多機能なSharePoint のワークフローは難しい、
使いやすいワークフローを導入しよう

Microsoft 365は多くの機能を備え、業務全体をカバーできるクラウド基盤

Microsoft 365
Microsoft 365には、多彩な機能が備わっています。
  • 日々使う Officeアプリ
  • メール、共有カレンダー
  • 離れた場所でミーティングを行う Teams
  • 情報を集約・共有する SharePoint
  • 独自の機能を作り込める Power Automate
など、Microsoft 365だけで業務を支えるシステムをひと通り組み上げることができると言っても過言ではありません。
Microsoft 365で必要な機能をすべて組み上げれば、業務に必要なシステムをひとつのID・パスワードで使えるというメリットもあります。
しかし、実現可能であるということと、容易に実現できるということとの間には、大きな隔たりがあります

Microsoft 365が多機能であることのメリットとデメリット

多機能であるがゆえに色々なことができるのがMicrosoft 365の強みですが、開発という観点から見るとその自由度の高さがハードルにもなります。ポータルサイトや情報共有機能のように手軽に組み上げられるものもありますが、高い技術力を求められるものもあります。

導入が難しいもののひとつが、Microsoft SharePointの機能を使ったワークフロー

SharePointの機能を使ってワークフローを実装することは、不可能ではありません。Power Automateを組み合わせれば、高機能なものを構築できるでしょう。ただし、高い技術力が求められることになります。
SharePointとPower Automateに明るい要員が社内にいれば対応できますが、同じメンバーが後々のメンテナンスにもすべて対応することができるでしょうか? ワークフローを増やしたい、組織変更に合わせて承認ルートを変えたい、そんな要望があるたびに特定のメンバーに負担がかかることになります。必要な技術を持つメンバーが異動や退社によりいなくなったら、どうすればいいのでしょうか。
属人化させないために、外注するという方法もあります。開発、メンテナンスのたびにコストと待ち時間が発生してしまいますが、維持することはより容易になります。

Microsoft 365上で「使ってもらうシステム」を作るためのポイント

自社で構築したシステムの課題は、「作る」ステップだけにあるのではありません。作るのが難しいシステムは、「使ってもらう」ステップにおいても課題を抱えることになります。特にワークフローのように現場の実態に合わせて運用すべきシステムは、ある程度現場に運用を委ねられる方が使ってもらいやすいのですが、高度な技術が求められるシステムでは権限を委譲するのも簡単ではありません。

使ってもらうという視点でシステムを考えるなら、
できる限りシンプルでわかりやすいものを選ぶべきです。

「ワークフローに特化したシステム」という選択

ワークフローに特化したシステムの多くは、特殊な技術を持っていなくても承認申請を作成したり、カスタマイズできるように作られています。WordやExcelの機能をある程度使える知識があれば使えるものがほとんどです。そうしたシステムであれば、導入後の運用の一部を現場担当者に担ってもらうこともできるでしょう。
業務実態に合わせて承認申請を作成したり、承認ルートを変更したりといったメンテナンスを現場でできるようになれば、開発のタイムラグがなくなり、より現場で使ってもらえるシステムになります。

長く使えるシステムは?

ワークフローを導入して承認申請を電子化するときにもっとも重要なのは、どのような情報を誰から誰に渡すのかという点です。その上で、せっかく電子化した情報をどう活用するかという視点を持っておいて損はありませんが、最初から高機能なものを作り込むのはシステムの柔軟性の観点からもお勧めではありません。

SharePointを使ったワークフロー ワークフローに特化したシステム
比較ポイント
汎用性の高いプラットフォーム上で機能を作り込む
  • 開発に高い技術が求められる
  • メンテナンスのたびにシステム部門で対応
  • 現場からのヒアリングに基づいて技術者が開発
多くの人が使えるシステムを提供する
  • WordやExcelがある程度使えればワークフローを作れる
  • 運用開始後はある程度現場で対応可能
  • ワークフローの画面設計などを現場で実施可能

ビジネス環境の変化が大きい現代、強固に作り込まれたシステムよりも迅速に修正可能な柔軟性を備えたシステムの方が長く使えます
その視点からも、ゴールを決めて作り込まなければならないSharePointを使ったワークフローよりも、すぐに電子化できて業務実態に合わせて柔軟に修正できるワークフローに特化したシステムの方が有効であると言えるでしょう。

導入にあたって
電子化した情報を活用したいという将来展望があるとしても、いきなり全体を決めつけて作り込むのではなく、データ連携機能を持つワークフローを選ぶところから始めてみてはどうでしょうか?
まずワークフローを電子化して、それが現場の運用に沿うようになってから、集まる情報の活用を検討してみましょう。

Microsoft 365との連携機能を備え、ユーザーフレンドリーなUIにも定評があるGluegent Flow

最後に、Microsoft 365と組み合わせて活用できるワークフローとして、Gluegent Flowを紹介します。

Gluegent Flow
  • GUIで承認申請画面を作れるため、多くの導入企業で情報システム部門だけでなく利用部署の担当者が画面デザインや経路の設計に携わっています
  • ワークフローに特化したシステムなので、条件に合わせて承認ルートを自動設定するなどの高度な設定も簡単に行えます
  • Microsoft 365のID基盤と連携するため、アカウント(ユーザー情報)をそれぞれ別で管理する必要がありません
  • 導入や設定の手間が少ないうえに、ユーザーもひとつのID・パスワードでMicrosoft 365とワークフローの両方を利用できます
管理者、ユーザー双方の負担が少ないワークフローとして、候補に挙げていただけると嬉しいです。