Gluegent Flow

グループ会社間でこそ
ワークフローを導入するべき3つの理由

ワークフローサービスの選定に関するご相談は、子会社を持つホールディングス系企業やエンタープライズの担当者様や、グループ会社の担当者様からもよく承ります。 そこで今回は、グループ会社間での利用や、親子企業間でワークフローを整えるにあたって、グループ間で同じサービスを利用するメリットと、その選定ポイントをご紹介します。

グループ会社間のやりとりを電子化して業務効率を向上させる

子から親への稟議申請や親から子への全社通達、子会社同士の予算按分申請など、グループ会社間における申請プロセスを電子化することで、
  • 会社間をまたいだ複雑な承認フローでも、社員は容易に申請が行える
  • 関係者への書類伝達など、連絡や周知にかかる時間を削減できる
  • 申請や承認のための出社など、物理的な制約を受けずリモートワークにも対応しやすい

といったメリットが発生します。

特に稟議や申請書(〇〇サービス利用申請)など、定常的にあり件数も多い申請書をグループ間で電子化することは、業務効率化に大きく寄与するのではないでしょうか。

上記を実現する際にポイントとなるのが、異なる会社間で利用できるサービスであるかという点です。

弊社が提供しているGluegent Flowは、Google WorkspaceやMicrosoft 365などのグループウェアと連携するのが特徴です。グループ会社間で上記グループウェアを同一テナントで利用していれば、異なる会社間でもご利用いただけます
また、上位製品であるGluegent Flow Plusの場合はグループウェアとは連携せず独立して稼働するため、こちらも事業会社間を超えてご利用が可能です。
グループ会社間で活用できるワークフローをお探しの場合は、上述のポイントは外せない選定要素ではないでしょうか。

グループ、事業部独自でワークフローを作成して管理工数を分散する

グループ会社間でも活用できるサービスを見つけた後にご担当者様からよくいただくお悩みとして、ワークフローの管理機能を各グループ会社の担当者に割り振りたいというご相談があります。
というのも、サービスを導入したは良いものの、導入担当者がワークフローの構築を担い、各部署やグループ会社からのワークフローの作成依頼や修正要望などへの対応に工数を割かれ、負担が増えたり、その結果対応が遅れて迷惑をかけたりという状況に発展しかねません。

グループ会社間で同じサービスを使う場合は、ワークフローの構築・編集を一つの部署だけに集約するのではなく、各グループ会社や部署の担当者に権限委譲を行うことで、一つの部署に負担が集中する事態を避ける運用が特に重要になります。

Gluegent Flowならワークフローを簡単作成

特定の部署や担当者へワークフローの作成権限を委譲できるため、同じプラットフォームを使いつつ、部署や会社独自の運用を個別に行うことが可能です。
また、ワークフローの作成は、どのようなご担当者様でも簡単にノーコードで構築頂けます。ワークフローと聞くと、ITに詳しくないと構築が難しいのでは?というイメージを持つ方もいるのですが、Gluegent Flowは、多くの総務や人事、管理部などの担当者様に管理者としてご利用頂いています。

実際の構築画面について紹介しているページがありますので、あわせてご覧ください。

申請を一元管理することで監査対応の手間を大幅削減させる

グループ会社間での申請をワークフロー化するにあたり、監査対応を効率化できるかという点も重要になります。上場企業はもちろん、上場企業に属するグループ会社やIPOを目指す企業でも監査対応が必要です。
親会社の担当者からは、各グループの申請を一元管理し、内部監査や監査法人への提出データを効率よく取得・提出できるようにしておきたいというご相談をいただきます。
もし、グループ間でサービスが分かれている場合は、データダウンロード後の受け渡し作業といった工数の発生、監査担当が個々のサービスへログインできるようライセンスの重複取得をしなくてはならないなどのコストも発生します。

Gluegent Flowなら大幅に効率化

各会社からの申請を一つの管理画面上で集約して管理できるため、データ検索の手間を削減するほか、改ざんの難しいPDF形式でのデータ一括出力にも対応しており、大規模企業様での監査対応に耐えうる機能を実装しています。

内部統制の強化においてワークフローが活躍する理由をまとめたページもありますので、ぜひご覧ください。

ワークフローを利用してグループ会社間の業務効率化を実現しましょう

今回は実際に寄せていただくお悩みを元に、グループ会社間で同じワークフローサービスを採用すべき3つの理由についてご紹介しました。
特にグループ会社間での利用を考えるに当たっては、考慮すべき要素が多く、選定に迷われるかと思いますので、参考にしていただけましたら幸いです。
選定に関するご相談なども承っておりますので、お気軽にお問い合わせください。

Gluegent Flow の詳細はこちらから