記録転記を効率化 設備点検のデータ活用で現場の生産性向上を実現

毎日工場を駆け回るメンバーたちは、具体的にどのような作業にストレスを感じているのでしょうか。調査結果から、現場の課題が見えてきます。

調査によると、点検の記録管理方法として「Excel・スプレッドシート（61.6%）」と「紙の点検記録簿・チェックシート（50.9%）」がいまだに主流となっています。

その結果、担当者の83.0%が「点検記録登録や報告作業に時間がかかっている」と回答。具体的な要因を見てみると、以下の作業に膨大な時間が割かれています。

　　・1位：手書きした内容をExcel等に転記する作業（58.1%）
　　・2位：入力漏れ・記入ミスの確認作業（53.8%）

【現場の視点】
現場で神経を使いながら紙にチェックし、夕方疲れた体で事務所のPCに向かって同じ内容を打ち直す。さらにはミスがないかを目視でチェックする……。この二重入力の手間による残業を減らしたいと感じている管理者は多いはずです。

日常の業務課題に関する設問では、さらに大きなリスクが浮き彫りになっています。

　　・1位：点検漏れや記録忘れが発生してしまう（66.3%）
　　・2位：点検のやり方やチェックポイントが担当者の経験に依存している（42.1%）

【現場の視点】
紙のチェックシートでは、どうしても記入漏れや「後でまとめて書く」といった事態が発生しやすくなります。また、「この異音のチェックはベテランしか分からない」という属人化は、特定の個人に業務が集中するなど組織全体の負担やリスクにもなっています。業務を標準化するなどシステムでミスを防ぐ仕組みを作り、彼らの負担を軽くする必要があります。

現場が日常の作業に疲弊している一方で、現場の責任者は、日常の点検業務の先にある「より高度な課題」に直面しています。

蓄積した点検データの活用状況について聞いたところ、約3割（29.4%）の企業が「設備投資の判断や傾向分析に活用できていない」と回答しました。 さらに、その理由として「分析する時間やリソースがない（45.5%）」ことがトップに挙げられています。

設備点検の本来の目的は、ただ記録を残すことではなく、「データから故障の予兆を読み取り、未然に防ぐこと（予知保全）」や「品質向上のための改善活動」です。

しかし現状は、従業員の転記作業や、責任者自身の「入力ミスのチェック・ハンコ押し」に時間を奪われ、一番やりたいはずのデータ分析にまで手が回っていないのです。

実際、調査でも「デジタル化やワークフローシステムの導入に期待している」という回答が約9割（88.4%）に上っており、現状打破への強い意欲がうかがえます。

これら現場と組織双方の課題を同時に解決できるのが、現場主導で導入できるクラウドワークフローシステム「グルージェントフロー（Gluegeant Flow）」です。
グルージェントフローは、現場の悩みを直接的に解決する3つの特長を持っています。

現場から各自のスマートフォンやタブレットで直接入力が可能です。事務所に戻ってからのExcel転記が不要になり、定時退社を後押しします。
また、システム上で「必須入力」や「選択式（プルダウン）」を設定できるため、記入漏れが物理的に発生しなくなり、従業員の心理的負担も劇的に下がります。
入力者の部門や氏名などの固定情報は毎回記入する必要がなく、ラインや設備によって異なるチェック項目の表示／非表示も可能です。
さらに、撮影した画像を添付して申請することも可能。異常や不具合をそのまま報告できます。

管理者はデスクにいなくても、手元のスマホで即座に申請を確認・承認できます。「ハンコ待ち」の書類が山積みになることはもうありません。
さらに、点検手順やチェックの判断基準を申請フォーム上に明確に組み込むことで、若手でも迷わず安心して点検業務を行えるようになります。

承認されたデータは、自動的にExcelやGoogle スプレッドシートなどのクラウド上に蓄積できます。「集計のためのコピー＆ペースト作業」がゼロになるため、時間を有効に使うことができます。

設備点検・保全業務のデジタル化は、単なる「新しいITツールの導入」ではありません。現場で汗を流す仲間の無駄な負担を減らし、安全で働きやすい環境を作るための「現場への投資」の一助となります。
現場主導のDXは、紙と転記の廃止から始めてみませんか？グルージェントフローにお気軽にご相談ください。
調査の全容はこちらからご覧いただけます。