【失敗しない】グループウェア乗り換えのポイント
見落としがちなワークフロー移行の注意点と解決策
- Microsoft 365
- 業務改善
現在、多くの企業でグループウェアの導入は「当たり前」のものとなりました。一方で、導入から数年が経過し、システムの老朽化やオンプレミス版のサポート終了（EOS）、さらにはリモートワークへの対応といった働き方の変化により、別のシステムへの乗り換え（移行）を余儀なくされるケースが増しています。
しかし、多くの担当者がデータの引っ越しに意識を向ける一方で、実は最も業務に影響し、かつ失敗しやすいのが業務フロー（ワークフロー）の移行です。旧システムの仕組みをそのまま再現しようとすると、かえって運用コストが増大したり、柔軟性が損なわれたりするリスクがあります。
本記事では、グループウェア移行を成功させるために、以下の内容を詳しく解説します。
・グループウェア移行時に見落としがちな注意点： なぜワークフローの「そのまま移行」が危険なのか
・グループウェアとワークフローの選択肢： 自社に最適なシステムの組み合わせパターン
・おすすめの構成とその理由： 運用の効率化と将来の拡張性を両立する方法
・成功事例： 移行を機に業務基盤を強化した企業の具体例
社内のIT環境刷新を単なる入れ替えではなく、業務改革のチャンスにしたい担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
グループウェアの乗り換え・移行が求められる背景
一度導入したグループウェアは簡単に移行できるものではありませんが、それでも乗り換えを決断する企業には、主に以下のような背景があります。
- システムのサポート終了（EOS）
- コストと運用負荷の削減
- 機能不足・多様な働き方への対応
- 組織変更（M&A）に伴うシステム統合
1.システムのサポート終了（EOS）
HCL社の「Notes」（2024年6月終了）や、サイボウズ社の「パッケージ版 Garoon」（2027年10月終了予定）など、オンプレミス型システムのサポート切れに伴うクラウド移行。
2.コストと運用負荷の削減
自社サーバーの維持費やバージョンアップ費用の削減。また、独自カスタマイズによって属人化（ブラックボックス化）した情シス部門の運用負荷の解消。
3.機能不足・多様な働き方への対応
働き方の多様化に伴う、社外アクセスやスマートフォン・タブレット対応。生成AI搭載や外部システム連携など、最新機能の確保。
4.組織変更（M&A）に伴うシステム統合
企業の買収や合併を機に、分断された旧システムを刷新し、全社共通の新しい基盤へ統合。
自社の課題がどれに当てはまるにせよ、いざ乗り換えを決断した際に必ず直面するのが「既存データの引き継ぎ」や「複雑な業務フローの移行」といった壁です。次の章では、そのままデータ移行して失敗しないための注意点を見ていきましょう。
データ移行だけで大丈夫？乗り換え時にワークフローも見直すべき理由
グループウェアを乗り換える際、単なる「ファイルのデータ移行」だけで終わらせてはいけません。特に、旧システムで稟議書や社内申請などの「業務フロー」を構築していた場合、そのままの仕組みで移行しようとすると、移行後にかえって運用負荷を招く可能性があります。
経路やフォーム作成の依頼が情シスに集中する
旧グループウェアで複雑なプログラムを組んでワークフローを構築していた場合、新しいシステムへそのままプログラムを引き継げるとは限りません。
従来の社内稟議を新システムで無理に再現しようとすると、専門知識が必要となり、結果的に情報システム部門に作成・修正の依頼が集中して運用負荷がパンクしてしまいます。
組織改編や人事異動時のメンテナンスが手間
企業統合や定期的な組織再編の際、旧来のシステムでは「誰がどの承認ルートに影響するか」を都度調査、修正する大きな手間が発生します。
異動のたびに運用コストが肥大化するのを防ぐためにも、乗り換えのタイミングで専門知識不要で、組織変更の対応も簡単に行える専用のワークフローシステムの導入・連携を検討することが推奨されます。
グループウェア乗り換え・移行の選択肢とそれぞれのメリット・デメリット
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移行パターン |
メリット |
デメリット |
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1. 既存オンプレから |
同じ提供元のため、スムーズなデータ移行が可能。 |
既存の不要な機能まで引き継がれ、結果的にコストが高止まりする恐れがある。 |
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2. 別グループウェアへ乗り換え |
グループウェアのオプション機能のため、同一アカウントで利用可能。 |
専門システムに比べ機能不足になりがちで、複雑な組織運用に適さない場合がある。 |
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3. 別グループウェアへ乗り換え |
専門ツールならではの豊富な機能で、複雑な業務フローも柔軟に再現可能。 |
ツール選びを間違えると、システム間の連携が難しくなり、運用管理の手間が二重になる。 |
おすすめの選択肢とその留意点（導入失敗を避けるために）
業務効率化と今後の拡張性を考慮すると、本記事で最も推奨するのは3. 別グループウェアに乗り換え ＋ 専門ワークフローの組み合わせです。
ただし、専門ワークフローを選ぶ際は、導入失敗を防ぐために以下の2点に留意する必要があります。
1. 既存グループウェアのようなデータ連携が難しい
2. アカウント管理の運用負荷が高い
ワークフロー専用の別アカウントが必要になると、Microsoft 365 や Google Workspace のアカウントとは別に管理する手間（異動時の反映やパスワード対応など）が二重に発生してしまいます。また、人事異動の際にもそれぞれ組織情報を更新する必要があります。
上記のような点を回避するには、どんな連携ができるかを事前によく確認することが重要です。また、連携機能はオプションとして提供される場合もあるため、リーズナブルだからといって安易に導入するとあとで費用がかさむ場合もあるので注意が必要です。
乗り換え時のデータ連携・管理課題を解決する「グルージェントフロー」
弊社のクラウド型ワークフローシステム「グルージェントフロー（Gluegent Flow）」であれば、前述した「専門ワークフローのデメリット」を回避し、安全でスムーズな乗り換えを実現できます。
- 豊富な連携機能（データ移行・出力がスムーズ）
Excel や Google スプレッドシートで作成した管理台帳と連携し、承認後に必要な情報を自動で書き出すことが可能です。また、SharePoint で作成したポータルサイトの情報をワークフロー経由で安全に更新することもできます。 - Microsoft 365 や Google アカウントでそのまま使える
Microsoft 365 や Google Workspace の認証を利用（シングルサインオン）できるため、社内の既存アカウント管理をそのまま活かせます。新たなアカウント運用管理の手間はかかりません。 - 現場部門へモデル編集権限を付与できる
申請書の編集権限を利用部署（現場）に持たせることが可能です。経路変更などが発生した際も情報システム部門に頼らず現場で修正できるため、運用負荷を大幅に分散できます。
グルージェントフロー への移行事例
ここでは、グループウェアの移行にあわせて、ワークフロー機能を グルージェントフロー に移行した企業様の事例について紹介します。
【象印マホービン株式会社 様】管理者も利用者も苦労せずスピーディな移行を実現
Google Workspace 導入をきっかけに、シングルサインオンを実現。しかしワークフロー部分に関しては機能が不足していたため、Google Workspace で活用できる グルージェントフロー を導入しました。プログラミング知識が不要であったため、スピーディに移行を実現できました。
▶️詳しくはこちらの記事をご覧ください。
【ホテルモントレ株式会社 様】オンプレミス時代にカスタマイズした複雑な承認を再現
もともと Microsoft 365 を使用していたホテルモントレ様。SharePointを使用して既存のグループウェア機能を実現していたのですが、ワークフロー部分は構築できませんでした。Microsoft 365 連携のある グルージェントフロー を採用したことで、Microsoft 365 と連動させたセキュリティを実現しています。
▶️詳しくはこちらの記事をご覧ください。
【ミカタグループ様】Garoonからの乗り換え。監査対応レベルの機能を備え、不満なく移行完了
グループウェアを「サイボウズ Garoon」から Google Workspace へ移行。標準のワークフローでは従来の利便性を損なう懸念がありましたが、監査に対応できる細やかな権限設定や添付ファイルの改ざん防止機能を備えたグルージェントフローを導入し、現場から不満を出すことなく移行を完了させました。
▶️詳しくはこちらの記事をご覧ください。
【S&D多摩ホールディングス株式会社様】組織再編に伴う Microsoft 365 統一。シームレスな連携で業務基盤を統合
組織再編に伴い、グループ各社で異なっていた基幹システムを Microsoft 365 に統一。以前利用していたワークフローでは Microsoft 365 との連携機能が不十分だったため、シームレスに連携できるグルージェントフローへ移行し、全社の業務基盤統合を実現しました。
▶️詳しくはこちらの記事をご覧ください。
まとめ：グループウェアの乗り換え・移行を成功させるために
今回は、グループウェアの乗り換え（移行）が求められる背景から、失敗しないための移行パターンや注意点について解説しました。
どの移行手段にもメリット・デメリットはありますが、Microsoft 365 や Google Workspace とシームレスに連携できる「グルージェントフロー」を導入することで、情シス部門の負荷やデータ連携のデメリットを最小限に抑えたスムーズな移行が可能になります。
現在ご利用のグループウェアがサポート終了（EOS）を迎える方や、コスト削減・機能不足を理由にシステム乗り換えをご検討中の方は、ぜひお気軽にご相談ください。
