【Teams承認の限界を突破】「条件分岐」「柔軟な経路変更」が必要な複雑なワークフローをノーコードで実現する方法

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「Teams承認は便利だが、複雑な申請に対応できない」「Power Automateの学習に挫折した」という課題はありませんか？Teams標準アプリで承認業務を行っている場合、難しい複雑な条件分岐、柔軟な経路変更、厳格な証跡管理は、多くの企業が直面する壁です。本記事では、この「4つの壁」をノーコードで解決し、企業全体のワークフローを本格的にデジタル化するソリューション「グルージェントフロー」をご紹介します。あなたのワークフローを「個人のお助けツール」から「全社の共通インフラ」へと進化させましょう。

【Teams承認の限界を突破】「条件分岐」「柔軟な経路変更」が必要な複雑なワークフローをノーコードで実現する方法
　目次

なぜTeamsの標準機能だけでは不十分なのか？

【便利だがシンプルすぎる】Teams承認が持つメリットと限界

Microsoft Teamsの「承認」機能やPower Automateのテンプレートは、チャット画面内で承認が完結するという手軽さが大きなメリットです。ちょっとした備品購入や簡単な休暇申請など、シンプルな申請業務には非常に有効でしょう。

しかし、多くの企業が直面するのは、それを全社の複雑な申請・稟議プロセスに適用しようとした時の「限界」です。特に、企業固有の複雑なルールや、コンプライアンスに関わる厳格な証跡管理が必要な業務をデジタル化する際に、標準機能の壁にぶつかります。

あなたの組織のワークフローは「条件分岐」や「差し戻し」に対応できていますか？

「経理部の申請は部長の承認後、50万円以上なら役員に、50万円未満なら経理マネージャーに自動で回る」といった、企業固有の複雑なルールや例外的な運用は日常的に発生します。

Teams標準機能でこれらの複雑な要件を満たそうとすると、Power Automateの深い知識と、専門的なプログラミングに近いロジックの構築が必要になり、IT部門以外では手に負えなくなってしまうのです。

ユーザーがTeams承認で直面する「4つの壁」

多くのユーザーがTeams標準の承認機能で挫折するポイントは、主に以下の4点に集約されます。

壁1：条件分岐の複雑化（部署別・金額別で承認者が自動で変わらない）

  • 課題: 申請内容に応じて承認ルートを自動で切り替えたい場合、Power Automateで複雑な条件式（If文など）を組み込む必要があり、作成難易度とメンテナンスコストが急激に跳ね上がります。
  • 結果: 結局、複雑な申請は紙やメールに戻ってしまい、効率化が部分的なものに留まります。

壁2：柔軟な運用への非対応（申請後の経路変更・一時承認者設定・差し戻しができない）

  • 課題: 申請後に「承認者が急遽出張になったので、代理の承認者を設定したい」「申請内容に誤りがあったので、承認ルートの途中で差し戻しではなく経路を修正したい」といった柔軟な運用変更がTeams標準では困難です。
  • 結果: 業務の停滞や、ワークフロー外での電話・チャットでの調整が増え、デジタル化のメリットが失われます。

壁3：入力フォームのカスタマイズ不足（必要な情報が揃わず、申請内容が不完全になる）

  • 課題: TeamsやPower Automateの標準的な入力フォームでは、企業の複雑な申請に必要な入力制限や入力補助（マスターデータとの連携、項目間の連動など）が不足しがちです。
  • 結果: 申請内容に不備や漏れが発生し、承認者が差し戻しを頻繁に行うことになり、全体のリードタイムが伸びてしまいます。

壁4：監査・証跡管理の手間（承認履歴の追跡とエクスポートが煩雑）

  • 課題: 「誰が」「いつ」「何を」承認したかという監査証跡の追跡や管理が容易ではありません。Teams承認アプリの履歴を確認するだけでは不十分な場合、**Power AutomateやMicrosoft Purview（監査ログ機能）**を利用してデータをエクスポート・分析する必要があり、専門知識と大きな工数を要します。
  • 結果: 内部監査やコンプライアンス対応の際に、必要な証跡を素早く提出できず、管理部門の負担が増大します。

Teamsの限界を突破するソリューション「グルージェントフロー」とは

これらの「4つの壁」を乗り越え、Teams環境でのワークフローを本格的な企業インフラとして構築するのが、グルージェントフロー（Gluegent Flow )です。

複雑なフロー設計は「ノーコード」で完結：Power Automateの専門知識は不要

グルージェントフローは、承認フロー自体の設計（条件分岐、経路定義、マスタ参照など）ノーコードで完結できます。Power Automate特有のロジックや変数の知識は、必要ありません。そのため、情報システム部門のように専門的な知識がなくても承認フローを構築することができます。

誰でも設計できる動的な承認経路の設定

グルージェントフローは、複雑な条件分岐や動的な承認者の設定をも簡単に設定できます。（壁1・壁2の解決）

  • 「もし金額がX円なら、承認者をA→B→Cに」といった分岐や、「同じ階層にいる承認者3人のうち2人以上が賛成したら決裁に進む」などの複雑な承認フローの設計が可能です。JavaScriptを使用する場合もありますが、心配は不要です。日本語で条件を入力すると生成AIがJavaScriptのプログラムを自動で作成してくれます。
  • 申請中に承認経路を修正したり、一時的な承認者を後から指定したりする柔軟な運用にも標準で対応しています。

必要な情報を必ず集める「高機能な入力フォーム」を簡単に作成

ワークフローの精度は、申請時にどれだけ正確な情報を集められるかにかかっています。（壁3の解決）

  • グルージェントフローなら、必須項目、入力制限に加え、部門コードなどのマスターデータ連携も容易に実現。
  • 申請に必要な情報が漏れなく、かつ正確に入力されるため、承認者が内容確認にかける時間を大幅に短縮できます。

監査対応も容易な「承認履歴の自動記録・検索」

グルージェントフローでは、全ての申請・承認アクティビティがシステム内に一元的に記録・管理されます。（壁4の解決）

  • 誰が、いつ、何を、どのように処理したかという情報が自動で紐づけられ、承認完了画面や一覧画面からすぐに確認できます。
  • 複雑なツール（Power AutomateやPurview）を介さずとも、システム内で必要な証跡を検索・確認・出力できるため、内部監査やコンプライアンス対応の工数を劇的に削減できます。

まとめ：Teams承認を「入り口」に、グルージェントフローで「企業インフラ」を構築

ワークフロー構築で最も大切なのは「運用とメンテナンス」のしやすさ

Teams承認は手軽な「デジタル化の入り口」として優れています。しかし、複雑な業務のデジタル化、そしてその後の長期的な運用・証跡管理には、専門知識なしでメンテナンスできる環境が不可欠です。

グルージェントフローは、複雑なロジックと厳格な証跡管理をノーコードで実現することで、ワークフローを全社共通の「信頼できる企業インフラ」へと進化させます。