【介護業】ワークフローを使って事務作業を効率化、 利用者のケアに専念
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目次
介護業界が直面する人材不足とデジタル化・IT環境整備の必要性
現在、介護業界では慢性的な人材不足が深刻な課題となっています。その一方で、日々の業務にはケア記録、申し送り、シフト調整、経費精算など、多岐にわたる事務作業が存在します。紙や口頭によるアナログな対応は、事務作業の手間が多く、現場の職員の負担となっています。その結果、業務時間内に終わらず残業が続けば、職員の疲弊や離職を招く恐れもあるでしょう。このままでは、人材確保もままならず、人材不足がさらに深刻化するという悪循環に陥ってしまいます。
この負の連鎖を断ち切るためには、デジタル化による業務効率化が急務です。中でも、社内の申請・承認・報告の手続きを電子化する「ワークフロー」を中心にIT環境を整備することで、作業効率の向上が見込めます。効率化により、職員の負担を減らし「働きやすい環境」を整えることが、人材定着・人材不足解消への第一歩となります。
ワークフローとは？ 介護業にもたらす具体的な効能
ワークフローとは、業務の一連の手続き（申請〜承認〜決裁〜保管）を電子化し、自動的に流す仕組みのことです。介護現場の申し送りやヒヤリハット報告でイメージしてみましょう。現在は、現場の担当者（起案者）が書類に手書きしたり、Excelに入力してメールで送信した後、上長や施設長（承認者）へ回付して確認や承認しているでしょう。この一連の流れにワークフローを使えば、起案・確認・承認業務を電子化し、クラウドで完結させることができます。
主な効能は以下の通りです。
・ペーパーレス化し、コスト削減できる
・訪問先・外出先から、申請・承認できる
・申請や確認状況を可視化できる
・紛失を防止できる
介護業における、ワークフロー利用例
ワークフローの利用例として、介護業の現場で、弊社の提供するワークフロー「グルージェントフロー（ Gluegent Flow ）」を活用した利用例を紹介します。グルージェントフローは、直感的な操作で申請・承認ができ、合議や多数決決裁など、ややこしい承認フローにも対応しています。
ユースケース①：現場職員の事務作業を効率化し、情報共有も促進
＜ 現状の課題 ＞
訪問介護の現場では、手順書や指示書といった紙書類を利用しているケースが多く、職員はこれらを受け取ったり提出したりするために事業所に立ち寄ります。また、ケアの記録においても、紙書類を用いて行っている場合は、申し送りや情報共有がリアルタイムで行えず、（利用者の急変など）突発的な問題が起きた際の対応が遅れてしまう恐れもあるでしょう。
＜ ワークフローを用いた解決策 ＞
グルージェントフローを活用すれば、申請や記録をスマートフォンから直接提出できます。これにより、現場の職員の負担を減らし、移動時間の削減を実現します。
- 入力の抜け漏れ防止： 定型文、チェックリスト、ドロップダウン形式の入力フォームを用意できるため、記録の抜け漏れを防ぎます。
- スマホからファイル・写真添付が可能： 現場の状況をスマートフォンで撮影し、そのまま報告書に添付できます。
- 誤送信の防止： メールとは異なり、承認・報告ルート（送付先）を事前に設定できるため、宛先間違いなどの情報漏えいリスクを防ぎます。
- コミュニケーションの集約： 利用者に関する職員間のコメントや指示もグルージェントフローに残るため、情報が散逸せず、過去の経緯をたどるのが容易になります。
ユースケース②：責任者（サ責）の管理業務を効率化
＜現状の課題 ＞
サービス提供責任者（サ責）は、複数ヘルパーのシフト調整や実績管理、有休申請など様々な管理業務に追われています。紙の申請書、電話、口頭、メールなどバラバラの手段で連絡が来るアナログな状況では、情報の取りまとめやシステムへのデータ登録に手間がかかり、時間がいくらあっても足りないでしょう。
＜ ワークフローを用いた解決策 ＞
グルージェントフローに現場からの各種申請や報告を集約することで、サ責の確認・承認作業をスマートフォンやPCで一元管理できます。連絡の行き違いや漏れをなくし、サービス品質向上に還元できます。
【 グルージェントフローの特長・導入メリット】
- 申請フォーマットの統一： メールや口頭などバラバラだった手段や申請形式が統一され、シンプルに情報管理できます。
- いつでもどこでも承認可能： 移動時間や外出先で承認や確認業務ができ、隙間時間を有効活用できます。
- 確認や承認漏れを予防： 申請や報告があれば自動で通知が届くため、確認や承認の遅延を防ぎ、もれなく対応できます。
ユースケース③：事業所での書類業務を正確化・効率化
＜ ワークフローを用いた解決策 ＞
介護事業所や本部では、ケア消耗品購入の稟議、経費や交通費の精算、車両の利用申請など、日々多くの社内申請や社内稟議が行われています。紙やExcel申請書では、計算ミスや記入漏れを事前に防ぐことができず、結果として差し戻しや修正依頼が多く発生します。
＜ グルージェントフローを利用した解決策 ＞
事業所内の申請や稟議をグルージェントフローで電子化（ペーパーレス化）することで、入力ミスや記入漏れをシステムが防ぎ、差し戻しを減らせます。また、申請データをグルージェントフローに蓄積・保管できることで、過去の申請を流用して起案したり、実地指導（監査）時に素早く検索し対応できる体制を整えることができます。
【 グルージェントフローの特長・導入メリット 】
- 自動計算と入力チェック： 申請フォームには必須項目や入力規制を設定可能。また四則計算による合計や消費税などの自動計算が行え、漏れやミスを防げます。
- 自動的に分岐する承認フロー： 「一定金額以上は本部決裁」「特定の申請は施設長のみ」など、金額や承認条件で承認フローを自動的に変更させることができます。
- 履歴が蓄積でき、監査対応も安心： 「いつ」「誰が」「何を」したかの証跡（ログ）をグルージェントフローに蓄積。実地指導や監査にて、素早く対応できます。
介護業界における導入事例
介護業A社の事例：「グルージェントフロー」の導入
全国に数十の事務所を構えるA社は、介護用品のレンタル・販売に加え、利用者宅を訪問し、用品の点検や利用状況の確認を行うサービスを展開しています。以前は、現場の点検員から本部への消耗品の手配や在庫確認といった申請が、すべて紙や口頭で行われていました。回覧に手間や時間がかかり、最終的な承認が下りるまで1〜2週間もかかることが課題でした。しかし、グルージェントフロー導入後は、現場の職員が訪問先からタブレットで直接申請できるようになりました。本部の承認者も承認依頼の通知を受け、即座に確認できる体制が整った結果、承認までにかかる時間を削減。対応の迅速化とペーパーレス化を同時に実現し、コストダウンにも成功しました。
株式会社わかばケアセンター様：「Gluegent Apps グループスケジューラ」の導入
株式会社わかばケアセンター 事例記事はこちらから
まとめ
人材不足を補い、事業継続するためには、デジタルツールを活用した業務効率化が不可欠です。グルージェントフローなら、現場の負担軽減、管理業務の効率化、そしてペーパーレス化を同時に実現できます。ぜひ、介護業における現場の業務改善にグルージェントフローをご検討ください。
