかわりなく、2つの要件を満たしていること、ファイル添付に容量制限がないこと、そしてサポートが充実しているというところが決め手となり、Gluegent Flowを選びました。

2020年9月に導入後、基本的に情報システム関連の申請を最初にリストアップして Gluegent Flow に展開するという形で進めましたが、最初は少し手間取りました。まずはマニュアルに書いてある通りにやってみて、そのうちいくつかフォーム(入力項目)をカスタマイズするというのを試して、次にフロー(経路)に関してもやはり試して、ということを繰り返して、少しずつやり方がわかってきました。形とフォームの要素を取り決めれば 現行の紙ベースの申請を Gluegent Flow にうまく適応できるようになってきたという状況です。

わからない時はサポートに問い合わせをして、細かいスクリプトのサンプルを提示していただけました。非常にわかりやすくてとてもありがたいですね。こういうのはできますか?と、ちょっと試してみたいというような質問にも回答いただいて非常に助かっています。回答も、基本的には次の日、早いものでは朝出すと夕方にはきたりするので、結構対応が早いと思いますね。2020年11月には全社にリリースすることができました。

――基本的にはマニュアルに基づいて試行錯誤しながらご自分で導入を進められ、情報が足りないところはサポートを利用することで、大きなつまずきなく導入から2ヶ月という短期間でGluegent Flow へ移行できました。

紙ベースの申請からワークフロー化で圧倒的な業務効率アップ

富岡様:情報システム関連の申請に関しては、メーリングリストの作成や社員の入社にともなう情報登録などがありますが、2020年の11月頃にそれらを一気に移行してしまいました。説明会などのレクチャーもせず、申請書はワークフローになりました、といきなり通達したのですが、半分うまくいって半分みんな困った感じですね(笑)。利用開始から2ヶ月ほど経ちますが、問い合わせもそんなに多くないので、わりとスムーズに移行できたイメージです。

営業や経理の取引関連の申請書というのがあります。特定の条件を元に取引内容を判定し社内承認を得るというものがあるのですが、実はこれはもともと紙ベースで、一つひとつチェックして印刷してハンコを押してというのをやっていましたが、こういった判定なども、ワークフローの中で金額を入力すると自動的にチェックできるようになりました。また、受注したタイミングでワークフローで申請入力するという運用になり、期末に集中していた処理が日々の作業に平均化されたことで、業務効率化にもつながりました。監査に対応したやり取りのデジタル化については、やはりまだ請求書、領収書などは紙で残っている状態ですので、そこはこれからじゃないかなと思います。デジタル化でまたより良くなっていくと更にいいかなというところはありますよね。

生産性の面では、基本的にネットワークにつながっていればどこでも処理ができるようになったので、紙を提出してハンコを押して回って最終的な承認までおおよそ2日か3日かかっていたものが1日、場合によっては半日で終わるくらいになりました。また、なんでも書ける紙での申請だとどうしても曖昧さがありましたが、ワークフローでは情報を整理していった結果、かなりシンプルになって情報が少なくて済み、入力する側の手間が減ったのと、そのあとの処理に関しても曖昧さを排除することによって間違いが減りました。

森様:情報システム室の作業的には、一番良い点は漏れがなくなったということですね。未完了のものがリストされますし、今どこで止まっているかというのがわかるので、埋もれてしまうことがなくなります。社員も、情報システム室以外の申請(先ほどの取引関連の申請など)に関して、各項目が整理されてシンプル化されたことで、入力項目がすっきりしていると感じると思いますので、効率的になったのではないでしょうか。

――ワークフロー化したことで、チェックが自動的になり処理上のミスが減少。提出がオンラインになったことで処理のスピード化も実現しました。処理状況もはっきりと可視化できるようになったことで対応漏れも減っただけでなく、本当に必要な情報だけがきちんと届くようになり、全体的な効率も上がりました。

今後は社内規程も整備し営業系や経理系の申請も展開

富岡様:Gluegent Flow は、環境にしても作成方法にしても、1つわかればどんどん進めていけるものだと思います。サポートも手厚く、不明点も早めに解消できます。マニュアルもきちんと丁寧に書かれていますので、自分でできるところも多く、始めれば非常に面白くてやっていて楽しくなります。

今後は、いくつか営業系や経理系のワークフローを増やす予定ですし、稟議書などもすべて展開していく予定です。現状、さまざまな申請がありますが、実は社内の規程と今ある申請というのは、うまく照らし合わせないと適用できない部分が多々あります。規程の方も整備が必要ですが、ワークフロー化の希望リストも各所から出ていますので、規程との兼ね合いも考えつつ、適用可否を検討しながら今後もワークフロー化を進めていきます。

――AIT社は、クラウドワークフローの導入により、既存のテレワーク環境をより強化することができました。さらに導入効果として、煩雑な紙ベースの申請書からの移行時、項目の精査や整理を行ったことで、申請する側も処理する側も利便性が向上しただけでなくミスの減少にもつながり、結果的に予想以上の効率化となりました。

導入製品

会社名
株式会社AIT
所在地
東京都江東区佐賀1-5-6 永代OTビル
従業員規模
100-150名
業種
情報・通信業
導入製品
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