複雑な承認ルート「合議・条件分岐・多数決」を
ワークフローで整理する手法

承認に関する用語の中で、実務上とくに混同されやすいのが「承認フロー」と「承認ルート」です。両者は似て非なる概念であり、この違いを正しく理解していないと、ワークフロー設計が破綻します。組織によって解釈は異なりますが、本記事では以下のように定義します。

承認フローとは、起案から最終決裁・完了までを含めた、承認業務全体の流れを指します。申請、承認、差戻し、最終決裁、完了といった一連のプロセス全体が承認フローです。
一方で承認ルートは、その承認フローの途中に存在する、承認者・確認者の具体的な通過経路を意味します。金額や部門、申請内容によって枝分かれする「細かな道筋」が承認ルートです。

たとえば、

• 少額申請は課長承認で完了
• 一定金額を超えると部長・役員承認へ分岐
  
  

といった分岐条件は、すべて承認フローの中に組み込まれた承認ルートの違いです。
混同されやすい関連用語を整理すると、以下のように位置づけられます。

「関係者には一通り見せる」「後から文句が出ないように回覧する」。 この文化自体は合理的ですが、直列型の承認ルートに落とし込むと、以下の問題が顕在化します。

• 一人の不在で全体が停止
• 進捗が見えず、管理部門や承認者への問い合わせが集中
• 承認と確認の区別が曖昧
  
  

これは、日本ならではの商慣習が絡んでおり、なかなかやっかいな問題です。

組織統合の過程で、旧会社ごとの決裁権限や承認慣行が温存されると、承認ルートは例外だらけになります。

• 同じ役職でも拠点によって決裁権が異なる
• 特定部署だけ追加承認が必要
• 過去の経緯が理由で残り続けるルート
  
  

これらを既存システムで表現しようとすると、条件分岐が爆発的に増えるか、システムで運用できない場合は人が回すなど、属人化した業務となってしまいます。

承認ルートの設計において重要なのは、「直列で回すかどうか」ではなく、業務特性に応じてどの承認ルートを選ぶかです。ここでは、実務で頻出する3つの承認ルート設計パターンを、定義・ユースケース・設計上の注意点とあわせて解説します。

合議型（並行承認）とは、起案後の承認プロセスにおいて、複数の承認者・確認者を同時並行で回付する承認ルートを指します。上長から順に承認を得る直列型とは異なり、承認の順番に依存しないため、決裁スピードの向上が期待できます。

合議型では、複数の部門や担当者に一斉に承認・確認を依頼し、あらかじめ定めた条件（全員承認、または必須部門の承認など）を満たした時点で次のプロセスへ進行します。

たとえば、あるプロジェクトに総務・法務・情シスの3部門が関与しており、最終的に各部門長の承認が必要だが、承認の順番には意味がない場合があります。このようなケースでは、3名に同時に承認を依頼し、全員の承認が揃った段階で決裁者へ回付することで、効率よく承認プロセスを進めることができます。

合議型を機能させる鍵は、「承認」と「確認」を明確に分離することです。関係者全員を承認者に設定すると、誰か一人の対応遅延が全体停止につながります。意思決定者とチェック担当を切り分け、役割を明確にすることが不可欠です。また、複数ルートを並行して扱える柔軟なルート設計機能が、ワークフローシステム側に求められます。

条件分岐型とは、申請内容に応じて、あらかじめ定義された条件に基づき、システムが自動

で承認ルートを選択する方式です。申請者の判断に依存しない点が、運用を安定させる最大の特徴です。定義とユースケース

代表的なのが金額による分岐です。たとえば物品購入申請の場合、

• 1回10万円未満：課長決裁
• 100万円未満：部長決裁
• それ以上：取締役決裁
  
  

といったように、金額条件に応じて承認ルートが自動的に切り替わります。

また、金額以外の条件による分岐も多く見られます。たとえば、申請内容が固定資産に該当する場合には、直属の上長承認に加えて総務部や経理部の承認を必須とするといった設計です。

条件分岐は、条件が細かく複雑になるほど設定難易度が上がります。そのため、

• 申請内容に応じて柔軟にルートを切り替えられる設計機能
• 高度なコーディング知識に依存しない設定手段

がシステム側に備わっているかが重要です。

多数決型（定足数型）は、合議型と同様に承認プロセスが並行しますが、全員の承認を前提としない点が大きな違いです。

多数決型では、社内規程やルールで定めた人数・割合の承認が得られた時点で、次の工程へ進むことができます。

たとえば、役員会や審査委員会において、

• 5名中3名の承認で可決
• 全員のスケジュールが揃わなくても一定数で進行
  
  

といったケースが該当します。全員承認を待たないため、意思決定のスピードを優先すべき場面で有効です。

合議型・条件分岐型・多数決型といった複雑な承認ルートを安定運用し、かつ頻繁な組織変更にも耐えうる仕組みを作るには、以下の2つの視点を備えたワークフローシステムが不可欠です。

まず、実務上の複雑な動きをシステムが肩代わりできる必要があります。

• 柔軟なルート設計・自動選択機能 合議、分岐、多数決を単独で使うだけでなく、それらを組み合わせて設計できる柔軟性が求められます。また、申請内容に基づきシステムがルートを自動判定することで、申請者が承認ルートを選択する必要がなく、適切なルートを用いて申請・承認を行えます。
• 進捗状況のリアルタイム可視化 「今どこで止まっているか」「誰の承認待ちか」を申請者・管理者の双方が即座に把握できる機能です。複雑な承認ルートは、多くの確認者や承認者から成ることが多く、進捗の可視化により、滞留の抑止にも役立ちます。

システム視点で最も重要なのは、「今の組織」ではなく「変わり続ける組織」に適応できるかという点です。

• 「人」ではなく「属性（役職・グループ）」でルートを組む 承認者を「個人名」で指定する設計は、異動や退職のたびに設定変更が必要になり、メンテナンスの負荷が大きいものです。役職や所属グループといった属性により、確認者や承認者を設定することで、人の入れ替わりが発生してもルート自体のメンテナンスを最小限にします。
• 組織マスタの一元管理（ID同期） ワークフローシステム内に独自のマスターを持たせると、更新漏れのリスクが高くなります。例えば多くの組織ではグループウェアを使用していると思いますが、Microsoft 365（Entra ID）やGoogle Workspace などの組織情報をマスターとして活用できると良いですね。

ここまで解説した「組織変更に強く、メンテナンス負荷の低い承認ルート」を具体的に実現する手段の一つが、クラウド型ワークフロー「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」です。

複雑なルート設計を支援する、主な特徴は以下の通りです。

• 組織マスタとの自動連携：Microsoft 365 やGoogle Workspace の組織・グループ情報をそのまま活用。メンテナンスの二重手間を排除します。
• 柔軟にルート設定できる：合議・条件分岐・多数決など、日本企業特有のルールをGUI上で簡単に設定可能です。
• 生成AIが設計をサポート：複雑なロジックが必要な場合も、スクリプト自動生成支援などにより、誰でも保守可能な状態を維持します。
  
  

「今のシステムではこれ以上のルート設定が難しい」「組織変更のたびに設定作業に追われている」という課題をお持ちであれば、有力な選択肢となります。

承認ルートの見直しは、単なる業務効率化ではありません。

• 内部統制の強化
• 意思決定スピードの向上
  
  

これらを同時に実現するテーマです。

自社の複雑な承認ルートを、どこまで整理・再設計できるのか。 現在のお使いのシステムでお困りごとがある方はぜひ弊社にご相談ください。