【実例】業務プロセスと業務フローの違いとは？
理解して進める業務改善と成功例
- 基礎知識
- 業務プロセス
- 業務改善
業務改善を成功させるためには、個々の「業務フロー」だけでなく、その集合体である「業務プロセス」全体の最適化が重要です。しかし、この違いが曖昧なままシステムを導入し、「個別改善に留まって全体負荷が増えた」という課題を抱える組織は少なくありません。
本記事では、両者の定義や違い、そして「全体最適」を実現するための具体的な改善手法を解説します。あわせて、業務プロセス改善の成功事例も紹介。社内の業務改善を推進する担当者様は、ぜひ参考にしてください。
ワークフローを戦略ツールに変える業務プロセスデザイン
▶【実践ガイドブック】稟議から広げる、ワークフロー見直しガイド をダウンロードする
目次
業務プロセスとは
業務プロセスとは「業務の連なり」を意味します。特定の業務だけを対象とした用語ではなく、販売や仕入れ・製造といった広い範囲が対象です。企業は関連する部門やチームを構築し、最終的に利益獲得につながるように業務プロセスを設計します。企業の骨組みを成立させるには、適切な機能や役割を設定し、責任と権限を付与して定義された組織と、適切に設計された業務プロセスが求められます。
業務プロセスの具体例
業務の連なりを意味する業務プロセスには、下記のような具体例があります。
製造業の業務プロセス
顧客との注文のやり取りを行う「受注業務」が実施されたのち、その内容に従い工場などに指示が出されるのが「生産計画」です。計画に従い工場などに「生産」の指示が出され、生産された製品が「出庫」されます。その後「出荷業務」で顧客に製品が送付されます。
飲食店の業務プロセス
飲食店の業務プロセスのスタートは、提供する料理を調理するために材料を仕入れる「購買」です。購入した材料を「下ごしらえ」し、顧客の注文に従って「調理」を行います。出来上がった料理を「提供」し、顧客が食べ終わった後には片付けや「皿洗い」が行われます。
このように業務プロセスは、業務内容や企業規模によってさまざまなものが存在します。
業務フローとは
業務の連なりを意味する業務プロセスに対して、業務フローは業務の流れを指しています。さらに詳しく見ていくと、ルールや経験をもとに行われた仕事で生み出されたアウトプットが、次工程のインプットとなってリレーのように業務が流れていきます。この流れを業務フローといいます。この業務フローを1つのまとまりとして捉えて、複数の業務フローが連なった企業活動の1つが業務プロセスです。
業務フローの具体例
業務の流れを指す業務フローの具体例を、前述した製造業の業務プロセスで見ていきます。
受注業務フロー
受注業務フローの代表的な流れでは、まず営業担当者が顧客に対して「見積もり作成」を行い交渉が行われます。見積書をもとに双方が合意に至ると「契約を締結」します。そして契約の締結後に担当者が行うのが社内のシステムへの「注文内容の登録」です。登録された内容に基づいて担当者は社内の「在庫の確認」や顧客への「納期の連絡」を実施します。そこから「受注伝票と注文請書の発行」処理が行われます。
生産業務フロー
生産業務フローは、生産計画に従って、原材料や生産工場、人員を手配します。生産の過程では「手順書の作成」「生産」「検品」など各部門のさまざまな業務のリレーによって製品が完成します。
出荷業務フロー
出荷業務フローは、まず最初に出荷指示書や納品書などの「必要書類の作成」が行われます。書類に基づき担当者は商品を確保し、必要な梱包を行った後、商品を送付します。これが「出荷・納品」の業務です。出荷・納品の完了後に行うのが「伝票作成・記帳」です。
このように業務プロセスは、業務内容や企業規模によってさまざまな業務フローが存在します。
業務プロセスと業務フローの違い
ここまで業務プロセスと業務フローについて説明してきました。ここでは業務プロセスと業務フローの違いについて、さらに明確にしていきます。
業務プロセスと業務フローの大きな違いは粒度の違いと考えるといいでしょう。図式で表すと、業務プロセス＞業務フロー＞業務という関係となります。ただどの範囲を業務プロセスとするか、業務フローとするかは組織や業務によって異なるため、社内で共通認識が持てるようにしておくといいでしょう。以下に、情報のやりとりをベースとして業務プロセスと業務フローの概念を示します。
図が示すように、個別の業務フローだけを改善しても効果は限定的になります。また、業務フローの個別最適化が誤った方向に進むと、業務プロセス全体の維持が難しくなり運用の負荷が増大するといった声もあります。
業務プロセス・業務フローの改善の進め方
ここからは業務プロセスや業務フローがあるものの、属人化されて共有されていなかったり、作られたルールが守られていなかったりする組織が改善をどのように進めていけばよいか、下記の4つのステップに分けて説明します。
- 現状把握
- 課題の抽出
- 改善の目標設定
- 改善の実施・チェック
ご自身が所属する組織が、それぞれのステップでどの程度できているか確認しながらご覧ください。
進め方1：現状把握
業務プロセスも業務フローも改善の進め方に大きな違いはありません。いずれの場合でも最初に現状を把握することが重要です。企業活動の骨格を担う業務プロセスにどのようなものがあるのか、それぞれのプロセスにはどのような業務フローが含まれているのかを整理していきます。属人化されている業務がないか、ルールが形骸化されていないかなど、現場の声も聞きながら業務プロセスと業務フローの見える化を目指します。
進め方2：課題の抽出
現状が把握できれば、次は課題の抽出を行っていきます。課題を抽出する場合には、業務の中に無駄がないか、類似した作業を繰り返し行っていないか、手順を見直して効率化が図れないか、ツールなどを用いて簡素化できないかという視点を持つといいでしょう。課題の抽出作業に基づいて、改善の優先度が決められるため丁寧な作業が求められます。
進め方3：改善の目標設定
課題の抽出を行い優先度が決定されれば、改善の目標設定を明確にします。目標を設定せずに改善に取り組むと、業務のやり方は変わったもののどんな効果があったかわからないという結果になりかねません。例えば「起案から承認までのリードタイムを半分にする」「属人的な作業を解消する」といった目標を設定しておくと進捗管理がしやすくなります。
進め方4：改善策の実施・チェック
改善の目標が設定されれば、改善案を実施していきます。定期的に進捗管理を行い、目標に対する達成度をチェックしていけば効果的な改善を進めることができるでしょう。期待した効果が出なかった場合には、再度、現状把握を行い見落としていた点がないかなど見直しをしていくといいでしょう。また業務改善は一度したからそれで終了というわけではありません。PDCAサイクルを回して、定期的な改善を行うことをおすすめします。
ワークフローシステムで実現する業務プロセス・業務フロー改善
ここまでで、業務プロセスや業務フローの改善の進め方について説明しました。実際に改善に着手すると、現状の業務が整理されておらず頭を抱えてしまうこともあるでしょう。 そのような事態を解消するには、ワークフローシステムの導入がおすすめです。ただし、いきなり導入するのではなく、現状の業務プロセスを「整理」して、「設計」することが重要です。その際に、導入だけを見据えるのではなく、長期的な視点で無理なく「定着」させ、運用し続けられるかどうかという視点が重要になります。
【成功例】システムの導入をきっかけとした業務プロセス改善例
不動産業を営む株式会社スペース 様は、業務の進め方が属人化してしまっていて担当者ごとに業務フローが異なるという課題を抱えていました。そこで業務プロセスの標準化という明確な目的をもってワークフローシステムの選定、導入を行い、業務効率の20％向上のみならず、人的ミスも減らすという成果を得られました。その際に活用いただいたのが弊社がご提供するクラウドワークフロー「グルージェントフロー」（Gluegent Flow）です。
グルージェントフローの特長
- シンプルで使いやすいUIと高い拡張性
- 基幹システムのデータを活用できる
- Microsoft 365 や Google Workspaceがあればアカウント作成不要
- 専任担当が伴走サポートし、初期設定や運用まで徹底ご支援
業務プロセスや業務フローの改善は、「必要性は感じているが、既存業務が忙しく手が回らない」という声は少なくありません。だからこそ、数多くの業務プロセス改善を支援してきた当社の専任担当が、お客様に寄り添い、長期的な運用を見据えて伴走サポートいたします。
まとめ
業務改善を成功させる鍵は、個別のフロー修正に留まらず、組織全体のプロセスを最適化することにあります。
「まずは自社で改善の指針を立てたい」という方に向けて、成功事例や、稟議をベースとした具体的な改善ステップをまとめた実践ガイドブックもご用意しています。貴社の業務改善の第一歩として、ぜひお役立てください。
▶【実践ガイドブック】稟議から広げる、ワークフロー見直しガイド をダウンロードする
